Por qué al creador de GTD no le gusta planificar

En 7 Hours With, exploramos las rutinas de profesionales destacados de su sector para conocer cuándo, por qué, dónde y cómo trabajan. En cada diario, veremos qué hacen en siete momentos distintos de su día. Hive es la herramienta de gestión de proyectos que impulsa a equipos ágiles en empresas como Starbucks, Google, Comcast, Anheuser-Busch, Toyota y EA Sports. ¿Quieres saber más sobre cómo Hive puede ayudar a tu equipo? Contacta aquí a nuestro equipo de ventas o prueba gratis aquí (no se requiere tarjeta de crédito). David Allen es un consultor de productividad que creó la metodología GTD (Getting Things Done). Los principios básicos de GTD incluyen un concepto llamado “mente como el agua” y la idea de que tu cerebro es el lugar para tener ideas, no para guardarlas. También es autor de varios libros, entre ellos el éxito de ventas Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Así pasa sus 7 horas.

7 a. m. - Alimentar el cuerpo y el cerebro

Me levanto entre las siete y las ocho de la mañana y tomo un vaso de agua con limón. O preparo yo el café y el agua con limón, o lo hace mi esposa. Y quien lo haga, la otra persona saca al perro a su paseo matutino (tenemos un Cavalier King Charles Spaniel). También tomo una bebida de proteína de soya para empezar el día, además de un café con nuestra prensa francesa Bodum. Luego reviso el clima: vivo en Ámsterdam y el clima aquí cambia con frecuencia. También me gusta leer al menos la portada de The New York Times en mi iPad. Luego, para activar el cerebro, juego Words With Friends: tengo unas 10 o 15 partidas en curso.

8 a. m. - Empezar el día con orden 

Un poco más tarde en la mañana suelo revisar el correo, al menos un vistazo de emergencia para ver si hay alguna urgencia o algo divertido, rápido y fácil de resolver. Revisar el correo es más o menos donde termina la planificación de mi día: el resto del día me enfoco en lo que va surgiendo y, en gran medida, hago lo que me apetece. Lo único que no sigue la corriente es que el perro tiene que salir más o menos cada cuatro o cinco horas. Lo cual es genial, porque nos lleva a un hermoso parque que tenemos cerca de casa. Siempre he sido bastante organizado, no porque sea perfeccionista, sino sobre todo porque soy flojo. Simplemente odio repetir cualquier cosa. Por eso siempre me gusta tener un espacio lo bastante despejado para poder hacer el tipo de trabajo que quiero. Al comienzo de mi carrera me atraía mucho el espacio mental despejado, tanto en las prácticas de meditación como en la exploración espiritual y las artes marciales. Después abrí mi propia consultoría, David Allen Company, tras muchos trabajos distintos. Pensé que me gustaría trabajar proyecto por proyecto. En esa época también noté que, a medida que mi vida se volvía más compleja, me preguntaba: ¿cómo mantengo el espacio despejado? Eso me llevó a desarrollar GTD. Es muy fácil que el espacio despejado se desordene cuando tienes una vida más ocupada. Quería una forma de protegerlo. Los orígenes de GTD comenzaron con un mentor que conocí en la consultoría. Ideó varias técnicas para despejar la cabeza de los ejecutivos y me enseñó a sacar la información del cerebro y a definir las próximas acciones para todo. Resultó que las técnicas con las que trabajamos para sacar cosas de la cabeza de las personas y convertirlas en acción fueron enormemente transformadoras para todos los clientes con los que trabajo. Eso resolvió el 90 % de sus problemas: solo con vaciar la cabeza y definir las próximas acciones. Les encantaba tener un sistema de confianza en el cual apoyarse. Y de pronto, quién lo diría, me encontré metido en el mundo de la capacitación corporativa. Durante 20 años ayudé a capacitar a cientos de miles de personas, solo por recomendaciones. Pero entonces no lo llamábamos GTD. No llamamos GTD a las cosas hasta que escribí el libro Getting Things Done. Era solo la abreviatura que usábamos. Se convirtió en una marca que nos superó, pero me tomó 20 años descubrir lo que había descubierto, y darme cuenta de que era único y de que nadie más parecía haberlo descubierto. Era a prueba de balas. Ese fue el inicio de GTD.

