El mejor software de portal de clientes para aumentar la retención en 2024

¿Con qué frecuencia los clientes se vuelven leales solo por un servicio al cliente excepcional?

No muy a menudo. La mejor manera de deleitar a los clientes es reducir su esfuerzo para resolver un problema. Anticipa sus necesidades y simplifica su experiencia para que sea intuitiva y rápida. Ahí es donde entran los portales de clientes.

El tiempo promedio de respuesta para atender una solicitud de servicio al cliente es de 12 horas y 10 minutos, según el Customer Service Benchmark Report 2023 de SuperOffice. En esta guía definitiva sobre portales de clientes encontrarás (¡alerta de spoiler!) una solución de portal de clientes con un tiempo promedio global de respuesta de 9 minutos.

¿Listo para mejorar la retención de clientes y aumentar la eficiencia? Sumérgete en esta guía definitiva sobre portales de clientes y descubre consejos de expertos para elegir la mejor solución de portal de clientes. 

Los mejores portales de clientes para una buena atención al cliente en 2024

También conocidos como portales para clientes, son entornos centralizados, seguros y basados en la nube donde los clientes pueden encontrar respuestas sin complicaciones a preguntas comunes, enviar solicitudes, subir documentos y colaborar con los equipos. Los portales de clientes son la mejor forma de dedicar menos horas de trabajo a responder preguntas de los clientes y, aun así, ofrecer una experiencia sobresaliente.

¿Quieres saber más? Conoce las mejores opciones de software de portal de clientes y descubre cómo usarlas para lograr resultados para tus clientes.

1. Hive

Lo que hace de Hive un gran software de portal de clientes es su flexibilidad. Creada principalmente como una solución de gestión de proyectos, la herramienta ofrece funciones de gestión de tareas, comunicación del equipo, uso compartido de archivos y automatización de flujos de trabajo. Empresas financieras, agencias de marketing, startups y firmas de consultoría usan Hive para ofrecer a sus clientes una experiencia web y móvil encantadora. 

Hive es conocida por haber sido creada de forma democrática y por ser accesible para personas sin perfil técnico. “Tenemos personas de cerebro izquierdo y de cerebro derecho en nuestros equipos. Y es difícil lograr que todos piensen dentro de la misma caja. Por eso, como gerente de operaciones, mi trabajo es encontrar una solución que se adapte al pensamiento, el estilo y el proceso de cada uno. Y Hive nos dio eso. Al final del día, fue una decisión muy fácil”, comentó Javina Barbenitz, gerente de operaciones de Digital Division.  

Digital Division (DD) es una agencia creativa especializada en servicios de marketing digital y gestiona proyectos para cientos de clientes con Hive. DD tiene un proyecto de Hive para cada uno de los clientes y las agencias con las que trabaja. Algunas de las agencias clientes de DD trabajan con varias marcas. Por eso, una agencia se configura como un proyecto principal y luego se agregan proyectos secundarios para las marcas de esa agencia. DD también aprovecha otras funciones de Hive, como el chat y el correo electrónico nativos, los formularios de Hive, la vista de estado, el control de tiempo para facturar a los clientes y las plantillas de proyectos. 

La plataforma cuenta con un foro de comunidad cerrada llamado “The Swarm”, donde los usuarios de Hive intercambian consejos y resuelven problemas juntos. El ecosistema también se convirtió en un espacio fructífero para crear contactos y alianzas entre personas de industrias complementarias. 

El equipo de éxito del cliente de Hive también es responsable de un impresionante tiempo promedio global de respuesta de 9 minutos. La solución mantiene un soporte inmediato por chat, en lugar de un sistema de tickets con un plazo de respuesta de 24 horas.  Hive cuenta con un asistente con tecnología de IA, llamado HiveMind, que puede crear artículos, responder correos electrónicos, ayudar a planificar iniciativas estratégicas e incluso gestionar proyectos. HiveMind también puede ayudar a responder preguntas y a que tus clientes obtengan la información que necesitan más rápido. 

Toda su inversión en servicio al cliente da frutos: SaaSworthy clasificó a Hive como el software de gestión de proyectos de más rápido crecimiento en 2024.

