Strategien zur Risikominderung im Projektmanagement

Risiken gehören zum Leben – und sie gehören ganz sicher zum Projektmanagement. Erfahrene Projektleitungen wissen, wie sie Strategien zur Risikominderung in ihre Pläne einbauen, ohne das Potenzial ihrer Projekte zu bremsen. „Wenn wir ein neues Projekt angehen, wollen wir etwas erreichen, etwas schaffen und etwas Neues ausprobieren. Risiken sind deshalb ein natürlicher Teil des Prozesses. Wenn wir Angst davor haben, Chancen zu ergreifen und Neuland zu betreten, würde nie etwas gelingen“, sagt Dave Garrett, Chief Strategy & Growth Officer beim Project Management Institute (PMI), dem größten Verband für Projektprofis.

„In der heutigen Geschäftswelt mit ihrer technologischen Entwicklung und dem harten Wettbewerb gehen Projektteams immer häufiger Risiken ein. Wie bei einer Geldanlage gilt: Höhere Erträge sind oft mit höherem Risiko verbunden. Der Trick ist, beides im Gleichgewicht zu halten – also eine ‚Wette‘ einzugehen, die ein sorgfältig kalkuliertes Risiko mit einem angemessenen Ertrag verbindet.“

Was bedeutet Risikominderung im Projektmanagement?

Laut Garrett gehört zu einem effektiv gesteuerten Projekt ein klares Verständnis der Risiken. Risikominderung bedeutet, Risiken vorauszusehen und mit passenden Strategien Ihr Team dabei zu unterstützen, aktiv die Wahrscheinlichkeit von Ereignissen zu senken, die den Projekterfolg gefährden könnten.

„Strategien zur Risikominderung müssen auch Pläne für den Umgang mit möglichen Risiken enthalten. So kann das Team auch dann schnell reagieren, wenn ein Störfall eintritt, und das Projekt erleidet keine größeren Rückschläge“, sagt er.

Strategien zur Risikominderung für Projektleitungen

Möchten Sie die Strategien zur Risikominderung kennenlernen, die alle Projektleitungen kennen sollten? Hier sind die Favoriten von Garrett, einem erfahrenen Experten für Projektmanagement.

Ein Brainstorming zur Risikoerkennung durchführen

Ein Brainstorming zur Risikoerkennung ist eine wirkungsvolle Methode, um sich ein gutes Bild möglicher Risiken zu machen und blinde Flecken zu vermeiden. „Beziehen Sie so viele unterschiedliche Perspektiven wie möglich ein, unabhängig davon, wo die Teilnehmenden im Organigramm stehen“, sagt Garrett. „Vielfalt und große Gruppen sind eine Stärke. Es liegt nahe, nur Führungskräfte in ein solches Brainstorming einzubinden. Doch unterschiedliche Denkweisen bringen oft die besten Ideen hervor, wenn es darum geht, mögliche Risiken in einem Projekt zu erkennen und ihnen über den gesamten Projektverlauf zu begegnen.“

Das fördert auch die Akzeptanz und den Zusammenhalt im Team – je mehr Menschen sich am Projekt beteiligt fühlen, desto besser sind die Erfolgschancen, besonders wenn Probleme auftreten.

Ein Risikoregister aufbauen und laufend verbessern

„Wer sich die Zeit nimmt, mögliche Risiken aktiv zu bewerten und Szenarien dafür zu planen, kann sich vorbereiten, falls Probleme auftauchen. Sie haben es immer mit mehr als einem Risiko zu tun. Deshalb sollten Sie diese in Form eines Risikoregisters einzeln auflisten und priorisieren“, empfiehlt Garrett.

Wenn Sie sich fragen, welche Angaben dazugehören: Mindestens sollten Sie jedes Risiko verstehen – seine Eintrittswahrscheinlichkeit, seine Auswirkung und die erwartete Wirksamkeit Ihrer Strategien zur Risikominderung.

„Es stimmt, dass wir nicht für jedes denkbare Risiko planen können. Aber mit Szenarioplänen können Sie eher umsteuern, anpassen und neue Wege finden, während Ihr Team gemeinsam die möglichen Folgen des Risikos durcharbeitet. Das wiederum kann den Zusammenhalt im Team stärken, denn Menschen werden von Natur aus durch gemeinsam gelöste Konflikte verbunden.“

Wichtiger Hinweis: Ihr Blick auf die Risiken sollte nie statisch sein, so Garrett: „Wir leben in einem Umfeld, das sich ständig verändert. Deshalb ändern sich auch Wahrscheinlichkeit und Auswirkung jedes Risikos. Auch die Maßnahmen, mit denen wir das Risiko mindern, ändern sich, wirken eindeutig oder scheitern – sie müssen also angepasst werden. Generell braucht heute jedes Projekt ein agiles, aktives Risikomanagement – keine einmalige Bewertung.“

Raum für Experimente im Team einplanen

Zu viel des Guten kann kontraproduktiv sein. Bauen Sie daher etwas Freiheit und Unvorhersehbarkeit in Ihren Plan ein. „Risikominderung heißt nicht einfach, alles zu tun, um Probleme oder Konflikte zu vermeiden“, sagt Garrett.

„Jedes Projekt bedeutet, Chancen zu ergreifen, und aus einem Risiko kann ein Gewinn werden. Wenn Sie Schutzmaßnahmen gegen mögliche Rückschläge getroffen haben, kann das Risiko, das Sie für etwas Größeres eingehen, am Ende ein Erfolg für Ihr Team und das Projekt sein.“

Kurz gesagt: Wer Risiken eingeht, kann innovativ sein. Ein gewisses Maß an Risikobereitschaft einzuplanen, ist deshalb ein wichtiger Ansatz zur Risikominderung.

Sollte jedes Projekt auf Risikominderung setzen?

Falls Sie sich fragen, ob die oben genannten Strategien immer nötig sind: Das hängt vom Kontext ab. Risiken sollten Sie aber in jedem Projekt bedenken, ob groß oder klein. Wichtig ist auch, sie über die gesamte Projektlaufzeit hinweg neu zu bewerten, ob Sie sich noch in der frühen Planung befinden oder später in der Umsetzung.

Manche Projekte haben einen höheren Bedarf an Risikominderung als andere. Garrett nennt als Beispiel Projekte zur Sicherheit von Beschäftigten und der Öffentlichkeit, im Gesundheitswesen oder mit anderen weitreichenden Folgen für die Gesellschaft.

Ein gewisses Maß an Risikominderung in jeder Projektplanung bringt außerdem mehr Effizienz bei Budget und Zeitplan. Das hilft Ihrem Team, die Arbeit zu erledigen, „große Ideen zum Leben zu erwecken und sich dann dem zuzuwenden, wo Köpfe und Talente als Nächstes gebraucht werden“, sagt Garrett.

„Es ist unrealistisch zu behaupten, dass jedes Projekt, das Strategien zur Risikominderung anwendet, zu 100 Prozent vor Risiken und Rückschlägen geschützt ist. Die Idee ist aber, dass die negativen Folgen für das Projekt und damit für die betroffenen Menschen gut bekannt sind und möglichst gering bleiben“, ergänzt er.