11 a. m. - Pausa para almorzar

Durante la mañana trabajo en las cosas a medida que surgen. Mi esposa y yo trabajamos juntos, y ella tiene su propio horario, así que terminamos almorzando por separado. Normalmente almuerzo temprano, lo que parte un poco el día. Es probable que el perro necesite salir otra vez en este momento, así que mi esposa o yo lo sacamos a otro paseo corto por el parque.

12 p. m. - Revisar materiales para David Allen Company 

Después del almuerzo, vuelvo al trabajo. Muchas veces mi esposa me envía materiales de capacitación de David Allen Company a los que debo hacerles una edición final. Ese tipo de trabajo llega más o menos sobre la marcha, pero con cierta regularidad. Probablemente una o dos veces al día tengo algo así que revisar. David Allen Company, mi organización que capacita a personas de todo el mundo en GTD, está representada oficialmente en 90 países, pero tenemos varios licenciatarios que cubren regiones enteras. También tenemos unos 30 capacitadores principales y, una vez que los certificamos como tales, pueden certificar a capacitadores en sus propios idiomas y regiones. Gran parte de mi trabajo en los últimos dos o tres años ha sido apoyar a los nuevos licenciatarios que quieren empezar y ganar credibilidad en sus propias regiones. Así que, hasta que llegó la pandemia en marzo, viajaba mucho. Gran parte de mis viajes eran para pasar tiempo con los nuevos licenciatarios de todo el mundo. Hacía mucha prensa, actividades promocionales y conferencias magistrales. Obviamente ya no es así, pero era una parte enorme de mi trabajo.

3 p. m. - Recargar energías con una siesta

Soy un gran fan de las siestas y del sueño en general. Muchas tardes suelo tomar una siesta de 25 minutos. Esos 25 minutos son el tiempo de siesta recomendado. Si puedes hacerlo, es mejor que una taza de café.  Si quieres saber más sobre el poder reparador del sueño, un buen amigo mío, el Dr. Theo Compernolle, de Bélgica, escribió un libro llamado BrainChains. Ha hecho mucha investigación que muestra lo importante que es el sueño. El cerebro tiene una función de archivo que necesita que se detenga el enfoque cognitivo para poder usarse, y la atención cognitiva enfocada debe detenerse lo suficiente para poder entender todo lo que está pasando. Para eso, tu cerebro necesita tiempo. El sueño es donde ocurre buena parte de todo eso. Por eso “consultarlo con la almohada” realmente funciona. Y por eso yo tomo una siesta.

7 p. m. - Reservar las noches para relajarse

Normalmente a esta hora, a la hora de la cena, mi esposa y yo nos relajamos. Vamos a Netflix y ponemos una buena película, o tomamos un buen libro y leemos. No intento hacer nada que requiera reuniones o entrevistas externas después de las cinco o las seis de la tarde, así que mi día prácticamente termina ahí. También nos gusta cocinar la cena a esta hora, y tenemos mercados orgánicos a los que vamos caminando y con los que nos mantenemos abastecidos de excelentes ingredientes.

9 p. m. - Planificar el día siguiente 

Después de ver Netflix y preparar la cena, en realidad empiezo a planificar el día siguiente. Lo primero que hago antes de acostarme es mirar mi calendario del día siguiente, o quizá de los próximos dos o tres. Reviso mi agenda y evalúo el “paisaje duro”. El paisaje duro son los compromisos externos que tengo, las cosas a las que debo presentarme, como esta entrevista. Y cualquier “obligación” del día. Si tengo que enviar un paquete por FedEx el viernes en algún momento del día, eso también está en mi calendario. Si lo piensas como metáfora, el paisaje duro son las estructuras de tu jardín. El paisaje blando serían las plantas que cambias de lugar. El paisaje duro es importante para mí porque me dice cuánto puedo dormir: soy un gran fan del sueño. Así que me encanta dormir todo lo que puedo. Eso me da una idea de la estructura alrededor de la cual trabajo, porque, en general, planifico lo mínimo indispensable. Una vez que termino de revisar las acciones del día siguiente, mi día oficialmente ha terminado.