Los estereotipos generacionales al escribir correos y cómo superarlos

El correo electrónico. Una gran solución para comunicarse cuando hay poco tiempo. Lo más parecido a un mensaje de texto, a menudo preferible a una llamada, y algo de lo que todos recibimos demasiado cada día. Anuncios y correo basura, boletines, correos de trabajo y correos personales.  La forma en que cada uno maneja el correo es otra historia. De hecho, un video reciente de Matt Buechele en TikTok aborda las diferencias generacionales únicas en la comunicación por correo. Matt es conocido por crear videos breves mientras se traslada por Nueva York, sobre distintos matices del lugar de trabajo y observaciones agudas. Como siempre, su análisis de cómo cada generación maneja el correo da en el blanco.  A continuación encontrarás el análisis de Buechele y algunos consejos para manejar los correos profesionales en el trabajo.

1. Baby Boomers 

Explica Matt: “Si le escribes un correo a un boomer, te responderá simplemente llamándote por teléfono. Esa es más o menos su jugada.” Cuando escuché por primera vez este análisis tan honesto, me morí de risa. Cuando converso con mi abuela por correo y se vuelve demasiado largo para ella, me llama directamente y me pide que le repita, básicamente, todo lo que le escribí. Ella es capaz de leer mis ideas y escribir una respuesta, pero parece que simplemente no le interesa. ¿Y qué pasa con los Baby Boomers en el trabajo? Noto que las personas de generaciones mayores prefieren la brevedad en la comunicación escrita. Si no vas directo al grano, a menudo te llamarán para hablar del contenido del correo. Incluso si eres breve, quizás descubras que una llamada es su mejor método de comunicación, porque es algo a lo que se acostumbraron y con lo que se sintieron cómodos desde temprano.  Aunque un enorme 95 % de los Baby Boomers admite usar el correo en su vida personal, solo alrededor de ⅓ de los trabajadores de esta generación depende de su bandeja de entrada para trabajar. Valoran ser directos al comunicarse, un rasgo admirable, y por eso se les identifica como personas que prefieren primero la interacción cara a cara, seguida de una llamada telefónica. Si eres Baby Boomer, o cualquier persona, que todavía intenta adaptarse al correo y a los mensajes SMS en el trabajo, estos métodos de comunicación tienen varias ventajas. No requieren conversación trivial ni charla de cortesía, como la mayoría de las conversaciones en persona, lo que te deja más tiempo en el día para atender cualquier tarea pendiente.  Tener todo por escrito, sobre todo en un correo o a través de un sistema de mensajería del trabajo, también te ayuda a conservar comprobantes de lo que se comunicó a un cliente, a un equipo o a un colega. Así tendrás elementos para buscar y consultar si surge alguna duda o si no recuerdas bien una conversación que tuviste.

2. Generación X 

“La Generación X es como el EE Cummings del correo, porque ninguno de sus correos lleva puntuación, las oraciones empiezan con minúscula y hay un montón de párrafos de una sola oración. Y su firma de correo siempre dice: ‘Enviado desde mi iPhone’. O sea, siempre escriben desde el teléfono. O peor aún, dice: ‘Enviado desde la cajita mágica de mi bolsillo’.” Aunque esto no es cierto para todos los integrantes de la Generación X, quien sea descuidado con la puntuación debería tener un poco más de cuidado en los correos profesionales. Un par de errores gramaticales aquí y allá no se juzgarán con dureza, pero convertirlo en hábito puede hacer que un correo sea difícil de leer y que se vea demasiado poco profesional en muchos entornos. El autocorrector y extensiones del navegador como Grammarly pueden eliminar este problema casi por completo. ¿Y la firma del correo? Lo entendemos. Ser ingenioso tiene su gracia. Pero en los correos de trabajo, tu firma debe ser profesional con solo un toque de personalidad. Debe incluir información como tu nombre, tu cargo y la empresa donde trabajas. Pero a veces las firmas de correo también tienen que ver con el reconocimiento de marca. Indeed tiene excelentes consejos sobre cómo crear la firma de correo perfecta, ya seas estudiante, freelancer, emprendedor o trabajes en el mundo corporativo. 

3. Millennials  

“Los millennials, de alguna manera seguimos siendo los peores, porque estamos tan cargados de ansiedad que, si en el correo hay aunque sea una persona medianamente importante, nos sentamos frente a la computadora, jamás lo enviamos desde el iPhone porque necesitamos redactarlo, llamar a la caballería y mandarle una captura de pantalla a nuestro mejor amigo para preguntarle: ‘¿Está bien… o debería quitar algunos de los signos de exclamación después de cada maldita oración?’” Como millennial, nunca había oído una afirmación más cierta. Siempre estoy creando borradores y agregándoles cosas, y los guardo para después si no tengo a alguien a mano que valide mi redacción o la forma en que está armado el correo, o si necesito hacer una búsqueda de correo electrónico para encontrar la dirección correcta. Pasamos muchísimo tiempo en nuestras bandejas de entrada, unas 6.4 horas al día, y somos (probablemente) los más apegados a ellas. Ese tiempo se va en analizar de más los correos enviados y recibidos, en preguntarnos si dijimos lo correcto y en crear sistemas para organizar nuestras bandejas. Si algo deberían hacer los millennials es poner límites a sus hábitos con la bandeja de entrada. Si trabajas en un horario regular de 9 a 5, intenta mantenerte lejos de esa bandeja fuera del horario laboral normal tanto como puedas. Si no estás en el estado mental para redactar respuestas, intenta mantenerte lejos de la bandeja también.  Aunque es importante revisar el correo durante el día, intenta limitarte a una vez por hora o menos, y quédate solo unos 10 minutos. Así te aseguras de ser proactivo con el resto de tu trabajo en lugar de reactivo ante cosas que quizás todavía no necesiten prioridad. 

4. Generación Z 

“Y luego la Generación Z es complicada porque no tenemos suficientes datos sobre ellos. En realidad no estoy del todo convencido de que usen el correo. Creo que la única vez que han enviado uno es cuando tienen que pedirle a un profesor una prórroga para un trabajo.” Sin duda ha habido una disminución en el uso del correo a medida que la Generación Z crece. Esta generación prefiere la mensajería rápida, como la que ofrecen Slack, Zoom y otras herramientas. De hecho, solo alrededor del 14.4 % de la Generación Z usa su correo para el trabajo.  ¿La buena noticia? Estos sistemas de mensajería vienen integrados en la mayoría del software y la tecnología corporativa de gestión de proyectos, así que las opciones de comunicación escrita parecen infinitas. Pero asegúrate de que tu perfil en el sistema de mensajería tenga toda la información necesaria, para que pueda servir como tu firma de correo cuando no vives en tu bandeja de entrada. Si todavía estás en el ámbito académico, aquí tienes algunos consejos divertidos para actualizar tu firma de correo y tener éxito.  Ya sea que prefieras los textos largos, los correos breves o las llamadas, siempre es divertido ir contra la corriente e intentar desafiar los estereotipos. Si te identificas con alguna de las categorías anteriores, prueba algo nuevo para darle chispa a tu correspondencia profesional. Sorprende a alguien con una respuesta bien pensada, incluye un GIF cuando corresponda, o incluso aprende a gestionar tus correos para reducir el estrés.