Las 5 mejores integraciones de Google Drive para gestionar tu flujo de trabajo en 2024

Mantenerse al día con los entregables y las tareas pendientes en un equipo grande es la clave del éxito cuando trabajas en grupo o dentro de una organización más grande. Uno de los componentes más importantes es asegurarte de que los archivos importantes, los memorandos, las propuestas de diseño y otros documentos se compartan en un espacio común y que cualquier persona del equipo pueda acceder a ellos fácilmente. Esto no solo ayuda a gestionar el flujo de trabajo, sino que también puede mejorar la moral del equipo en general, ya que todos tienen acceso a los mismos documentos e información. Una de las herramientas más extendidas y sencillas que usan las organizaciones para almacenar y compartir documentos es Google Drive, y por eso alcanzó mil millones de usuarios el año pasado. Google Drive es fácil de aprender y de empezar a usar, pero ofrece una cantidad sorprendente de herramientas para que los equipos gestionen sus archivos de forma colaborativa y sin complicaciones.  Incluso si solo usas Google Drive para almacenar archivos, poder especificar el acceso y crear carpetas compartidas en unos pocos clics te da un control preciso sobre quién puede ver ciertos archivos y quién no, lo que ayuda a tu equipo a concentrarse en los materiales y la tarea en cuestión. Drive también te permite editar archivos en línea de forma dinámica con varias herramientas de procesamiento de texto totalmente compatibles con MS Office. Además, con los permisos de acceso por niveles de Google Drive, es fácil que varios usuarios colaboren en un documento u hoja de cálculo al mismo tiempo. Incluso puedes resaltar y anotar documentos si quieres proponer cambios que no sean permanentes. No es de extrañar que Google Drive se haya vuelto una parte clave de nuestra cultura de trabajo.  Con eso en mente, ¿cómo podemos integrar otras de nuestras aplicaciones de productividad favoritas en nuestro flujo de trabajo de Google Drive? Algunas aplicaciones se integran de forma nativa y, con la ayuda de potentes herramientas de automatización como Zapier o Hive Automate, puedes habilitar aún más integraciones de Google Drive en pocos clics. Sigue leyendo para conocer algunas de nuestras integraciones favoritas de Google Drive que te ayudarán a ser productivo, a comunicarte mejor y a trabajar con más eficiencia.

1. Hive

Hive es una herramienta líder de gestión de proyectos creada pensando en las integraciones y la facilidad de uso. Hive se puede integrar con Google Drive de forma rápida, eficiente y de varias maneras útiles.  Con Hive y Google Drive trabajando juntos, puedes iniciar fácilmente un flujo de trabajo y poner en marcha una acción a partir de la llegada de un archivo nuevo. Ya sea una propuesta de diseño, una factura, una nueva propuesta comercial o una sugerencia de diseño, Hive y Google Drive trabajarán juntos para poner todo en marcha y que tu equipo lo retome de inmediato, sin necesidad de ponerlo al tanto, lo que te ahorra tiempo y dinero. Una vez establecido el flujo de trabajo, solo queda completar los detalles necesarios más adelante. Así que, si quieres acercar Google Drive a tu entorno de trabajo, considera adoptar la plataforma de gestión de proyectos creada en torno a las integraciones con terceros, para evitar las limitaciones y molestias que a veces ofrecen otras plataformas. Para habilitar la integración de Hive con Google Drive, visita tu página de Hive Apps, haz clic en Google Drive e ingresa los datos de inicio de sesión de tu cuenta de Google. Si el control deslizante está a la derecha, Google Drive ya está vinculado a tu cuenta de Hive. Cómo obtenerla: Disponible dentro de la aplicación Hive. Empieza a usar Hive ahora con una prueba gratuita de 14 días.

