6 Ideen für virtuelle Kaffeepausen in Ihrem nächsten Meeting

Vielleicht denken Sie, eine virtuelle Kaffeepause bedeute nur, mit einem Getränk vor dem Computer in einem Zoom-Fenster zu sitzen. Tatsächlich steckt viel mehr dahinter. Solche kleinen Pausen lockern einen Tag voller Meetings oder Einzelarbeit auf, fördern die Kreativität und stärken das Gefühl der Verbundenheit.

Eine kleine Studie aus dem Jahr 2020 zeigt: Auch wenn Menschen gemischte Gefühle bei Zoom-Meetings haben, ist der Austausch mit anderen insgesamt etwas Positives. Die Teilnehmenden berichteten, an Tagen mit informellem Austausch mit Kolleginnen und Kollegen glücklicher und stolzer gewesen zu sein.

1. Wählen Sie jemand Neues aus

Christoph Drebes, Mitgründer von Mystery Coffee, stellte fest, dass fehlende Kommunikation in seinem Unternehmen die Produktivität senkte und den Workflow bremste. Gemeinsam mit einem Teamkollegen entwickelte er eine Idee: Verschiedene Abteilungen treffen sich zu zweit zum Mittagessen oder auf einen Kaffee.

„Das virtuelle Mystery Coffee spielt heute eine wichtige Rolle in der Unternehmenskultur und ist wichtiger denn je“, sagt Drebes. „Viele Mitarbeitende haben keinen physischen Ort mehr, mit dem sie sich identifizieren. Sie begegnen sich nicht spontan und führen keine zufälligen Gespräche in der Kaffeeküche oder im Aufzug.“

Die Idee funktionierte. Mehr Kommunikation zwischen den Abteilungen sorgte für einen besseren Workflow. Ob Sie nun Mystery Coffee nutzen oder einfach ein Empfehlungsprogramm in Ihrem Unternehmen: Wenn Sie jemanden treffen, mit dem Sie noch nie gesprochen haben, hellt das Ihren Tag auf, bringt Schwung in Ihre virtuelle Kaffeepause und Sie erfahren mehr über Ihr Unternehmen.

2. Legen Sie ein Ziel fest

Eine weitere gute Möglichkeit, Ihre Kaffeepause zu mehr als einer Auszeit vom Terminkalender zu machen: Machen Sie daraus ein geistig anregendes Erlebnis.

„Um den Gesprächseinstieg zu erleichtern“, sagt Drebes über die Mystery-Coffee-Verbindungen, „haben wir inspirierende Eisbrecher-Fragen ergänzt. Diese Fragen unterscheiden sich bei jedem Match und lassen sich von unseren Kunden vollständig anpassen. Manche Unternehmen bitten ihre Teilnehmenden, Ideen für die Unternehmensstrategie zu sammeln oder Fragen zum Kulturwandel zu beantworten.“

Wenn Sie in einem Unternehmen arbeiten, das psychologische Sicherheit bietet, können solche Gespräche, die in anderen Firmen schwierig wären, zu spannenden Denkübungen für Sie und Ihr Gegenüber werden.

„Es gibt auch spezielle Formate wie ‚Innovation Coffee‘“, erklärt Drebes, „oder ‚Leadership Exchange‘ mit bestimmten Themen und Zielen für die Kaffeepause.“

3. Gehen Sie nach draußen

Ihre virtuelle Kaffeepause wird auch lebendiger, wenn Sie sie nach draußen verlegen. Sie können weiterhin per Video mit einem Kollegen chatten oder telefonieren und die Pause mit ihm teilen. Sie können sie aber auch in Ihrem Lieblingscafé, in einem Biergarten oder bei einem schönen Spaziergang verbringen.

„Manche Teilnehmende machen ihre virtuelle Kaffeepause als Walking-Meeting oder treffen sich am späten Nachmittag auf ein Bier“, sagt Drebes. Der Tapetenwechsel gibt Kolleginnen und Kollegen Einblick in einen persönlicheren Teil Ihres Lebens, den sie vielleicht noch nie gesehen haben. Wenn Sie ihnen Ihre Welt zeigen oder sie Ihnen ihre, stärkt das die Bindung, weil Sie einander besser nachvollziehen können, auch wenn es nur über einen Zoom-Bildschirm geschieht.

