6 habilidades de organização de alto nível para aumentar a produtividade da sua equipe

Ser produtivo como colaborador individual é muito diferente de impulsionar a produtividade de uma equipe. Como líder, você precisa desenvolver habilidades de organização fundamentais. Jon Hill, CEO e presidente do conselho da The Energists, empresa de recrutamento de executivos voltada ao setor de energia, define essas habilidades como aquelas que “permitem às pessoas criar e seguir corretamente estruturas e sistemas em uma organização”.

“São as habilidades que ajudam as pessoas a entender as tarefas e os projetos do seu trabalho e depois classificá-los em categorias lógicas, de acordo com a prioridade relativa e as habilidades necessárias para concluí-los da forma mais eficaz e eficiente”, afirma.

A importância das habilidades de organização

Em outras palavras, as habilidades de organização são a cola que mantém unidos o desempenho e a produtividade da sua equipe. Segundo Hill, falta de organização significa mais desperdício e ineficiência. Você não quer que os membros da equipe gastem sua preciosa energia procurando recursos e informações ou esclarecendo mal-entendidos.

“As habilidades de organização são essenciais para criar uma base de crescimento e repetibilidade. Com uma estrutura organizacional clara, sua equipe assume com mais facilidade a responsabilidade pela sua parte do negócio e a leva adiante com menos supervisão”, afirma Whitney Hill, cofundadora e CEO da SnapADU, empresa de construção de unidades habitacionais acessórias, e ex-consultora de gestão especializada em melhoria de desempenho.

“Papéis e responsabilidades bem definidos também tornam o recrutamento e o desenvolvimento mais fluidos, já que gestores e funcionários trabalham com um único conjunto de padrões.”

Principais habilidades de organização de alto nível para aumentar a produtividade da equipe

Estas são seis habilidades de organização de alto nível que aumentam a produtividade da sua equipe, seja qual for o seu setor ou a sua função.

1. Gestão do tempo, definição de metas e delegação

“As principais habilidades, na minha opinião, são gestão do tempo, planejamento estratégico e definição de metas e gestão de tarefas e delegação. Líderes que dominam todas elas estão mais bem preparados para manter uma organização bem estruturada e altamente produtiva”, diz Hill (Jon).

Vale aprimorar sua habilidade de definir metas, porque todas as outras dependem de ter as metas certas. “O processo de definir metas inteligentes ajuda os funcionários a ver as habilidades de organização em ação e a desenvolver a priorização de tarefas e o planejamento estratégico que resultam em uma organização forte. Esse processo também ajuda os gestores a definir metas melhores para si mesmos, ao ajudar os funcionários a fazer o mesmo.”

2. Criar distinções entre departamentos e papéis

Saber traçar distinções claras entre papéis e departamentos também é fundamental para preparar uma equipe para a produtividade, diz Hill (Whitney). Isso também significa mapear as coisas de forma multifuncional.

O melhor exemplo dessa habilidade em ação é um bom e velho organograma. Se você consegue criar um organograma sólido e revisá-lo para ajustá-lo conforme a empresa evolui, dominou uma habilidade de organização importante. “No começo, pode haver várias caixas no organograma que são cuidadas por uma única pessoa. Com o tempo, você vai preenchendo as caixas à medida que monta a equipe. Ao ter um documento de trabalho para a estrutura organizacional, executivos e gestores passam a compartilhar a mesma visão de como os departamentos estão – ou estarão – organizados na empresa”, diz ela.

Essa habilidade também se traduz em avaliar regularmente os limites e as cargas de trabalho dos departamentos. Ela recomenda manter um documento vivo com as responsabilidades de alto nível, incluindo as áreas em que a clareza de papéis é menos óbvia. Use-o para ajustar papéis, expectativas e carga de trabalho conforme as demandas do momento.

3. Saber escolher as ferramentas certas

“Conseguir apoiar a estrutura organizacional com a tecnologia certa é essencial para promover produtividade e eficiência”, acrescenta Hill (Whitney).

Não entender quais ferramentas levarão ao crescimento que você busca é uma armadilha comum quando se fala em habilidades de organização. Por isso, mapeie suas prioridades, converse com a equipe para entender os desafios e as necessidades e tire um tempo antes de se comprometer com uma ferramenta. Implantar as ferramentas da forma correta também importa, e você precisará verificar regularmente se o seu conjunto de tecnologias continua útil e relevante para os seus processos.

4. Sempre conectar o trabalho a uma visão maior

“Percebo que a falta de organização costuma estar ligada a uma visão imediatista entre funcionários e gestores”, diz Hill (Jon). “Eles só enxergam as tarefas do momento, sem considerar como elas se encaixam nas metas e necessidades mais amplas da organização como um todo.”

Segundo ele, quando os membros da equipe conseguem colocar seu trabalho individual nesse contexto, ficam mais aptos a priorizar tarefas, a ver como seus esforços se conectam ao que os outros estão fazendo e a identificar melhorias no fluxo de trabalho ao mesmo tempo. Essa é a receita para uma produtividade maior.

5. Ter visão de futuro e antecipar mudanças

Por fim, ter visão de futuro e antecipar mudanças é uma habilidade que pode fazer a diferença entre uma equipe produtiva e uma equipe turbinada. “Ter a visão organizacional para planejar mudanças em departamentos e papéis ajuda a empresa a evoluir sem sobressaltos”, diz Hill (Whitney).

Isso pode significar reconhecer que o seu modelo de trabalho híbrido precisará de ajustes à medida que a equipe crescer, ou perceber uma oportunidade a aproveitar. Trata-se de ser proativo em vez de reativo, e essa qualidade ajuda sua equipe a focar no que mais importa, na hora em que mais importa, no dia a dia.

6. Use o bloqueio de horários

A gestão do tempo é essencial não só para cumprir os prazos dos projetos, mas também para proteger sua saúde mental. Reservar blocos de tempo dedicados a tarefas específicas permite que você se concentre sem distrações. Ter metas sólidas para o dia ajuda a priorizar as tarefas e a se preparar para o sucesso, em vez de chegar ao esgotamento. Se você não sabe quanto tempo reservar para certos tipos de tarefa, pode usar o controle de tempo da Hive. Esse recurso mostra quanto tempo leva para concluir aquela tarefa específica, e assim, da próxima vez, você poderá ser ainda mais preciso nas suas metas de agenda.