Las mejores funciones de Hive para un portal de clientes: 

• Configuración y navegación sencillas

• Paneles personalizables

• Seis vistas diferentes (vistas de Estado, Calendario, Etiquetas y Equipo, diagrama de Gantt y tablero Kanban)

• Hive Mind (el asistente de IA puede ayudar a gestionar proyectos, responder correos electrónicos y esbozar los pasos para el lanzamiento de un nuevo producto)

• Control de tiempo

• Campos personalizados y formularios

• Chat de Hive y correo electrónico nativo

• Integraciones con aplicaciones de terceros, como Dropbox, Google Drive y OneDrive

• Acceso desde el móvil

• Permisos y seguridad

• Uso compartido de archivos

• Funciones de revisión y aprobación

• Automatización y mucho más

Precios: Como el portal de clientes más asequible del mercado, Hive tiene un plan para cada equipo, desde un paquete gratuito para siempre hasta una solución Enterprise personalizable. Empieza con una prueba gratuita de 14 días hoy mismo. El plan Hive Starter cuesta $5 al mes por usuario, incluye el asistente de IA y te permite crear hasta 10 proyectos. Hive Teams desbloquea miembros ilimitados en el espacio de trabajo, además de campos personalizados, etiquetas y estados, por $12 al mes por usuario. El paquete Enterprise de Hive ofrece aún más flexibilidad, soporte y seguridad, y se puede personalizar según las necesidades de tu empresa. 

Cómo crear un portal de clientes en Hive

1. Crea un proyecto: será tu portal de clientes

• Haz clic en el Navegador de proyectos.

• Haz clic en el botón "+Nuevo proyecto".

• Agrega un nombre de proyecto y los detalles clave.

• Agrega miembros del equipo.

• Selecciona tus ajustes de edición & visibilidad del proyecto:

• Selecciona un diseño de proyecto (puedes cambiarlo después)

• Haz clic en crear y empieza a agregar acciones en tu nuevo proyecto.

1. Agrega documentos y recursos importantes relacionados con el cliente

• Sube archivos al proyecto: puedes crear tarjetas de acción para los documentos específicos que deben revisarse o firmarse. 

• Para adjuntar un archivo en la página de resumen del proyecto, ve a la sección "Adjuntos" y haz clic en "+ Agregar adjunto". Por último, para subir un archivo a un mensaje de chat, haz clic en el símbolo + a la izquierda de la barra de chat mientras escribes un mensaje.

• Puedes integrar tu almacenamiento de archivos con Hive. Accede fácilmente a tus archivos y documentos de Box, Dropbox, Google Drive y OneDrive directamente en Hive.

1. Actualiza sobre la marcha 

• Puedes agrupar los proyectos por cliente o por departamento para encontrarlos más fácilmente. Sigue estos pasos para anidar y organizar proyectos 

• Haz seguimiento del estado de las aprobaciones pendientes con los informes de aprobaciones.

¿No estás seguro de que Hive sea la mejor solución de portal de clientes para tu empresa?

Demo a pedido: solicita una demostración en vivo de Hive para ti y tu equipo

Centro de ayuda: hazles a nuestros expertos en producto todas tus preguntas

Hive University: mira tutoriales detallados de Hive a tu propio ritmo

Webinars: aprende de expertos en los webinars semanales de producto de Hive

2. Zendesk

Zendesk es un software de portal para equipos de todos los tamaños. Los clientes pueden encontrar fácilmente lo que necesitan, como documentos importantes, hacer solicitudes de soporte e interactuar en el foro de la comunidad para plantear preguntas.  Zendesk también tiene un asistente con tecnología de IA que puede sugerir artículos relevantes para resolver las dudas de los clientes y reducir las solicitudes de soporte. La herramienta ofrece funciones de informes que facilitan el seguimiento de tendencias y la mejora de las operaciones. 

Las mejores funciones de Zendesk para un portal de clientes: 

• Personalización de temas

• Analítica e informes de clientes 

• Chatbots

• Opciones de inicio de sesión único y permisos de visualización de artículos 

Precios: Zen desk no tiene un plan gratuito, pero puedes probarlo gratis durante 14 días. Su plan básico empieza en $55 por usuario al mes y su plan profesional cuesta $115 por usuario al mes. También hay un paquete Enterprise, pero tendrás que contactar a su equipo de ventas para obtener más información.

