Was sind KPIs und wie verfolgen Sie sie?

KPI steht für „Key Performance Indicator“ (Leistungskennzahl) – also dafür, wie gut Sie bei den Kennzahlen abschneiden, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind. Je nach gemessenem Indikator gibt es mehrere Definitionen von KPIs, aber insgesamt müssen KPIs Kennzahlen sein, die die Gesamtleistung des Unternehmens anzeigen.

Für ein Restaurant könnten die KPIs Reservierungen, bestellte Mahlzeiten oder das gesamte Verkaufsvolumen sein. Für eine einzelne Person im Vertrieb eines Konzerns könnten es Kaltakquise-Anrufe, MRR oder erzielter ARR sein.

KPIs für Ihr Unternehmen definieren

KPIs sind unverzichtbar, um Organisationen wertvolle Einblicke zu geben, wie gut sie abschneiden und ob sie auf Kurs sind, ihre gewünschten Ergebnisse zu erreichen, besonders im Projektmanagement.

Wie oben erwähnt, können diese Indikatoren je nach Branche und Unternehmen unterschiedlich ausfallen, abhängig von deren Zielen und Prioritäten. Zu den gängigen KPIs gehören Kennzahlen zu Vertrieb, Umsatz, Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterleistung, betrieblicher Effizienz und mehr.

Wenn Sie KPIs für Ihr Team festlegen möchten, empfehlen wir, beim kleinsten gemeinsamen Nenner zu beginnen: Gibt es etwas, wofür alle gemeinsam verantwortlich sind? Eine Sache, hinter der sich alle versammeln können? Im Beispiel des Fast-Casual-Restaurants wären das vermutlich die verkauften Mahlzeiten.

Weitere KPI-Beispiele:

1. Kundenbindungsrate – ein KPI für Unternehmen wie Apple. Er misst den Prozentsatz der Kundinnen und Kunden, die über einen bestimmten Zeitraum weiter Apple-Produkte und -Services kaufen.

2. Umsatzwachstum – ein KPI für Unternehmen wie Amazon. Er erfasst den Anstieg des mit Verkäufen und Services erzielten Umsatzes im Zeitverlauf. Dafür müssen Sie den täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Umsatz messen und die Veränderungen über die Zeit darstellen.

3. Mitarbeiterproduktivität – ein KPI für Unternehmen wie Google. Er misst Effizienz und Output der Mitarbeitenden anhand abgeschlossener Projekte, erledigter Aufgaben und der Gesamtleistung. Dafür braucht es Dinge wie Aufgabenerledigungsquoten, Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit und Bewertungen durch Vorgesetzte.

4. Website-Traffic – ein KPI für Unternehmen wie Facebook. Er überwacht die Zahl der Besucher und das Nutzerengagement auf der Website, in der App oder auf der Plattform. Er basiert ausschließlich auf den Besuchern der Seite und lässt sich daher leicht erfassen und über die Zeit vergleichen.

Mit festgelegten und überwachten KPIs können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen, Verbesserungspotenzial erkennen und den Gesamterfolg des Unternehmens vorantreiben.

Wie KPI-Kennzahlen zum Erfolg beitragen

KPIs helfen Unternehmen, ihre strategischen Ziele im Blick zu behalten und Aufwand und Ressourcen an diesen Zielen auszurichten. Sie zeigen, wie weit man auf dem Weg zu wichtigen Zielen ist, und ermöglichen der Führung datenbasierte Entscheidungen. Außerdem helfen sie, Trends, Muster und Problemfelder zu erkennen, die schnell angegangen werden sollten.

Wenn Unternehmen realistische KPIs setzen und regelmäßig überwachen, bleiben sie auf ihre strategischen Ziele fokussiert und können nötige Anpassungen vornehmen, um die gewünschten Ergebnisse zu erreichen. Letztlich sind diese Ziele ein wirkungsvolles Instrument, mit dem Organisationen Erfolg und Ausrichtung vorantreiben und Teams oder Gruppen hinter gemeinsamen Zielen vereinen.

