Erwartungen an hybrides Arbeiten klar festlegen

Man sagt, Menschen verlassen Vorgesetzte, nicht Unternehmen. Wenn Sie eine Führungskraft sein möchten, mit der andere gern zusammenarbeiten, ist es entscheidend, Erwartungen klar zu formulieren. Laut Gallup stimmt nur die Hälfte der Mitarbeitenden voll und ganz zu, dass sie wissen, was bei der Arbeit von ihnen erwartet wird. Diese fehlende Klarheit schadet dem Engagement. „In einem hybriden Arbeitsumfeld sind klare Erwartungen noch wichtiger als in der klassischen Büroarbeit. Denn es ist schwieriger, die Leistung im Remote-Modus laufend zu beobachten. Zugleich tragen Mitarbeitende mehr Eigenverantwortung, sich selbst zu steuern und die vereinbarten Erwartungen ohne ständige direkte Aufsicht zu erfüllen“, sagt Ben Earwicker, Ph.D., Gründer und Mediator bei Virtual Mediation und Direktor der Idaho Human Rights Commission.

„Wenn Sie Ihre Erwartungen an einzelne Aufgaben, Projekte und die Gesamtleistung klar benennen, haben Ihre Remote-Mitarbeitenden eine bessere Orientierung und eine stärkere äußere Motivation, ihre Arbeit abzuschließen.“

Warum klare Erwartungen für hybrides Arbeiten so wichtig sind

Earwicker leitet ein hybrides und Remote-Team. Durch seinen Hintergrund im Arbeitsrecht kennt er auch viele knifflige arbeitsrechtliche Situationen. Seiner Ansicht nach haben Führungskräfte in hybriden Teams oft das Gefühl, ihre Mitarbeitenden eng kontrollieren zu müssen, weil sie nicht physisch im Büro anwesend sind. Klare Leistungserwartungen verhindern, dass sich Mikromanagement aufbaut, und verbessern sowohl die Stimmung als auch die Produktivität.

„Mit klaren, durchsetzbaren Erwartungen an Ihre Remote-Mitarbeitenden schaffen Sie ein produktives Arbeitsumfeld. Es verbindet die Realität der Remote-Arbeit mit Ihren Produktionszielen“, sagt er.

Diese Leitprinzipien sollten Sie beachten, wenn Sie Erwartungen für Ihr hybrides Team festlegen.

1. Berücksichtigen Sie die neue Erfahrung der Mitarbeitenden

Erwartungen gelten in beide Richtungen, und die Folgen der Pandemie für die Erfahrung der Mitarbeitenden lassen sich nicht ignorieren. Laut einem Bericht von Steelcase zur Zukunft der Arbeit hat die Pandemie die Erwartungen der Beschäftigten neu definiert: „Nach Monaten zu Hause in einer Krise wissen Beschäftigte so genau wie nie zuvor, was sie von ihrer Arbeit und ihrem Arbeitsplatz wollen. Sie stellen neue und höhere Erwartungen an ihre Arbeitgeber und Arbeitsplätze – und wünschen sich eine deutlich andere und bessere Erfahrung als die, die sie zurückgelassen haben.“ Steelcase-Studien haben fünf zentrale Bedürfnisse von Mitarbeitenden identifiziert, die Sie berücksichtigen müssen, wenn Sie in Ihrem Team erfolgreich Standards setzen möchten: Sicherheit, Zugehörigkeit, Produktivität, Komfort und Kontrolle.

2. Konzentrieren Sie sich auf Ergebnisse statt auf Arbeitszeit

Erwartungen an hybrides und Remote-Arbeit sollten sich an Ergebnissen orientieren, nicht an der Arbeitszeit, sagt Earwicker. Seien Sie flexibel dabei, wie Menschen zu den Ergebnissen kommen, statt darauf zu achten, wie lange sie online sind. So setzen Sie Leistungserwartungen und tragen zugleich der Realität der Remote-Arbeit Rechnung.

