¿Está tu equipo listo para 2023? 7 formas de lograr su máxima productividad

2022 ya arrancó a toda marcha y debes estar listo para hacer de este tu mejor año. Tu empresa dependerá de su equipo para tener éxito, así que invertir en ese equipo debe ser la prioridad.

Si quieres aumentar la eficiencia (y, con ella, tus ganancias), la productividad en el lugar de trabajo es un área en la que debes enfocarte. ¿Sabías que el trabajador promedio es productivo poco menos de tres horas al día? Si consideras que a la mayoría de las personas les pagan por ocho horas completas, queda claro que se desperdicia una cantidad significativa de tiempo y dinero. Una forma de aumentar la productividad es encontrar nuevas maneras de involucrar a tus empleados. Los integrantes del equipo comprometidos pueden aumentar las ganancias hasta en un 21 %.

Si los integrantes de tu equipo no son tan productivos como deberían, hay estrategias que puedes usar para apoyarlos.

¿Quieres un lugar de trabajo más eficiente y comprometido en 2022? Estas son siete formas de lograr que la productividad de tu equipo llegue a su máximo nivel.

1. Define metas

Si quieres que tu equipo sea productivo, necesitará motivación. Fijar metas puede ayudar a que tus empleados se mantengan en el camino.

Las metas deben ser medibles, claras y realistas. No todas las empresas tendrán las mismas metas, y debes elegir resultados que se alineen con la visión de la empresa. Por ejemplo, tus metas podrían estar relacionadas con las ganancias de la empresa. Puedes fijar metas de ventas semanales y mensuales con KPI (indicadores clave de rendimiento) y crear una tabla de posiciones para los empleados con mejor desempeño. Otras metas pueden no estar relacionadas directamente con el éxito financiero. Las metas de tu equipo podrían incluir la capacitación del personal, un compromiso de colaborar o completar un proyecto a tiempo.

Puedes dividir tus metas a largo plazo en otras más pequeñas y hacer seguimiento con tu equipo con regularidad para medir su avance. Cuando tus empleados sienten que son parte de la visión de la empresa y entienden el impacto de su esfuerzo, la productividad aumenta.

2. Invierte en seguridad

La productividad puede resentirse cuando hay problemas de seguridad. Todos dependemos de la tecnología, y si tu red está comprometida, puede provocar tiempo de inactividad forzado. Asegúrate de actualizar tu software con regularidad y de usar una herramienta antivirus, como firewalls, programas antivirus para Android o configurar una VPN para Windows, según las necesidades de tu empresa. Tu personal debe entender las expectativas sobre el uso de la tecnología. Por ejemplo, tu política puede incluir cambiar las contraseñas con regularidad, no usar redes sociales y una capacitación obligatoria sobre seguridad en internet. Como parte de esa capacitación, asegúrate de educar a tu personal sobre la suplantación de sitios web y cómo evitar ser víctima de estos ataques. Esto incluye tener cuidado al hacer clic en enlaces de fuentes desconocidas o al descargar archivos de sitios web no confiables. También es importante contar con medidas para un trabajo remoto seguro. Hoy hay más equipos trabajando de forma remota que nunca, y es probable que tengas un lugar de trabajo flexible. Se espera que esta tendencia continúe durante 2022, así que ahora es el momento de revisar si tienes los sistemas adecuados. El acceso a las aplicaciones y a los datos solo debe darse a personas autorizadas, y las contraseñas deben administrarse correctamente. Recientemente ha aumentado el interés por eliminar las contraseñas por completo y adoptar otras medidas de seguridad, como lectores biométricos, tokens y soluciones de autenticación sin contraseña como Cloud RADIUS. Si usas plataformas en la nube para áreas de tu negocio, como la comunicación con clientes, los datos de ventas o los informes, asegúrate de que sean seguras. Una manera de lograrlo es usar una VPN en la nube para equipos de negocio que agregue una capa adicional de seguridad. ¿Los desarrolladores están activos? ¿Aplican parches y actualizan el software? ¿Hay un proceso de autenticación de dos factores al iniciar sesión?