3. Copilot 

Copilot ofrece varias funciones como portal de clientes para empresas: comunicación con los clientes, pagos, uso compartido de archivos, contratos, formularios y mesas de ayuda. La plataforma es fácil de navegar y configurar, y ofrece buenas opciones de personalización que van más allá de los colores y las fuentes. Los usuarios de Copilot pueden optimizar la experiencia de sus clientes y, al mismo tiempo, agilizar su propio flujo de trabajo mediante automatizaciones. La principal desventaja es que la plataforma es costosa para las pequeñas y medianas empresas. 

Las mejores funciones de Copilot para un portal de clientes:

• Integración con herramientas de terceros como Calendy, Loom y YouTube;

• Centro de documentación centralizado 

• Funciones de organización 

• Automatizaciones

• Seguridad 

• Panel y vistas personalizables

Precios: Sin plan gratuito, Copilot solo ofrece una prueba gratuita de 14 días. Su plan Starter cuesta $29 por usuario al mes y su paquete avanzado cuesta $119 por usuario al mes. Los planes Enterprise deben tratarse con su equipo de ventas. 

Diferentes tipos de portales de clientes 

1. Portal de clientes para agencias

El software de portal de clientes para agencias funciona como un centro único para todas las marcas y los clientes que gestiona la agencia. Estos portales permiten a los equipos de la agencia hacer seguimiento del progreso, gestionar documentos y realizar fácilmente los procesos de revisión y aprobación, con acceso a recursos visuales, de audio y de texto en un solo entorno. 

1. Portal de clientes para universidades 

Las universidades usan portales de clientes para gestionar equipos internos, como los de marketing y finanzas, pero también pueden dar a los estudiantes un inicio de sesión para acceder a registros académicos específicos o comunicarse con asesores y profesores. 

1. Portal de clientes para contadores 

Los documentos financieros son archivos muy sensibles que un portal de clientes puede manejar bien. Por eso, la mayoría de los despachos contables usan un software de portal de clientes para ofrecer a sus clientes acceso seguro a estos documentos importantes y confidenciales.

1. Portal de clientes para Wordpress

Las empresas que ofrecen gestión de sitios web para sus clientes usan portales de clientes para administrar el contenido y hacer seguimiento de la analítica, además de ofrecer un sistema de tickets para las solicitudes de soporte relacionadas con su sitio web. 

1. Portal de clientes para telesalud 

La mayoría de las aseguradoras y los proveedores de salud ofrecen a sus pacientes acceso a un portal de clientes donde pueden programar citas, consultar su historial médico, solicitar la renovación de recetas y comunicarse de forma segura con sus proveedores médicos. 

Beneficios de ofrecer un portal de clientes a tus clientes y a tu equipo

1. Mejora la experiencia del cliente: gestión de documentos, colaboración y resolución de problemas más rápidas, sin necesidad de contactar al servicio al cliente.
   
   

2. Reduce los costos de servicio al cliente: los clientes podrán resolver sus propios problemas con un portal intuitivo, y tú ahorrarás dinero y el tiempo que tus equipos internos dedican al servicio al cliente. 

1. Gana eficiencia en tu flujo de trabajo: informes de estado, revisiones, aprobaciones y gestión de documentos más sencillos aceleran los procesos y optimizan los procesos de tu empresa. 

1. Destaca frente a la competencia: tu portal exclusivo debe atender de forma proactiva las necesidades de tus clientes, fortalecer tu relación con ellos y crear un vínculo que la competencia no pueda replicar.

1. Mejora la seguridad y el cumplimiento normativo: el software de portal de clientes es una fortaleza donde viven todos los documentos importantes de las cuentas de tus clientes. Ofrecerás tranquilidad a tus clientes al gestionar documentos importantes en un ecosistema digital al que solo puede acceder el personal autorizado. 

