Professionell entschuldigen in der sich ständig wandelnden Remote-Arbeitswelt

Sie haben gerade eine unglaublich ausführliche Bericht-E-Mail geschrieben, gespickt mit persönlichen Anmerkungen dazu, wie jede Kollegin und jeder Kollege zu einem Projekt beigetragen hat. Sie klicken auf „Senden“ und merken sofort: Die E-Mail ging an Ihr gesamtes Team. Ihr Gesicht wird heiß, Ihr Herz rast, und Sie tun alles, um den Versand noch zu stoppen. Aber der Schaden ist angerichtet.

Das kennen wir alle. Ob Sie Ihre Verteilerliste in CC statt in BCC gesetzt haben, ob ein Newsletter oder eine Pressemitteilung Grammatikfehler enthielt, ob Büroklatsch im Chatfenster bei der falschen Person landete, ob Sie den Social-Media-Post für die Marke verpasst haben oder ob es um eine ganze Reihe anderer, vielleicht schlimmerer Patzer ging: Wir alle machen Fehler. Die Arbeitswelt ist da keine Ausnahme, und Fehler im Job lassen sich oft schwerer verkraften als Fehltritte im Privatleben. Fehler einzugestehen ist eine Fähigkeit, an der viele Menschen immer wieder arbeiten müssen. Frauen entschuldigen sich historisch häufiger als Männer – ein Streitpunkt am modernen Arbeitsplatz –, doch Selbstwahrnehmung hat durchaus ihren Wert. Manchmal ist es besser, offen mit jemandem über seine Gefühle oder Reaktionen zu sprechen, als etwas schwelen zu lassen, egal wie klein der Fehltritt im Moment erscheint. Zu lernen, wie man sich professionell entschuldigt, kann eine der wichtigsten Lektionen sein, die Sie sich selbst beibringen. Es kann sogar Ihre Karriere voranbringen.

Entschuldigungen fördern gesunde Beziehungen

Wer jeden Tag mit denselben Menschen arbeitet, riskiert eher Missverständnisse und Störungen im Arbeitsablauf. So unangenehm es ist, eigene Fehler einzugestehen: Für unser eigenes Wachstum ist es wichtig zu erkennen, wenn wir etwas verpatzt haben. Es zeigt uns, wo wir uns weiterentwickeln können, und inspiriert uns sogar, etwas Neues zu lernen. Uns zeitnah und konstruktiv zu korrigieren, ist im Büro von großer Bedeutung, besonders wenn wir das Vertrauen der Kolleginnen und Kollegen in unsere Fähigkeiten oder unsere Haltung wiederherstellen wollen.

Wer mit Teams arbeitet, für den können gesunde Beziehungen zu diesen Kolleginnen und Kollegen über die Karriere entscheiden.

Verstehen Sie Ihre innere Verfassung

Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie Ihre Entschuldigung angehen sollen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit. (Sie haben mehr Zeit zum Nachdenken, wenn es keine Situation vor Ort ist.) Überlegen Sie in Ruhe, in welcher Verfassung Sie gerade sind. Viele Unternehmen haben Überforderung begünstigt und bemühen sich nun gezielt, das künftig anzupassen. Wenn Sie wirklich so erschöpft und ausgelaugt sind, dass Ihnen im Job Fehler unterlaufen – und nur wenn Sie sich wirklich erschöpft fühlen –, sollten Sie das vielleicht ansprechen. Denken Sie daran: Sie wollen Ihr Handeln nicht rechtfertigen oder die Opferrolle einnehmen, aber Sie wollen verstehen, woher die Unstimmigkeiten kommen. (Und sei es nur, um sich selbst zu verbessern und Ihre Einstellung und Erwartungen künftig besser zu steuern.)

Authentizität spielt bei einer professionellen Entschuldigung eine große Rolle

Die vergangenen Jahre haben uns gelehrt, in der Karriere stärker auf uns selbst und unsere Bedürfnisse zu achten. Sie waren aber auch eine starke Lektion in Authentizität. Authentizität ist heute sogar ein Schlagwort der Arbeitswelt. Das überrascht kaum. Denn wer ehrlich zu sich selbst sein kann, entdeckt seine Stärken und Schwächen im Job. Verletzlichkeit, Selbstvertrauen, Empathie und Aufgeschlossenheit sind zentrale Merkmale von Authentizität. Wenn Ihnen also ein Fehler unterläuft – ein Missverständnis im Sitzungssaal oder Lästern über eine Kollegin oder einen Kollegen, obwohl Sie dachten, es käme nie zu ihr oder ihm zurück –, wissen die Menschen um Sie herum Ihre Ehrlichkeit eher zu schätzen. Eine Entschuldigung nimmt man leichter an, wenn sie von jemandem kommt, der bereit ist zuzugeben, dass er sich irren kann. (Anders gesagt: Niemand arbeitet gern mit jemandem, der glaubt, immer recht zu haben, oder die Wahrheit verdreht.)