4. Nutzen Sie die virtuelle Umgebung

Vielleicht spüren Sie bereits eine gewisse Zoom-Müdigkeit. Trotzdem ist eine virtuelle Kaffeepause eine hervorragende Möglichkeit, in Kontakt zu kommen – versuchen Sie also nicht, Ihre Pausen toll zu machen, indem Sie so tun, als fänden sie nicht über einen Bildschirm statt. Nehmen Sie das Format an und nutzen Sie es zu Ihrem Vorteil.

„Meiner Meinung nach ist das virtuelle Setting eine große Chance und erweitert sogar die Bandbreite möglicher Verbindungen, besonders weltweit. Durch die Veränderungen in der Pandemie wurde es normal, neue Menschen zum ersten Mal online in Teams oder Zoom zu treffen. Heute können Sie schnell jemanden kennenlernen, dem Sie im echten Leben nie begegnet wären.“

Ob über einen Matchmaking-Dienst oder Ihre eigenen Kontakte: Nutzen Sie Ihre virtuelle Kaffeepause, um die Welt außerhalb Ihres Homeoffice zu entdecken. Vernetzen Sie sich mit Ihren Standorten weltweit oder sprechen Sie mit einem Teammitglied am anderen Ende des Landes.

„Ein weiterer Vorteil ist die schnelle und einfache Einrichtung“, sagt Drebes über virtuelle Kaffeepausen. „Sie können direkt von einem Meeting in Ihre virtuelle Kaffeepause wechseln.“ Wenn ein Meeting stressig oder überwältigend war, können Sie direkt danach eine virtuelle Kaffeepause mit jemandem einlegen, mit dem Sie Ideen austauschen können. So verarbeiten Sie Ihren Frust mit einer unvoreingenommenen Person.

5. Kaffeepausen über Hierarchieebenen hinweg

Eine Kaffeepause zwischen Abteilungen ist sicher reizvoll, aber warum nicht noch einen Schritt weitergehen? Statt eines Skip-Level-Meetings können Sie eine Skip-Level-Kaffeepause veranstalten.

„Das ursprüngliche System hat Mitarbeitende einfach über Bereiche hinweg zusammengebracht, um Silodenken innerhalb der einzelnen Bereiche abzubauen“, sagt Drebes. „Heute bieten wir alle möglichen Matching-Kriterien an und konfigurieren die Systeme für unsere Kunden je nach Bedarf. Manche konzentrieren sich gezielt darauf, Kolleginnen und Kollegen von verschiedenen Standorten oder aus verschiedenen Ländern zusammenzubringen, bis hin zu den Sprachen der Teilnehmenden.“

„Andere Unternehmen setzen auf Matchings über Hierarchien hinweg oder verbinden neue Mitarbeitende mit erfahreneren Kolleginnen und Kollegen. Es ist auch sinnvoll, Menschen zusammenzubringen, die bestimmte Fähigkeiten haben oder erlernen möchten. Am Ende passen wir jeden Algorithmus individuell an, und jede Matching-Option ist möglich.“

6. Geführte Gruppenmeditation

Manchmal wird eine virtuelle Kaffeepause mit Kolleginnen und Kollegen zu einem weiteren Arbeitsmeeting, obwohl wir eigentlich eine Pause brauchen. Wie wäre es, auf einen aufwendigen Ablauf zu verzichten und Ihr Team zu einem Moment der Stille einzuladen? Es muss nicht völlig still sein! Sie können Ihr Team zum Beispiel zu einer geführten Meditation einladen. Sie können die Meditation selbst anleiten oder geführte Meditationsvideos von YouTube nutzen. (Hier ist eine unserer liebsten geführten Meditationen!) Meditation hat viele Vorteile, doch allein mit der Praxis anzufangen, kann schwerfallen. Wenn andere mitmachen, steigt die Verbindlichkeit. So wird die Meditation eher zur Routine und wirkt sich insgesamt auf die Produktivität des Teams aus.  Profi-Tipp:  Sie können die geführte Meditation Ihres Teams mit wiederkehrenden Aufgaben (oder Aktionen) in Hive planen. Gestalten Sie Ihre Pause kreativ, führen Sie virtuelle Meetings erfolgreich durch und seien Sie originell bei Eisbrecher-Aktivitäten!

Hive ist die weltweit erste demokratisch entwickelte Produktivitätsplattform. Wie wir Ihnen helfen können, erfahren Sie hier.