Recuerda que, si tus herramientas de trabajo están comprometidas, tu productividad puede resentirse. Esperar a que los sistemas se restablezcan o se reinicien puede tomar tiempo.

3. Enfócate en delegar

Los buenos gerentes saben delegar. Cada integrante de tu equipo tiene un conjunto único de habilidades, y alinearlas con funciones específicas puede ayudar a que tus días de trabajo transcurran sin problemas.

Necesitarás entender en qué es bueno cada empleado. Si le das a alguien una tarea con la que tiene experiencia o que disfruta, normalmente será más productivo.

Para cada puesto, considera redactar una lista clara de funciones en tu base de conocimiento. También puedes agregarla a la descripción del puesto durante el proceso de contratación. Cuando cada integrante del equipo sabe de qué es responsable, siempre sabrá qué esperar.

Puedes usar un administrador de tareas para dividir proyectos y asignar tareas de forma mucho más sencilla. Te permite definir roles claros y ver quién tiene disponibilidad.

Cuando delegas con tu mejor software de gestión de tareas, puedes asegurarte de que nadie esté abrumado por una carga de trabajo excesiva. Además, nadie se quedará esperando a que le asignen algo. Puedes revisar calendarios, programar citas y fijar fechas límite.

Este tipo de software funciona bien para los trabajadores remotos, pero también puede usarse en espacios de trabajo híbridos y presenciales.

Este es un ejemplo de software de gestión de tareas:

4. Reduce la necesidad de tareas rutinarias

Si tus empleados se aburren, no serán productivos. Piensa en algunas de las tareas repetitivas de las que se encarga tu equipo. ¿Hay una manera más eficiente de hacerlas?

Las herramientas en línea pueden ayudarte a reducir parte de esas tareas rutinarias. Digamos que tienes un departamento de finanzas. Usar programas como Excel y Word para crear facturas y registrar pagos puede consumir mucho tiempo. Además, puedes usar herramientas de grabación de video como StoryXpress para que tus reuniones diarias sean más interesantes. Los integrantes del equipo pueden enviar un mensaje de video rápido en lugar de escribir un correo y un mensaje largos.

En su lugar, puedes elegir un programa de contabilidad en la nube con automatización. Por ejemplo, algunas soluciones envían facturas y recordatorios recurrentes para las cuentas vencidas. Otra herramienta que puede ayudar a tu departamento de finanzas es un extractor de facturas. En lugar de pasar horas extrayendo datos de documentos financieros, esta solución optimizará tus procesos con IA.

Habrá otras tareas que consumen mucho tiempo y pueden frenar la productividad de tu equipo. Algunas de estas funciones pueden subcontratarse para liberar a los integrantes del equipo y que se dediquen a tareas de mayor prioridad.

Por ejemplo, puede haber interrupciones en forma de llamadas telefónicas que afecten el ritmo de tu equipo. Si es así, puedes contratar operadores de centro de llamadas para atender las consultas entrantes de los clientes y usar la automatización del centro de contacto para optimizar el proceso.

5. Programa tiempo de descanso

Si los integrantes de tu equipo no son tan productivos como podrían, quizá sea hora de un descanso planificado. El estrés puede afectar la eficiencia, y no es raro que los empleados sufran agotamiento.

Intenta ser flexible con los días libres y da a tu equipo oportunidades para desconectarse. Por ejemplo, puedes organizar un Viernes de Almuerzo Largo y habilitar un Rincón de Relajación donde los empleados puedan descansar si necesitan tomarse un tiempo.

Aunque es importante conectar, programa reuniones solo cuando sean esenciales. Las reuniones pueden quitar tiempo a otras tareas y resultar agotadoras para tus empleados. Esto es especialmente cierto si tienes un equipo remoto, ya que muchas personas sufren fatiga por pantallas.

