6 técnicas de toma de decisiones en grupo que te ahorrarán tiempo en las reuniones

Levanta la mano si alguna vez has estado en una reunión que se alarga, no termina en decisiones concretas ni próximos pasos y requiere otra reunión para continuar la conversación. Es lo esperable: es muy difícil tomar decisiones en grupo, así que hay varios aspectos que considerar para dominar la toma de decisiones grupal en las reuniones. “En mi opinión y mi experiencia, las personas no se escuchan entre sí en las reuniones, y por lo general se trata más de imponer su punto de vista que de entender a los demás”, dice Marjan Najafi, CEO y cofundadora de Qyro.io, una galardonada empresa suiza que ofrece soluciones de bienestar mental para líderes empresariales. “Esto hace increíblemente difícil llegar a un consenso y hace perder mucho tiempo a todos. También genera mucha tensión en la dinámica del equipo”. Según ella, como la forma en que gestionamos y lideramos está evolucionando hacia una más inclusiva y menos jerárquica, es más importante que nunca trabajar las habilidades y tácticas de toma de decisiones. “Esto es absolutamente clave, dado que la definición de liderazgo está cambiando de lo jerárquico y vertical a algo más inclusivo”. Por eso, una toma de decisiones eficaz es buena tanto para los equipos como para las organizaciones, y además es algo que puedes cultivar de forma intencional. Por suerte, no tienes que esperar un consenso para tomar decisiones en las reuniones de grupo. Prueba con tu equipo las seis técnicas de toma de decisiones en grupo que verás a continuación.

1. Un minuto para llegar

¿Qué tal si usas el primer minuto de la reunión para centrarte, en lugar de ir directo al grano?

“Puede sonar contradictorio, pero los estudios han demostrado que es extremadamente eficaz. Se llama ‘un minuto para llegar’. Es una técnica de atención plena que ofrezco a mis clientes como coach ejecutiva”, cuenta Najafi.

A medida que las personas entran a la sala de reuniones, invita a los participantes a dedicar un minuto a enfocar su atención en la respiración, para que el cuerpo y la mente se asienten y se concentren en la actividad que está por comenzar. “Aunque solo toma un minuto, rinde mucho. Las personas terminan escuchándose mejor y siendo mucho más conscientes de su entorno. Las decisiones también se pueden tomar con mucha más eficacia”.

2. Impacto, no intención

Najafi también recomienda otra técnica de atención plena a la que llama “impacto, no intención”. Es especialmente útil cuando suben las tensiones en torno a una decisión.

“Cuando notes que te sientes molesto o frustrado con alguien, haz una pausa y trae a tu mente la frase ‘impacto no es intención’. Usa [este mantra] como recordatorio de que probablemente hay más en la historia y para sentir curiosidad por lo que hay detrás de lo que sientes. Además, revisa los lentes de contenido, sentimientos e identidad que pueden estar guiando la conversación”.

En otras palabras, separa tu percepción de una situación de la situación en sí. Observa las experiencias personales y las emociones que pueden proyectarse sobre la conversación desde todos los lados. Y asume siempre la intención positiva de tus compañeros.

Este enfoque consciente puede ayudarte a mantener el foco en lo más importante: tener una discusión productiva que lleve a una decisión.

3. Toma de decisiones por consentimiento

La sociocracia es un sistema de gobernanza basado en crear entornos psicológicamente seguros y organizaciones productivas, y da más peso al consentimiento que al consenso, lo cual puede inspirar tu forma de tomar decisiones en reuniones. “¿Cuál es la diferencia? ¡Es un pequeño ajuste con grandes implicaciones! Así funciona. Imaginemos que hay una propuesta sobre la mesa y el equipo la está discutiendo. En lugar de preguntar ‘¿Todos estamos de acuerdo en que debemos hacer esto?’, pregunta ‘¿Hay alguna objeción para hacerlo?’ o ‘¿Hay alguna razón para no hacerlo?’”, explica Ted Rau, líder de operaciones de Sociocracy For All.

“La diferencia es que quienes tal vez prefieran otra idea aun así pueden decir que sí a la propuesta porque, si son honestos consigo mismos, podría funcionar igual de bien. De ese modo, no nos quedamos atrapados en complacer a todos, algo que toma mucho tiempo y desgasta a los equipos”.

Rau sugiere obtener una respuesta de todos. En lugar de solo preguntar al grupo y esperar comentarios, recorre la sala y establece contacto visual o verbal con cada integrante del equipo. Pregúntales si tienen objeciones e invítalos a cuestionar la propuesta.

“Si nadie tiene objeciones y a todos se les ha preguntado, es mucho menos probable que después alguien socave el plan de acción”, dice. “Pero esto solo funciona si has creado un entorno psicológicamente seguro donde las aportaciones de las personas sean realmente bienvenidas. De lo contrario, es pura fachada, y todos lo saben”.

4. Lluvia de ideas sin interrupciones

Otra técnica de toma de decisiones en grupo inspirada en la sociocracia es hacer una sesión de lluvia de ideas, pidiendo a cada persona que hable por turnos y evitando las interrupciones a toda costa.

“No se permiten interrupciones y cada persona tiene su turno. Con un poco de orden, puedes eliminar el ruido y llegar a las ideas sustanciales”, dice Lau. “El típico ir y venir entre integrantes del equipo a menudo solo hace perder tiempo y desanima a las personas a poner sus ideas sobre la mesa”.

Luego, haz una segunda ronda y pide a una persona que redacte una propuesta a partir de las ideas discutidas y la traiga de vuelta para recibir comentarios la próxima vez, o haz una propuesta en el momento. Por último, pregunta si hay objeciones, usando el método de consentimiento descrito arriba. “Se puede llegar a una decisión en 10 minutos, con cada aportación yendo directo al punto y sin dejar fuera ninguna idea”, según Lau.

5. Pros y contras

De las técnicas de atención plena a los sistemas organizativos progresistas, los métodos anteriores son menos comunes. Pero la buena y vieja lista de pros y contras también puede hacer maravillas cuando intentas tomar una decisión en una reunión de grupo.

“Me parece muy eficaz para tener una visión clara de las ventajas y desventajas de una decisión que hay que tomar. También ayuda mucho a que el resto del grupo vea por qué elegirías, o no, una decisión determinada”, dice Taylor Ryan, orador público, emprendedor serial y CEO de la agencia de marketing Klint.

6. Votación múltiple

A Ryan le gusta combinar los pros y contras con un enfoque de votación múltiple, en el que hay varias rondas de votación hasta eliminar las opciones menos favorecidas. “Lo uso cuando hay muchas opciones distintas que considerar. Es una excelente manera de eliminar de forma justa un montón de opciones hasta quedarse con unas pocas”, dice.

“Cuando solo quedan unas pocas, puedes usar los pros y contras de cada una para llegar a una decisión final. Las dos técnicas anteriores pueden parecer simples, pero son muy eficaces cuando se combinan”.