„Remote-Mitarbeitende erledigen ihre Arbeit zum Beispiel zu unterschiedlichen Zeiten, machen häufiger Pausen oder verteilen ihre Arbeitszeit, um andere Verpflichtungen und Termine zu berücksichtigen. Wenn Sie mehr Flexibilität dabei zulassen, wie und wann Arbeit erledigt wird, können Sie sich stattdessen auf das Arbeitsergebnis und den Abschluss von Aufgaben und Projekten konzentrieren.“

3. Legen Sie Erwartungen gemeinsam im Team fest

Äußere Motivation reicht nur bis zu einem gewissen Punkt. Laut Earwicker sollten Sie die Faktoren der inneren Motivation nutzen, damit Erwartungen erfüllt werden. Eine der besten Möglichkeiten dafür ist, Ihr Team in die Festlegung der Erwartungen einzubeziehen. „Remote-Mitarbeitende haben oft Ideen oder Vorschläge, wie sich das hybride und Remote-Arbeitsumfeld verbessern lässt. Meist liegt das an ihrer direkten Erfahrung damit, was funktioniert, aber auch damit, was nicht wirksam ist“, sagt er.

„Vielleicht haben sie Ideen dazu, wie häufig Check-ins stattfinden sollen, oder bevorzugen bestimmte Kommunikationswege. Noch wichtiger: Sie finden womöglich kreative Wege, hybride Arbeitsprojekte neu zu strukturieren, damit sie effizienter und wirksamer laufen. Setzen Sie auf Ihre Remote-Mitarbeitenden, wenn es um kreative Lösungen geht. Dann beteiligen sie sich mit höherer Wahrscheinlichkeit aktiv.“

4. Seien Sie so klar und transparent wie möglich

Klarheit und Transparenz sind der Schlüssel, wenn es darum geht, Erwartungen festzulegen – besonders in einem hybriden Arbeitsumfeld.

„Transparenz ist von Anfang an unverzichtbar. Sie schafft einen ehrlichen, positiven Ton und setzt hohe Standards am Arbeitsplatz. Beseitigen Sie Unsicherheit mit konkreten Richtlinien, besonders zur Zeiterfassung, zur Abgabe von Projekten und zu verpflichtenden Meetingzeiten“, ergänzt Lilian Chen, Mitgründerin und COO von Bar None Games, einem Anbieter von Unterhaltung für Remote-Teambuilding.

Earwicker betont, wie wichtig es ist, Erwartungen sowohl mündlich als auch schriftlich festzuhalten: „Gehen Sie nicht davon aus, dass das mündlich Gesagte so angekommen ist und verstanden wurde, wie Sie es gemeint haben. Eine schriftliche Nachfassung ist unerlässlich, um das Verständnis zu bestätigen und sicherzustellen, dass beide Seiten dasselbe meinen.“

5. Finden Sie das richtige Maß an Kommunikation

Sobald Sie Erwartungen festgelegt haben, sollten Sie regelmäßig mit Ihren Teammitgliedern sprechen und ihnen Coaching und Feedback geben. Doch wie viel Kommunikation ist bei Remote-Arbeit zu viel? Eine Umfrage von GoodHire ergab, dass 62 % der Beschäftigten in den USA sagten, ihre Vorgesetzten kommunizierten virtuell oder digital zu viel oder zu wenig. Die richtige Balance zu finden, kann also schwierig sein. Bedenken Sie: Wenn ein Teil Ihres Teams remote und ein anderer Teil im Büro arbeitet, brauchen die Remote-Mitarbeitenden mehr Check-ins, damit sie sich nicht isoliert fühlen. Sie sollten Ihre Leute aber nicht mehrmals täglich mit Slack-Nachrichten zu einem Projekt überhäufen.

„Die Art Ihrer Arbeit und Ihrer Branche gibt wahrscheinlich vor, wie oft Kontakt nötig ist. Wo Sie Spielraum haben, sollten Sie häufig und unterstützend kommunizieren und eine Kommunikationsflut vermeiden, die Ihre Remote-Mitarbeitenden von ihrer Arbeit ablenkt“, rät Earwicker.