Antes de planear una reunión, piensa si es algo que podrías decir en un correo. Asegúrate de que sea dentro del horario laboral para que tu equipo no se sienta sobrecargado.

A veces, un día fuera de la oficina puede darles a tus empleados el descanso que necesitan. Las sesiones de integración de equipos, los días de capacitación y los días libres por turnos son opciones que puedes considerar.

6. Prioriza la comunicación

Otra área en la que enfocarte en 2022 es la comunicación. Si quieres un lugar de trabajo productivo, la colaboración es clave. Para lograr una comunicación eficaz, puedes considerar implementar un software de colaboración con clientes que te permita estar en contacto con tu equipo y también dar seguimiento a su productividad.

Como líder, debes estar disponible para responder cualquier pregunta. Si un integrante del equipo no sabe qué hacer, podría cometer errores o postergar las cosas. Pero, si eres accesible y estás dispuesto a ayudar, será más probable que pida apoyo.

Cuando expliques nuevos procesos, siempre debes ser claro y tener recursos a los que tu equipo pueda recurrir si necesita aclaraciones. Por ejemplo, si presentas un nuevo software, puedes compartir recursos y guías prácticas. Haz que estos recursos sean fáciles de encontrar con un documento compartido.

Como equipo, tus empleados deben poder trabajar juntos. Fomenta la comunicación entre los integrantes del equipo presentando al personal nuevo. Incluso puedes ponerlos en grupos más pequeños para trabajar en proyectos.

Considera actividades sociales durante el horario laboral, como almuerzos compartidos e invitados especiales. Este tipo de eventos creará un ambiente de trabajo más positivo a medida que los integrantes del equipo se conozcan. Incluso puedes organizar actividades virtuales creativas de integración de equipos si algunos integrantes trabajan de forma remota.

7. Ofrece oportunidades de capacitación

A veces tu equipo puede ser menos productivo porque no tiene las habilidades que necesita para el trabajo. Si quieres aumentar la productividad este año, busca oportunidades para mejorar las habilidades de tus trabajadores. Por ejemplo, un recepcionista podría ser más eficiente si toma un curso de mecanografía. O un líder de equipo podría recibir capacitación en gestión. Es posible que los integrantes de tu equipo tengan áreas específicas en las que quieran capacitarse. También puedes crear programas de capacitación donde haga falta mejorar. La capacitación puede darse internamente o a través de una institución educativa. Debe comenzar desde que contratas a los nuevos integrantes del equipo. Serán beneficiosos un programa de orientación completo, la mentoría y la capacitación continua. Tu equipo quizá necesite cursos de actualización para mantener sus habilidades al día. Por ejemplo, si tienen capacitación en primeros auxilios, necesitarán cursos de actualización cada pocos años para renovar la certificación.

Invertir en tus trabajadores con educación y capacitación mejorará la productividad. La capacitación puede llevar con el tiempo a un ascenso, y así tendrás empleados más leales. Como beneficio adicional, también puede mejorar las tasas de retención.

Asegura que la productividad del equipo esté en su máximo nivel en 2022

Si quieres llevar tu negocio al siguiente nivel en 2022, necesitarás la ayuda de un equipo sólido. Mejorar la productividad es posible cuando implementas algunas estrategias sencillas.

Da dirección a tu equipo con metas claras que se alineen con la visión de éxito de la empresa. Asegúrate de que tu tecnología sea segura, en especial si tienes un equipo remoto.

Delegar es clave, y puedes asignar tareas a cada integrante del equipo según sus habilidades y su disponibilidad. También puedes reducir la necesidad de procesos rutinarios usando software de automatización y subcontratando las tareas repetitivas.

Prioriza la comunicación y programa tiempo de descanso para mantener motivado a tu equipo.

No olvides ofrecer oportunidades de capacitación. Si los integrantes de tu personal dominan sus funciones, podrán completar las tareas más rápido y con un mayor nivel de calidad.

¿Estás listo para un equipo más productivo en 2022? Agrega estos consejos a tu lista de pendientes.

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