Die besten Tools für Tracking und KPI-Dashboards

Wenn Sie beginnen, die KPIs für Ihr Team festzulegen, sollten Sie auch Ihren Teil erfüllen und den Verlauf dieser KPI-Datenpunkte über die Zeit verfolgen und verstehen. Deshalb ist es immer am besten, ein Tool zu haben, mit dem Sie KPI-Änderungen melden, den KPI-Fortschritt verfolgen und mehr. Hier sind einige unserer Favoriten:

Hive

Hive ist als leistungsstarke Projektmanagement-Software bekannt. Vor Kurzem hat Hive außerdem die leistungsfähigen Dashboards eingeführt, das ideale Tool zum KPI-Tracking. Mit Dashboards holen Sie Kennzahlen aus Hive in EIN zentrales Dashboard, zum Beispiel erledigte Aufgaben, offene Aktionen, die durchschnittlich auf ein Projekt verwendete Zeit, den Fortschritt bei Zielen und mehr.

Bei der Zeitersparnis ist Hive bestens aufgestellt – Sie erledigen alles an einem Ort, von der Teamkommunikation bis zum Projektmanagement. Und Sie nutzen diese Daten, um fundierte Entscheidungen über Ihre Ziele zu treffen und Trends über die Zeit zu verfolgen.

Möchten Sie Hive ausprobieren? Hier ist eine 14-tägige kostenlose Testphase.

Tableau

Tableau ist ein leistungsstarkes Tool zur Datenvisualisierung, mit dem sich dynamische, interaktive Dashboards erstellen lassen. Die benutzerfreundliche Oberfläche macht es einfach, verschiedene Datenquellen anzubinden und Dashboards an die Anforderungen des Unternehmens anzupassen.

Mit seinen erweiterten Analysefunktionen und der Drag-and-drop-Bedienung ist Tableau eine beliebte Wahl für Organisationen, die Key Performance Indicators effektiv visualisieren und verfolgen möchten.

Power BI

Power BI ist ein cloudbasiertes Business-Intelligence-Tool, mit dem sich ansprechende Dashboards mit Echtzeit-Datenaktualisierung erstellen lassen. Die intuitive Oberfläche erleichtert das Erkunden und Anpassen von Daten und ist für Nutzende jedes Kenntnisstands zugänglich.

Power BI bietet außerdem erweiterte Datenmodellierung und lässt sich nahtlos mit anderen Microsoft-Produkten integrieren. Damit ist es ein vielseitiges Tool für aussagekräftige Dashboards.

Klipfolio

Klipfolio ist eine cloudbasierte Dashboard-Plattform, die auf Dashboards für Unternehmen jeder Größe spezialisiert ist. Dank der vielen Datenconnectoren und Visualisierungsoptionen lassen sich Key Performance Indicators aus mehreren Quellen in einem zentralen Dashboard verfolgen.

Klipfolio bietet außerdem erweiterte Funktionen wie Data Blending, Formeln und Daten-Alerts. So entstehen hochgradig individuelle, umsetzbare Dashboards für Geschäftsentscheidungen.

Domo

Domo ist eine cloudbasierte Business-Intelligence-Plattform mit Werkzeugen für ansprechende, interaktive Dashboards. Dank Drag-and-drop-Oberfläche, umfangreicher Datenconnectoren und vorgefertigter Vorlagen lassen sich Dashboards leicht gestalten und anpassen, um wichtige Kennzahlen in Echtzeit zu verfolgen.

Domo bietet außerdem erweiterte Funktionen wie Predictive Analytics, Datenfreigabe und Collaboration-Tools. Damit ist es eine umfassende Lösung für Organisationen, die wirkungsvolle Dashboards aufbauen möchten.

KPI-Tracking einrichten

Sie haben Ihr bevorzugtes KPI-Tool gewählt und Ihre wichtigsten Ziele festgelegt. Was kommt als Nächstes? Ob Vertriebs-KPI, Social-Media-KPI oder etwas ganz anderes: Beim Reporting und beim Datenmanagement müssen Sie am Ball bleiben. Wenn Ihr Team nicht zu sauberem Reporting und Tracking beiträgt, nützt auch die Leistung des Tools nichts.