Mit Authentizität im Hinterkopf gibt es einige Punkte, die Sie bei Ihrer Entschuldigung beachten sollten, persönlich oder digital.

• Das Problem anerkennen

• Sich aufrichtig entschuldigen

• Den eigenen Plan erklären

• Um Verzeihung bitten

Professionell entschuldigen: persönlich

„Es tut mir leid“ persönlich zu sagen, fällt den meisten bei kleinen Pannen ohne Zögern leicht. Wenn Menschen am selben Ort zusammenarbeiten, lassen sich soziale Signale oft leichter lesen, und man merkt eher, dass man jemanden verletzt oder bei der Aufgabe etwas falsch gemacht hat. Beziehungen und Dynamik vor Ort sind viel enger als digitale Kontakte, denn Sie verbringen viele Stunden Ihres Tages im selben Raum wie Ihr Team.

Eine Kurzschlussreaktion oder ein hingeworfenes „Sorry“ ist nie ratsam. Doch wer zu lange wartet, wirkt schnell unaufrichtig. Gehen Sie in angemessener Zeit auf die Person zu, die Sie verletzt haben. Im Zweifel gilt persönlich: kurz und herzlich bewegt viel. Besonders dann, wenn Ihr Gegenüber Ihre Aufrichtigkeit spürt und die Emotion in Ihrem Gesicht sieht.

Wenn Sie sich bei einer Führungskraft oder bei jemandem entschuldigen, dem Sie berichten, achten Sie darauf, dass der Moment passt. War der Fehltritt besonders peinlich oder auffällig, vereinbaren Sie besser einen Termin für ein Gespräch. So können Sie sich auf ein offenes Gespräch vorbereiten und die Entschuldigung ähnlich aufbauen wie eine digitale.

Professionell entschuldigen: digital

Remote-Arbeit und hybride Geschäftsmodelle können die Kommunikation in manchen Fällen noch schwieriger machen. Ein offener Team-Chat kann aufdringlich wirken, besonders wenn wir keine klaren Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben ziehen. Drei wichtige Punkte für eine schriftliche Entschuldigung? Den Fehler benennen, die darin erkannten Probleme zugeben und sich zu besserem Verhalten oder einem engagierteren Umgang mit der Arbeit verpflichten. Das ist in solchen Fällen unglaublich wichtig.

Oft ist eine Entschuldigung über einen Chat-Kanal oder ein CRM bei Kolleginnen und Kollegen völlig in Ordnung. Das gilt besonders, wenn der Fehler im CRM-System passiert ist. Ein Hänger im Workflow, eine verpasste Deadline oder eine Nachricht an die falsche Person gelten oft als schnell behebbar, vor allem wenn Sie zu Ihrem Gegenüber ein gutes Verhältnis haben. Manchmal sind große Worte einfach nicht nötig. Es liegt an Ihnen zu entscheiden, wann das der Fall ist.

Je nach Ausmaß der Panne wirkt eine förmlichere E-Mail Wunder. Das hilft besonders, wenn Sie sich bei höheren Ebenen im Unternehmen entschuldigen, etwa bei der Geschäftsleitung oder dem C-Level-Team. Solche Entschuldigungen sind oft nötig, wenn mehrere Teammitglieder oder ein Kunde den Patzer miterlebt haben. Sie gelten auch, wenn eine Fehlkalkulation einen Workflow oder eine Deadline stark beeinträchtigt hat.

Ein motivierendes Zitat zur Teamarbeit in Ihrer E-Mail-Signatur setzt zusätzlich einen kleinen Akzent.

Standards für die Zukunft festlegen

Ob Sie sich persönlich oder digital entschuldigen: Es ist wichtig, sich zu kontinuierlicher Weiterbildung zu verpflichten, also zu lebenslangem Lernen. Egal wie lange Sie schon in Ihrer Position sind oder wie weit Ihre Karriere fortgeschritten ist: Es gibt immer Raum für Verbesserung. Das zuzugeben, ist der erste Schritt. Wer aktiv nach Lernchancen sucht, fördert nicht nur Innovation in der eigenen Branche, sondern hält auch das Gehirn aktiv. Das kann das Sahnehäubchen auf einer Entschuldigung sein. Denken Sie daran, dass nicht jeder Fehler eine ausgewachsene Entschuldigung verlangt. Wer sich häufig entschuldigt, bringt Kolleginnen und Kollegen unter Umständen sogar dazu, an seiner Aufrichtigkeit zu zweifeln – und vielleicht auch an seinen Fähigkeiten in der Rolle. Seien Sie offen dafür, bei Bedarf Feedback zu geben und anzunehmen. Vielleicht sehen Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen und Ihre Arbeit dann mit anderen Augen.

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