¿Qué es un barrido mental?

David Allen, consultor de productividad, fue pionero de un método de gestión del tiempo conocido simplemente como “Getting Things Done”. En su libro del mismo nombre, explora los elementos de la metodología, entre los que existe un concepto conocido como “el barrido mental”.

Si te sientes abrumado con frecuencia, el concepto del barrido mental tiene el potencial de cambiarte la vida. Te permite tomar el control y recuperar el orden, la paz y la tranquilidad.

¿Qué es la metodología GTD?

El método Getting Things Done (GTD) es actualmente uno de los sistemas de productividad más populares del mercado. Su sistema eficiente te permite despejar tu mente de todo lo que ocupa tu atención y concentrarte exclusivamente en lo que de verdad es importante. Esto te permite hacer más trabajo y hacerlo de la manera más eficiente posible.

Uno de los principios que más destaca David Allen en su libro es que el cerebro debe usarse para lo que se le da bien: pensar, analizar y crear. Cuando dejas de usar tu cerebro para almacenar información y recuperarla, puedes liberar mucha energía mental para dedicarla a actividades de alta recompensa y prioridad.

GTD ayuda a ordenar todo lo que tienes que hacer y a registrarlo en un sistema de confianza para que puedas encargarte de ello más adelante, en tus propios términos. Una vez hecho esto, tu cerebro por fin podrá descansar y funcionar como fue diseñado, lo que da lugar a buenas ideas. David Allen llama a este estado natural y eficiente “mente como el agua”.

“Mente como el agua” es un estado de claridad mental. Imagina estar en un estado en el que nada improductivo te agobia. Podrías dedicar todo tu tiempo y tu atención a la tarea que tienes entre manos, sin distracciones. Estarías presente y atento. Esto es lo que el barrido mental busca ayudarte a lograr.

¿Cuáles son los pasos básicos de GTD?

La metodología GTD tiene cinco pasos básicos. Son los siguientes:

Capturar

A todos se nos ocurren grandes ideas en distintos momentos. Muchos olvidamos anotarlas. Como nuestro cerebro está hecho para generar ideas y no para almacenarlas, estas ideas brillantes terminan perdiéndose en el camino.

De igual manera, hay muchísimas cosas que tenemos que hacer en un día o en una semana, pero la falta de planificación suele dejarlo todo hecho un desastre. Terminamos lanzándonos a hacer la primera tarea que vemos y dejamos las demás tareas importantes en espera para siempre.

Por eso es importante capturarlo todo. Puedes hacerlo con notas físicas o digitales, como prefieras. Asegúrate de tener esas notas a tu alcance en todo momento, para saber qué hacer a continuación.

Aclarar

Una vez que hayas reunido todo, deberás ver si todas esas ideas merecen un lugar en tu archivo de ideas. Si no te detienes a aclarar, tus ideas pueden acumularse y será más difícil procesarlas.

Si la idea no es “accionable”, decide si la eliminas de tu espacio, la guardas como referencia o “la dejas en espera”.

Organizar

La organización es clave en la metodología GTD. ¿Sabes cómo las carpetas que compramos traen distintas etiquetas que podemos colocarles y que nos ayudan a separar bien las cosas? Esta parte de la metodología es básicamente eso.

Mira lo que has reunido y clasificado como importante, y averigua a qué categoría pertenece. Puede ser algo importante, algo que puedes hacer un poco más tarde o incluso algo que no requiere tu atención en absoluto.

Reflexionar

Una de las razones por las que el método GTD no funciona para todos es que las personas no reflexionan ni revisan. No funcionará si sigues haciendo listas y no vuelves a ellas para ver qué se ha completado y qué sigue pendiente.

Limpia y actualiza tus listas. Revisa con constancia y sigue haciendo los ajustes necesarios. Esto te da cierto control sobre tus tareas y sobre tu vida en general.

Actuar

Las personas más productivas ya saben qué van a hacer el resto del día. Este último paso tiene que ver con eso. Es muy fácil de ejecutar, sobre todo si seguiste el paso anterior y ya tienes todo bajo control.