Sie brauchen die Zustimmung des Teams

Eine korrekte und genaue Datenerhebung ist entscheidend, wenn Sie in einer Organisation Key Performance Indicators verfolgen. Wie besprochen sind das unverzichtbare Kennzahlen, mit denen Unternehmen beurteilen, wie weit sie bei bestimmten Zielen sind. Ohne genaue Daten können Organisationen keine fundierten Entscheidungen treffen, keine realistischen Ziele setzen und ihre Gesamtleistung nicht effektiv messen.

Eine genaue Datenerhebung stellt sicher, dass die verfolgten KPIs die Leistung der Organisation wirklich abbilden. Sind die erhobenen Daten ungenau oder unvollständig, kann das zu irreführenden Ergebnissen führen, und die Organisation trifft am Ende Entscheidungen auf Basis fehlerhafter Informationen. Das kann ernste Folgen für das Unternehmen haben, seine strategischen Ziele gefährden und den Gesamterfolg bremsen.

Eine korrekte Datenerhebung sorgt außerdem dafür, dass KPIs in der gesamten Organisation einheitlich und standardisiert sind. So lässt sich die Leistung verschiedener Abteilungen oder Teams vergleichen, und Führungskräfte können Verbesserungspotenzial erkennen und Ressourcen wirksam verteilen.

Genaue Daten sind auch wichtig für das Benchmarking gegenüber Branchenstandards und Wettbewerbern. Sie liefern wertvolle Einblicke in die Marktposition der Organisation. Wer in genaue Prozesse der Datenerhebung investiert, verbessert die Leistungsmessung und treibt die kontinuierliche Verbesserung voran.

So fördern Sie das KPI-Tracking im Team

Wenn es Ihnen schwerfällt, Ihr Team für das KPI-Tracking zu gewinnen, helfen diese Strategien, die Zustimmung in der ganzen Organisation zu sichern.

1. Die Bedeutung klar vermitteln:

Teammitglieder müssen verstehen, warum das Verfolgen dieser Kennzahlen wichtig ist, um die Ziele des Teams zu erreichen. Erklären Sie klar, wie sie mit dem Gesamterfolg des Teams zusammenhängen und wie sie helfen, Fortschritte zu messen und Verbesserungspotenzial zu erkennen.

2. Konkrete und umsetzbare Leistungsindikatoren festlegen

Achten Sie darauf, dass sie relevant, messbar und erreichbar sind. Legen Sie gemeinsam mit den Teammitgliedern Ziele fest, die zu den Zielen des Teams passen und sich leicht verfolgen und überwachen lassen.

3. Schulungen und Ressourcen bereitstellen

Bieten Sie Schulungen und Ressourcen an, damit Teammitglieder verstehen, wie sich Daten effektiv verfolgen lassen. Stellen Sie Leitfäden, Vorlagen und Tools bereit, die beim Überwachen und Auswerten der Daten helfen.

4. Fortschritte anerkennen und belohnen

Würdigen und feiern Sie Teammitglieder, die diese Key Performance Indicators erfolgreich verfolgen und ihre Ziele erreichen. Erwägen Sie Prämien oder Anreize für alle, die ihre KPIs regelmäßig erreichen oder übertreffen.

5. KPIs regelmäßig prüfen und besprechen

Setzen Sie regelmäßige Meetings an, um den Fortschritt zu prüfen und Herausforderungen oder Hindernisse zu besprechen, die das Erreichen der Ziele bremsen. Fördern Sie offene Kommunikation und Zusammenarbeit, um Probleme zu lösen und das Tracking bei Bedarf anzupassen.

Fazit

Insgesamt spielen KPIs eine zentrale Rolle für Erfolg und Wachstum jeder Organisation. Diese Key Performance Indicators helfen, den Fortschritt bei den Unternehmenszielen zu verfolgen, Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu erkennen und Entscheidungen auf Basis von Daten statt von Annahmen zu treffen.

Wer KPIs regelmäßig überwacht, kann seine Leistung messen, Prozesse optimieren und im dynamischen Markt von heute wettbewerbsfähig bleiben. Unternehmen sollten klare, relevante und messbare KPIs festlegen, die zu ihren strategischen Zielen passen. Ein solides System zum Verfolgen von KPIs steigert letztlich Effizienz, Verantwortlichkeit und den Gesamterfolg einer Organisation.