4 formas infalibles de seguir el progreso de tu equipo híbrido en Hive

Es difícil mantener el trabajo bajo control. Sin importar cuántas agendas de papel, calendarios de pared y de escritorio, notificaciones digitales y otras ayudas de planificación tengas, siempre parece que algo puede escaparse en cualquier momento.

Más allá de los calendarios y las listas de tareas de siempre, fijar metas y seguir los pasos para alcanzarlas puede mejorar tu negocio y su funcionamiento. Seguir tu progreso mantiene tus metas siempre presentes y, según se dice, ayuda a las empresas a crecer hasta un 30 % más rápido que las que no fijan ni siguen sus metas.

Como persona que trabaja y necesita estar al tanto de los proyectos, ya seas una pieza del rompecabezas, el gerente de proyecto o alguien de un nivel más alto que debe revisar de vez en cuando, la era digital puede hacerte sentir que todo está patas arriba. ¿Quién sabe cuál es de verdad la mejor solución para seguir la productividad y el progreso?

Seguir el progreso de tu equipo ahora es más fácil

1. Elige una vista predeterminada para seguir el progreso

Para crear un proyecto, inicia sesión en tu panel y haz clic en la pestaña "Proyectos" de la barra de herramientas de la izquierda. Sigue los pasos: ponle nombre a tu proyecto, define una fecha de entrega, indica qué otros colegas participarán en el proceso y elige un diseño. Deja todo organizado desde el principio para aumentar tus probabilidades de éxito.

Los gerentes de proyecto, o la persona de referencia del proyecto, tienen la ventaja de definir el diseño predeterminado en Hive. Hay 6 diseños distintos, cada uno con sus propias ventajas.

Vista de estado

Con esta opción, las tarjetas de encabezado se disponen de izquierda a derecha. Cada tarjeta representa un estado dentro del proyecto. Por ejemplo, "sin empezar", "en borrador", "listo para revisión", "en revisión", "requiere cambios", "listo para publicar" y "completado" son opciones de tarjetas en muchos flujos de trabajo editoriales para redactores. Elige entre esta lista y otras acciones para crear la trayectoria ideal de tu proyecto.

Una vez que tengas ordenadas tus tarjetas de encabezado, puedes colocar cada tarea debajo de ellas a medida que avanza por el flujo de trabajo. Al revisar el proyecto, es un poco más fácil ver dónde están los tropiezos. ¿Hay más tarjetas en "en revisión"? Quizás convenga hablar con la persona a cargo de esta parte del proceso para ver si necesita ayuda adicional o si tiene todo previsto para entregar pronto.

Vista de equipo

La "vista de equipo" es muy parecida a la "vista de estado". Sin embargo, en este caso, cada tarjeta de encabezado representa a un miembro del equipo. Cuando es el turno de esa persona de trabajar en su tarea dentro del flujo de trabajo, la tarjeta de la tarea se arrastra a su columna. Cuando termina, puede arrastrar la tarjeta a la columna de la persona a cargo de la siguiente parte de esa tarea. O, en algunos casos, puede archivar la tarjeta o marcarla como completada.

Vista de etiquetas

La "vista de etiquetas" también está pensada para perfiles más visuales y tiene el mismo esquema que los dos diseños anteriores. Se diferencia porque suele organizarse por proyecto. Así, por ejemplo, podrías marcar tu tarjeta de encabezado como "Sitio web". Todas las tareas de actualización del sitio web deben agregarse debajo de esa tarjeta. Lo mismo aplicaría para una tarjeta de encabezado como "blog" o "relaciones con la prensa".

La vista de etiquetas se usa a menudo en campañas de marketing y lanzamientos de productos y sitios web, entre otros proyectos.

Vista de calendario

El "calendario" se presenta tal como suena: en una cuadrícula con forma de calendario que todos los miembros del equipo pueden ver y editar. Este diseño te ayuda a visualizar el ritmo que lleva un flujo de trabajo e identificar qué días conviene agregar más trabajo o ajustar el nivel de las tareas, tanto para ti como para todo el equipo. También es ideal para quienes trabajan con fechas límite, porque ven los días de la semana a la vista y pueden identificar de forma tangible cuánto tiempo les queda para completar las tareas.

Diagrama de Gantt

Los diagramas de Gantt ofrecen una visión más general de las tareas y los cronogramas del proyecto. Con un vistazo rápido muestran cómo se relaciona cada tarea con las demás del proyecto, y están pensados para quienes aprenden de forma visual. De hecho, son ideales para la asignación de recursos y para cambiar de rumbo durante el proyecto. Esta vista también puede ayudarte a dividir el proyecto en tareas más manejables cuando notes alguna inconsistencia.

Vista de tabla

Si te gustan las hojas de cálculo y las tablas, la "vista de tabla" puede ser tu herramienta de cada día. Cada acción o tarea se presenta como en una hoja de cálculo, con las opciones más urgentes en la parte superior. Por supuesto, siempre puedes ajustar cómo quieres ver tu información y filtrar u ordenar tus tareas una vez que estés dentro de la tabla.

En todos los casos, puedes ajustar las tarjetas y el texto de los encabezados, y crear plantillas que ayuden a automatizar tu flujo de trabajo.

2. Cambia entre vistas

Recuerda que en el sistema de gestión de proyectos de Hive el seguimiento se puede ver de seis maneras distintas. Aunque se necesita una vista predeterminada para configurar el proyecto, puedes cambiar tus propias opciones de visualización cada pocos minutos, si quieres. Solo haz clic en el nombre del proyecto en la barra de herramientas de la izquierda, bajo "Proyectos", y luego ve a la opción gris claro "Cambiar diseño" en el segundo menú de encabezado. (La encontrarás hacia la derecha de tu vista de diseño). Elige tu nueva configuración y reúne los detalles que necesitas para tomar decisiones informadas.

Como gerente de proyecto, quizás quieras más detalles sobre los elementos de acción y elijas una de las primeras 3 opciones de vista mencionadas arriba. Esto te permitirá enviar mensajes al equipo sobre el estado de las tareas y ofrecer comentarios o apoyo cuando puedas. Como director ejecutivo, quizás prefieras ver un diagrama general como la vista de Gantt solo para tener una idea de qué tratar en la reunión de tu departamento o con el cliente al que se asignó el proyecto.

3. Revisa el progreso con frecuencia

Ya sea tu propio proyecto o uno a cargo de tu equipo, revisar el estado del proyecto con frecuencia puede ser clave para alcanzar las metas de tu empresa. Cuanto más a menudo revises el progreso, mejor recordarás o anotarás cómo va el proyecto, qué problemas pueden surgir en sus dependencias y otra información vital. El seguimiento puede mantenerte al tanto de cómo trabaja tu equipo y ayudarte a crear un flujo de trabajo más ágil para todos.

4. Evita el seguimiento obsesivo

Procura no obsesionarte ni pasarte de la raya. A veces, revisar los proyectos con demasiada frecuencia hace sentir que todo avanza a paso de tortuga. Los proyectos a largo plazo requieren una revisión del sistema cada semana más o menos, como máximo. Esto es aún más cierto si tu equipo practica una comunicación abierta. Cuando tus colegas se sienten bienvenidos para pasar a conversar contigo o hacerte un par de preguntas, es más probable que asuman el trabajo en lugar de postergarlo por fastidio o miedo.