Consejos para elegir la mejor solución de portal de clientes

1. Mantenimiento sencillo 

Un portal de clientes es el centro de operaciones de tu cliente. Necesita un panel intuitivo, fácil de navegar para tu equipo y tus clientes. Como los portales de clientes reciben datos nuevos con regularidad, es clave que los usuarios puedan mantenerlo con facilidad al subir documentos o enviar solicitudes de aprobación. 

1. Integración con tu conjunto de herramientas

Habrá mucha colaboración en el portal de tu cliente, por lo que es fundamental garantizar que tus herramientas se conecten con él. Quieres compartir un archivo de Google Docs, abrir un PDF al instante o iniciar una llamada de Zoom sin complicaciones. 

1. Gestión de tareas y proyectos

La lista de tareas y el seguimiento de proyectos integrados son funciones útiles de un software de portal de clientes, especialmente al incorporar nuevos clientes. Por ejemplo, puedes guiar fácilmente a los clientes paso a paso: los videos que deben ver, los documentos que deben firmar y las acciones que deben completar para finalizar cualquier proyecto.

1. Autenticación segura

Como centro de mando de tus clientes, un portal de clientes debe garantizar que todos los datos sensibles y la información personal compartidos se almacenen de forma segura. La autenticación de dos factores al iniciar sesión es una de las funciones más importantes que debe ofrecer un portal de clientes. 

1. Notificaciones por correo electrónico & en la aplicación

Un software de portal de clientes solo puede facilitar la colaboración entre tu equipo y tus clientes de una manera: si las personas saben qué acciones deben realizar para que un proyecto avance. Puedes superar cualquier obstáculo en el proceso de comunicación si tu portal de clientes cuenta con notificaciones por correo electrónico y en la aplicación.

1. Acceso centralizado a los archivos

El uso compartido de archivos es el corazón del mejor portal de clientes. Es importante que este ecosistema centralizado también permita controlar la jerarquía y el acceso a la información. Tu portal de clientes debe poder otorgar permisos y distintos niveles de acceso a los documentos importantes. 

1. Opciones de comunicación

Las notificaciones por correo electrónico y en la aplicación no bastan para colaborar con equipos internos y partes interesadas externas. Quizás necesites aclarar algunos detalles con un cliente con rapidez, así que busca portales de clientes que ofrezcan chat y voz nativos. ¡Una charla rápida por voz puede hacer maravillas por tu productividad!

1. Funciones de autoservicio del portal

En un software de portal de clientes, los clientes deben poder gestionar rápidamente su cuenta, actualizar sus datos de contacto, sus preferencias y los ajustes de su suscripción, restablecer contraseñas, enviar un ticket, ver el estado del proyecto y subir y descargar archivos sin necesidad de contactar a soporte.

1. Automatizaciones 

El comportamiento de tu cliente en un portal de clientes puede activar fácilmente automatizaciones que mejoren su experiencia. Por ejemplo, una serie de correos de bienvenida cuando se incorporan, que les enseñen a usar el portal. Puedes crear recibos para enviar correos de recordatorio por tareas incompletas y evitar tener que perseguir la aprobación de un documento.

1. Funciones de informes

Un buen portal de clientes con funciones de informes te permite compartir conocimientos y analítica sobre las métricas de rendimiento relevantes para tus clientes.

Conclusión 

Con nuestra capacidad de obtener respuestas personalizadas en cuestión de segundos gracias al poder de la IA, la lealtad del cliente se asocia cada vez más con la eficacia con que las empresas entregan información básica, pero completa, sobre sus necesidades. Ofrecer a tus clientes acceso a un portal de clientes fácil de usar es la forma más sencilla de aumentar la retención, reducir la pérdida de clientes, fortalecer la relación con ellos, destacar frente a la competencia y reducir los costos de servicio al cliente.

¿Quieres saber más? Mira cómo estas agencias de marketing y otras empresas usan Hive como portal de clientes: 

Cómo la agencia de marketing de servicio completo WKH Solutions usa Hive para agilizar tareas

Cómo la agencia de branding TWIST Creative agilizó las aprobaciones de clientes con Hive

Cómo EMILY está haciendo crecer a cientos de pequeñas empresas con una sola herramienta

Cómo la corredora de beneficios para empleados Benefit Pro centralizó su trabajo en Hive