Trabaja de forma más inteligente, no más dura, con la automatización

La automatización, por definición, es una forma de ahorrar tiempo con tecnología que requiere una intervención humana mínima. Algunos ejemplos de cosas automatizadas en tu vida diaria, en los que probablemente ni piensas, son las lavadoras, los termostatos y el pago automático de facturas. Es una manera de reducir el trabajo excesivo, refinar procesos y agilizar las operaciones en general. Además, por lo común te devuelve una buena cantidad de tiempo: si encuentras la manera de automatizar procesos y tareas complicados, le ahorras varias horas a tu “yo del futuro”. ¿Quién no querría lavar la ropa de forma automática en vez de hacerlo a mano? En una época en que la tecnología y las herramientas de trabajo remoto avanzan más rápido que nunca, nos enorgullece decir que Hive ofrece varias formas de automatizar tareas y acciones dentro de la propia aplicación. Para empezar a usar las funciones de automatización de Hive, solo ve al menú desplegable del lado derecho y selecciona “Automatización”. Una vez que lo hagas, llegarás al centro de automatización, donde puedes administrar, activar o eliminar flujos de trabajo de automatización. Desde ahí, asignarás el flujo de trabajo a un proyecto y comenzarás a agregar botones. Los botones se verán en la parte inferior de cada tarjeta de los proyectos que tengan ese flujo de trabajo aplicado. Estas son algunas de las formas en que puedes empezar a automatizar y simplificar tu trabajo en Hive con unos pocos clics.

Asignar tareas al líder del equipo para delegarlas

Si tienes un proyecto en el que la mayoría de las tareas deben asignarse primero a los líderes de equipo antes de pasar a cada integrante, agrega un botón “Asignar tarea” para ahorrar tiempo. Por ejemplo, si trabajo en una inmobiliaria que publica y representa propiedades, y soy el líder del equipo, cada tarjeta nueva me llegaría a mí antes de asignarla a otro agente. Puedes ver cómo se vería en la tarjeta de arriba. Al pulsarlo, asigna la tarjeta de forma automática a la persona que hayas elegido.

Agregar etiquetas a las tarjetas

Las etiquetas son una excelente forma de dar seguimiento a tareas de varios proyectos con unos pocos clics. Crear un botón que asigne una etiqueta a una tarjeta de forma automática al pulsarlo es ideal para equipos que ven las tareas de todo el equipo por etiquetas. Siguiendo el mismo ejemplo del corredor inmobiliario, el equipo podría ver con facilidad todas las tarjetas etiquetadas como “Miami” o “Nueva York” en grupos ordenados con la vista de etiquetas. Desde ahí, si quisieras asignar a integrantes específicos del equipo a ciertas propiedades en ubicaciones específicas, podrías agregar una operación adicional a cada botón, de modo que un botón haga dos cosas, por ejemplo: agregar una persona asignada (Michaela) Y agregar una etiqueta (Nueva York). 

Actualizar el estado de una tarjeta

Actualiza con facilidad el estado de una tarjeta agregando un botón de estado. Puedes configurar el botón para mover la tarjeta a “Sin iniciar”, “En espera”, “En curso” o “Completada” con un solo clic (habrá más opciones de estado si agregaste estados personalizados en tu espacio de trabajo). Para llevar tu experiencia de automatización al siguiente nivel, puedes agregar una condición, es decir, algo que debe cumplirse para que el botón se muestre. Un ejemplo para nuestro equipo inmobiliario es configurar el botón para que se muestre solo cuando la etiqueta sea “Miami”. Así, el botón solo aparecerá si la tarjeta tiene esa etiqueta específica.  

Cambiar de proyecto

Agregar un botón “Cambiar proyecto” en tu página de automatización es una forma rápida y sencilla de pasar una tarjeta de acción de un proyecto a otro. Supongamos que tu equipo inmobiliario tiene un proyecto que usa sobre todo para operaciones internas y pendientes de marketing, “A Project”, pero con frecuencia crea acciones en otros proyectos por error. Con este botón, puedes mover tarjetas de acción de forma automática a tu proyecto más usado con un solo clic.

Agregar subacciones

Si hay acciones básicas que agregas a cada tarjeta, este botón es una gran forma de hacerlo con facilidad. Por ejemplo, si para cada propiedad en venta necesitas crear materiales para una jornada de puertas abiertas, solo agrega un botón de subacción que lo añada a cada tarjeta con un clic.

Aplicar una plantilla de acción

Aplicar rápido una plantilla de acción a una tarjeta es una capacidad poderosa dentro de Hive. Con las plantillas de acción, puedes armar una tarjeta completa una y otra vez sin tener que ingresar cada subacción a mano. ¡Eso ya es automatización en sí mismo! Con este botón, puedes aplicar cualquier plantilla de acción a esa tarjeta con un simple clic: es como una versión mejorada de la automatización de subacciones. Además de usar cada botón por separado, puedes combinar y sumar botones para crear flujos de trabajo completos con automatización. Por ejemplo, puedes sumar “Actualizar estado de la tarjeta”, “Asignar tarea” y “Aplicar plantilla de acción” en el mismo botón, de modo que al pulsarlo la tarjeta se actualice, se asigne y se aplique una plantilla. Para ir un paso más allá, suma condiciones, que son enunciados de calificación que puedes integrar en tus botones. Por ejemplo, las condiciones podrían mostrar un botón solo si el estado de un proyecto es “Sin iniciar”. Esto ayuda a reducir el desorden en la tarjeta de acción cuando los botones no serían necesarios. ¿Hay otras cosas que desearías que se automatizaran en Hive, o que automatizas con éxito? Cuéntanos en los comentarios.