Solo mira tu lista y empieza a trabajar en las tareas. Si tus listas son claras y todas tus actividades están organizadas en los contenedores correctos, esto no será difícil de lograr.

Cómo hacer un barrido mental

La idea detrás del barrido mental es identificar todo lo que requiere tu atención o que puede filtrarse y afectar otras áreas de tu vida. Esto incluye cosas que te roban la concentración, que no te dejan hacer bien tu trabajo, etc.

Cuando identifiques estas cosas, te darás cuenta de que hay asuntos en tu cabeza sobre los que no has hecho nada. Con más frecuencia de la que crees, esto está relacionado con cierto grado de inconclusión o de procrastinación. Mientras las cosas sigan acumulándose, no hay manera de que se hagan. Pero no te preocupes. Puedes empezar a avanzar con estas acciones mediante un barrido mental.

Para empezar:

• Busca el lugar adecuado: Para hacer un barrido mental, primero debes encontrar el lugar ideal. Elige un sitio, una habitación o un espacio que sea tranquilo, que te deje pensar y que no ofrezca distracciones.

• Anótalo: Hacer una lista a menudo puede causar ansiedad, pero también puede ser una excelente forma de despejar la mente. Puedes empezar con una hoja de papel en blanco, programar un temporizador de 10 minutos y escribir cada tarea sin terminar que te esté causando ansiedad en este momento. Empieza por el proyecto en el que vas más atrasado. Garabatea cada pequeño pensamiento que te haga estremecer, detenerte, darle vueltas, etc. Como estos son los procesos responsables de los problemas en tu cerebro, necesitas sacarlos. Incluso puedes escribir cada pensamiento en una hoja distinta y considerarlo un vaciado completo de tu cerebro. ¿No te gusta escribir a mano? También puedes grabarte en un dispositivo digital.

• Pon todo en tu bandeja de entrada: La bandeja de entrada es donde puedes guardar todas las listas o cualquier otro material que hayas reunido o creado. Puede ser una bandeja o carpeta física, o incluso un proyecto digital en Hive. La función más valiosa de una bandeja de entrada es que no tienes que pensar en una tarea en particular hasta que estés listo para hacerla. La bandeja de entrada también te da una idea clara de lo que debes hacer, para que no se te olvide.

Una vez que hayas reunido todo en tu bandeja de entrada, puedes decidir cómo actuar sobre cada elemento con unos pocos pasos clave. Si los elementos no son accionables, puedes moverlos a la sección “Papelera”. Si es una tarea que toma menos de dos minutos, lo mejor es empezar de inmediato; y si toma más, puedes clasificarla en otras categorías que te ayuden a orientar tu enfoque. Todo esto es sencillo y fácil de hacer en Hive. Dentro de la aplicación, puedes crear un proyecto titulado “Barrido mental” y usar la vista Kanban para ordenar las tareas en “Bandeja de entrada”, “Accionable”, “Papelera” y “Hecho”, lo que te ayudará a ver cuáles son pendientes reales, cuáles son irrelevantes y a dar seguimiento a las que ya completaste. Esta es una excelente ilustración de Hamberg.no que muestra el flujo de trabajo del método GTD y del barrido mental, y lo que ocurre una vez que tienes cosas en tu bandeja de entrada.

Imagen vía Hamberg.no[/caption]

En resumen

Sabemos que el trabajo es estresante. Hay un millón de razones por las que tantos de nosotros pasamos por ansiedad, estrés, pánico, depresión y otros problemas de salud mental relacionados con el trabajo, la escuela, los asuntos del hogar, etc.

En estas situaciones estresantes, el barrido mental puede ser una gran ayuda. Te da un objetivo y una perspectiva claros, y te permite ver las cosas con una luz fresca y novedosa. Con frecuencia nos estresamos por cosas que no son tan importantes, y el barrido mental ayuda a ponerlas en su justa dimensión.

Si te encuentras estancado en medio de un caos que necesita organizarse, el barrido mental es una estrategia que vale la pena considerar. Repasa todo lo que requiere tu atención, anótalo y mira cuáles debes atender y completar primero. Poco a poco te verás avanzando en todas las tareas y, con el tiempo, todo el estrés acumulado empezará a desaparecer.