Se você não pratica o timeboxing, pode estar sendo menos produtivo

Você olha para a sua lista de tarefas e parece que ela olha de volta para você. Por onde começar? E quanto tempo tudo isso vai levar? Felizmente, existe um novo método de gerenciamento de tarefas que transforma atribuições impossíveis de dominar em ações organizadas e rotineiras: o timeboxing.

O que é timeboxing?

Timeboxing é reservar um bloco de tempo na sua agenda para dedicar a uma tarefa futura. Por exemplo, o período das 9h às 10h seria bloqueado para uma reunião, e o das 10h às 11h seria reservado com o rótulo “escrever e enviar uma solicitação de mudança”. Cada um dos seus blocos de tempo terá uma cor, e essas cores correspondem a diferentes projetos da sua pauta. E, assim como os colegas veem a sua atividade na agenda, eles saberiam no que você está trabalhando e quando (ou, se você não compartilhar a atividade, saberiam que você está ocupado).

Em vez de começar uma tarefa e continuar até terminá-la, o timeboxing adota uma abordagem mais proativa e permite que você determine quanto tempo vai dedicar a cada atividade. Ele exige escolher um período fixo para concluir algo, em vez de deixar as coisas em aberto, quase como marcar uma reunião consigo mesmo. O bloco até aparece na sua agenda com o nome da tarefa que você vai concluir, para que colegas e gestores vejam o que você está fazendo.

Como funciona?

O timeboxing funciona porque permite posicionar e alinhar o seu trabalho a metas precisas. Em vez de ficar conferindo o tempo todo os seus quadros do Jira e a lista de tarefas, você vê exatamente quando as coisas vencem e quanto tempo tem na semana para concluí-las.

Essa técnica faz da sua agenda uma fila de dominós. A cada bloco de tempo concluído, você cria uma progressão linear de tarefas até prazos que pode ver sempre que abre a agenda. Ela deixa claro por onde você passou, como chegou até ali e quanto falta, para que você se sinta melhor com o seu desempenho e acompanhe o progresso das atribuições com dedicação aos detalhes.

A eficácia do timeboxing

O timeboxing não é só uma tendência divertida: é uma forma garantida de melhorar o seu fluxo. Um estudo da Filtered com as 100 melhores dicas de produtividade colocou o timeboxing em primeiro lugar, com folga.

Primeiro, o timeboxing aumenta a colaboração e a comunicação porque permite que os colegas vejam, literalmente, as suas atividades diárias. Esse elemento visual elimina muitas atualizações de status, já que eles conseguem ver quando você está trabalhando em algo de que podem precisar.

Além disso, é importante lembrar da lei de Parkinson, segundo a qual uma tarefa ocupa o tempo que você reserva para ela. Ou seja, se você não define um prazo, até o item mais curto pode consumir horas.

Seu guia de timeboxing

Se você quer experimentar o timeboxing, mas não sabe por onde começar, confira algumas dicas úteis.

1. Transforme a sua lista de tarefas em uma agenda

A transição para blocos de tempo não precisa ser um processo complicado à toa. De certa forma, você só está transpondo a sua lista de tarefas para o formato de agenda. Veja a lista como está e encontre um lugar para encaixar cada item. Se tiver dificuldade para priorizar, você também pode usar os 4 Ds da gestão do tempo para decidir o que encaixar e onde.

2. Trate o seu tempo como o de qualquer outra pessoa

Depois de criar um bloco de tempo, aja como se estivesse em uma reunião consigo mesmo. Isso significa não remarcar, a menos que haja uma emergência; chegar na hora e dar o seu melhor. Se você não ficaria com o celular na mão em uma reunião com o seu gestor, não fique com ele no seu bloco de tempo. Além disso, se precisar remarcar, não use isso como desculpa para procrastinar. Afinal, você não hesitaria em achar um horário se estivesse sendo atencioso com outra pessoa.

3. Não se superestime nem se subestime

Conheça os seus limites. Não reserve uma atividade de quinze minutos em um bloco de duas horas, nem dê meia hora a uma tarefa que pode levar metade do dia. Se você não terminar a tarefa no tempo reservado, crie outro bloco logo depois do fim do primeiro para garantir que a tarefa seja concluída o mais rápido possível.

4. Busque sempre melhorar

Uma das formas mais importantes de ter sucesso com o timeboxing é avaliar as suas habilidades de gestão do tempo ao longo do caminho. Ferramentas como os cronômetros de tempo podem mostrar no que você gasta tempo demais e como simplificar esses processos. Caso contrário, você pode ficar preso em um ciclo de timeboxing que não aproveita ao máximo o seu tempo nem se adapta ao seu estilo pessoal de produtividade.

5. Faça uma revisão de vez em quando

É uma sensação triunfante olhar para trás com orgulho para o que você fez, e o timeboxing permite exatamente isso. Ao ver as suas conquistas na agenda, você ganha mais motivos para comemorar o seu esforço e mostrar a sua habilidade de gestão do tempo. Você também pode usá-lo para fazer um balanço dos erros, principalmente se subestimou uma tarefa ou precisou criar blocos adicionais para ela.

O timeboxing é um processo com curva de aprendizado, e você não deve esperar ser perfeito nele nas primeiras semanas. Você vai precisar conhecer o seu fluxo de trabalho de um jeito que talvez nunca tenha imaginado e ser disciplinado ao avaliar o seu desempenho. E, se você compartilha a agenda com os colegas, pode ser uma sensação nova ser tão aberto com os outros sobre o seu dia a dia de trabalho. Ainda assim, o timeboxing é uma habilidade valiosa que pode reduzir bastante as listas de tarefas e deixar os seus dias de trabalho um pouco mais estruturados.