2. Slack

Ah, Slack. La herramienta de comunicación de oficina conocida en todo el mundo. ¡Un favorito de la gente! Con una configuración mínima, puedes sincronizar Google Drive y Slack para publicar un mensaje totalmente personalizable en un grupo específico de Slack cada vez que haya un cambio de archivo en una carpeta compartida designada. Esto es útil porque ofrece un historial de archivos en tiempo real dentro de un cuadro de chat, con los ajustes de actualización que ya tengas en Slack. También puedes configurar esta integración para que publique como un anuncio, o incluso como un mensaje privado si quieres vigilar las cosas más de cerca. El siguiente paso es configurar todo para que puedas buscar directamente tus archivos de Google Drive en Slack y que se publique un mensaje automático con un enlace directo al archivo indicado. Esto te permitirá encontrar y abrir el archivo exacto que buscas sin tener que cerrar Slack y abrir Google Drive manualmente. Cómo obtenerla: Instala la aplicación Google Drive en Slack

3. Trello

Desde la perspectiva de un proyecto de equipo más específico, otra integración de Google Drive que conviene considerar es la de una aplicación como Trello. Algunas integraciones de fácil acceso incluyen crear automáticamente tarjetas de Trello a partir de los archivos guardados en una carpeta específica, lo que te da la oportunidad de mover un archivo rápidamente y crear de inmediato una lista de tareas por hacer. También puedes hacerlo a la inversa si usas Trello con más intensidad y usas Drive principalmente para respaldar tus datos. Cada vez que crees una tarjeta o un tablero nuevo de Trello, puedes configurarlo para que se cree una carpeta en Google Drive. Si usas Trello para mantener organizado a tu equipo, integrar ambas herramientas claramente puede ayudarte a reunir y gestionar tus recursos. Cómo obtenerla: Agrega la opción Google Drive Power Up a tu panel de Trello

4. HelloSign

HelloSign es una forma sencilla de firmar documentos en línea: los documentos firmados son legalmente vinculantes y se pueden completar en minutos. HelloSign es especialmente útil para quienes trabajan de cara al cliente y manejan información confidencial o acuerdos de confidencialidad. HelloSign y Google Drive funcionan juntos con facilidad. Simplemente sube un archivo a Google Drive, selecciona ese archivo y usa HelloSign para agregar tu firma, la fecha o una marca de verificación. Además, puedes firmar un archivo en varios formatos, como PDF, Word o Excel. Por su parte, otra plataforma de firma de documentos, CocoSign, permite a las partes firmar cualquier documento en línea desde todo tipo de dispositivos electrónicos, incluidos teléfonos inteligentes, computadoras y Mac, con sus servicios de firma electrónica fáciles de usar. Cómo obtenerla: Integración de HelloSign con Google Drive

5. Evernote Business

Evernote Business funciona como una especie de pizarra digital: almacena información sobre tareas y proyectos para distribuirla entre los equipos. Si usas Evernote Business, hay excelentes integraciones disponibles para ayudarte a gestionar tus proyectos, entre ellas la integración con Google Drive. Con unos pocos pasos sencillos, puedes designar una carpeta de Google Drive como carpeta de Evernote Business y tu espacio de Evernote se llenará automáticamente con la información relevante, así que no tendrás que dedicar nada de tiempo a repetir información que ya escribiste. Desde el punto de vista del respaldo, esto también se puede hacer a la inversa: simplemente define tu carpeta de Evernote en Drive y, cada vez que crees una nota, se publicará y almacenará automáticamente en Google Drive. Quizá lo más útil es que también puedes aplicarlo a tus archivos adjuntos, así que, si pasas mucho tiempo trabajando en Evernote Business y manejas muchos archivos adjuntos importantes, puedes respaldarlos automáticamente. ¿Qué tal esa tranquilidad?  Cómo obtenerla: Descarga la integración de Google Drive para Evernote

¿Hay otras integraciones de Google Drive que te encanten para la productividad y la gestión de proyectos? Cuéntanoslo en los comentarios.