Cómo dominar el método Inbox Zero para gestionar mejor tu correo

Un estudio de Superhuman muestra que el 22 % de los trabajadores remotos quiere renunciar solo porque recibe demasiados correos. Pero, en realidad, el correo es una herramienta para mejorar la comunicación en tu lugar de trabajo, no una molestia agobiante. Si te cuesta controlar tu correo, prueba el método Inbox Zero. No se trata solo de mantener al mínimo la cantidad de correos: se trata de reducir el tiempo y la energía mental que dedicas a tu bandeja de entrada para que puedas volver al trabajo.

¿Qué es el método Inbox Zero?

El método Inbox Zero es una estrategia de gestión del correo que busca mantener tu bandeja de entrada siempre libre de mensajes nuevos sin abrir. Creado por Merlin Mann, experto en productividad, el método Inbox Zero tiene más que ver con cuánto espacio mental ocupa el correo en un empleado que con la cantidad real de correos en tu bandeja.

Mann afirma que tu bandeja de entrada no es como una lista de “pendientes” y que no debería ser una nube oscura que cuelga todo el tiempo sobre tu cabeza. Tu vida está llena de bandejas de entrada, ya sean correos, mensajes de texto, mensajes de redes sociales o cualquier otra cosa. Estos medios de interacción son solo un medio para un fin: hacer tu trabajo.

“Pregúntate: si dedico tiempo y atención a tantas bandejas de entrada distintas, en tantos lugares y a tantas horas, ¿de verdad sorprende que esté muy estresado?”, dijo Mann a Wired UK.

¿Cómo aplico el método Inbox Zero?

El método Inbox Zero consiste en reservar dos o tres momentos al día para revisar tu correo. Un estudio reciente de la Universidad de Columbia Británica afirma que revisar el correo tres veces al día es en realidad lo ideal, ya que reduce el estrés tan bien como una meditación diaria. Cada correo nuevo que recibes debe tener una acción asignada, de modo que al final de cada sesión no te queden correos nuevos por revisar.

En cuanto a las acciones, tienes cuatro opciones para responder a cada correo: eliminar, delegar, aplazar o hacer.

1. Eliminar

Eliminar un correo es lo más sencillo que puedes hacer: si no es esencial, simplemente deshazte de él. Esto no es solo para el spam o los correos de marketing, aunque esos son los más fáciles de eliminar. También aplica a los correos que no necesitas consultar de nuevo, a los que no requieren ninguna acción de tu parte, o incluso a los envíos masivos de otros departamentos que no te competen. Puedes mejorar aún más este proceso buscando el mejor servicio de verificación de correos para asegurar la legitimidad del contenido de tu bandeja. Esto añadirá una capa extra de seguridad y eficiencia en la gestión de tu correo. Puedes reducir la necesidad de eliminar correos si limpias tus suscripciones a correos de marketing o boletines que no lees. También ayuda entender qué envíos masivos son importantes y cuáles no te aplican. Si te facilita la limpieza de tu bandeja, puedes enviar automáticamente a la carpeta de correo no deseado los mensajes de ciertos remitentes, lo que reducirá el tiempo que dedicas a eliminar.

2. Delegar

Luego, en lugar de solo eliminar correos, puedes delegarlos a tus compañeros de equipo. No necesitas ser gerente para delegar, siempre que lo hagas con criterio, y si no tienes la respuesta que busca la otra persona, no temas pedir ayuda. Después, puedes archivar el correo o eliminarlo por completo. Sin embargo, cuando delegues, ten consideración con las personas que involucras. No le pases algo a la siguiente persona solo porque no sabes qué hacer con el correo o no tienes ganas de encargarte. La persona a quien se lo pasas podría tener una bandeja el doble de saturada que la tuya, y la opinión que le pides podría ser innecesaria.

“Todos están desbordados. Mucha gente simplemente le pasa las cosas a la siguiente persona, y pone en copia y en copia oculta, o llama, y así genera este volumen de cosas”, dijo Mann a Wired UK. Pero aunque mantengas limpia tu bandeja, estás saturando la de otra persona, así que sé considerado antes de reenviar un correo solo para quitártelo de encima.

3. Aplazar

Otra opción del método Inbox Zero es aplazar. Es posible que no puedas responder el correo que recibes en ese momento porque esperas la respuesta de alguien más, tu agenda está en cambio constante o te faltan datos por calcular. También pueden enviarte un correo con un archivo adjunto que necesitarás después o con información necesaria sobre un proyecto o un cliente. Pero no lo dejes simplemente en tu carpeta de correo antigua, juntando polvo. Clasifica tus mensajes de forma intencional en carpetas nuevas.

Puedes nombrar tus carpetas de varias maneras para organizar y agilizar el proceso de respuesta. Una opción es organizarlas por fecha límite, para saber exactamente cuándo debes responder. También puedes adquirir el hábito de organizar los correos por proyecto, remitente o el motivo por el que los pospusiste, como “programación”, “referencia” o “archivos para un proyecto próximo”. Luego, si necesitas preparar una respuesta, añade la tarea vinculada al correo a tu lista de pendientes y vuelve a ella más tarde.

4. Hacer

Por último, el método Inbox Zero exige que respondas los correos en cuanto los recibes. Sin embargo, para avanzar por tu bandeja con la mayor eficiencia posible, debes cuidar de no dedicar demasiado tiempo a cada consulta. No dejes que la idea abrumadora de perfeccionar cada palabra te impida enviar un correo. Lo bueno, si breve, dos veces bueno, así que no tienes que ser extenso ni florido en cada respuesta: a veces, una respuesta directa de dos frases basta.

En definitiva, el método Inbox Zero es una gran forma de gestionar tu correo entrante y mantener fluida tu comunicación. También es una gran forma de mejorar la productividad de los trabajadores remotos, que pueden recibir muchos más correos que quienes trabajan en una oficina tradicional. Recuerda que un correo es una herramienta de comunicación, no un trabajo en sí mismo. Aunque responder correos sea parte de tu trabajo, ciertamente no es todo lo que haces, así que usa técnicas que conviertan tu bandeja de entrada en una ayuda y no en una molestia.

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