Cómo organizar tu espacio de trabajo en Hive

En promedio, puede tomar 23 minutos y 15 segundos volver a concentrarse en una tarea después de una distracción. El 50 % de las personas empleadas admite que su teléfono las distrae en el trabajo, lo cual es una pena, porque se puede hacer mucho trabajo desde dispositivos móviles. Pero quienes tienen espacios de trabajo organizados, digitales o de otro tipo, retoman sus tareas más rápido, eliminan los tiempos muertos y redefinen la productividad en su vida. Hive es un espacio de trabajo digital creado específicamente para aumentar la productividad. Los flujos de trabajo sencillos, las plantillas de acciones de proyecto, la revisión y aprobación de documentos y videos, y mucho más te animan a mantener todo tu trabajo en un solo lugar. Cuanto menos tengas que salir de la plataforma durante tu jornada, más podrás lograr en el tiempo que tienes asignado en el trabajo.

Entonces, ¿cómo puedes prepararte para sacarle el máximo provecho a Hive? Ya sea que uses la plataforma desde hace tiempo, que la hayas usado con un empleador anterior y ahora vuelvas a una versión actualizada, o que nunca hayas tocado Hive, aquí tienes algunos consejos y trucos de organización para mantener tu trabajo ordenado y a ti en tu mejor momento.

1. Crea tu perfil

Para quienes recién empiezan, lo primero es lo primero. Después de iniciar sesión, ya sea en un espacio de trabajo colaborativo de equipo o en la opción gratuita Hive Solo, haz clic en el ícono de burbuja que está en segundo lugar desde la derecha en la barra superior de tu panel. En el menú desplegable, selecciona el segundo elemento, “Editar perfil”. Verifica que tu nombre y tu correo electrónico estén escritos correctamente y que tu información de contacto esté disponible si trabajas en un equipo. Elige tus preferencias básicas y cómo quieres recibir las notificaciones. Incluso puedes añadir un avatar para que las personas te identifiquen rápidamente dentro de las tareas.

2. Actualiza la configuración del espacio de trabajo

En el mismo menú desplegable donde editaste tu perfil, que ahora quizás tenga tu rostro o una foto divertida, haz clic en “Configuración” dentro de “Configuración del espacio de trabajo”. Aquí puedes asegurarte de que tu espacio de trabajo tenga los datos correctos para identificar su propósito. Siéntete libre de establecer límites añadiendo horarios laborales y días festivos, y decidir si quieres que se asignen acciones los fines de semana o no. También puedes elegir si tus acciones o proyectos privados pasan a ser públicos. (Aunque también puedes decidir si cada uno es privado o público mientras trabajas en tareas específicas).

3. Selecciona aplicaciones para optimizar la organización

Hive es un espacio de trabajo inteligente. Por eso puedes personalizar tu experiencia añadiéndole aplicaciones. Para hacerlo, selecciona “Administrar aplicaciones” en la configuración del espacio de trabajo (a la que se accede con la información anterior) o haz clic en el ícono de cuatro cuadrados con la palabra “Aplicaciones” en la barra de herramientas de la izquierda. Estas opciones te ayudarán a personalizar tu espacio de trabajo de la manera que mejor se adapte a tu ritmo de energía y a tu forma de aprender o procesar la información. A continuación encontrarás algunas de nuestras aplicaciones favoritas.

Aplicaciones gratuitas

• Si trabajas con un equipo, quizás quieras activar la aplicación Noticias, que permite a los miembros compartir novedades y celebraciones con sus colegas.

• Los gerentes y los altos ejecutivos pueden querer supervisar las tareas pequeñas y los procesos rutinarios con un nivel de detalle menor. Una vista de portafolio es perfecta para esto, ya que muestra en qué punto están los proyectos, sin detalles, a un nivel más alto y te permite ver varios en una sola pantalla.

• Hive Notes es el lugar perfecto para guardar todo lo relacionado con tu trabajo en un solo sitio. Puedes vincularlas a proyectos específicos y hacerlas visibles para tu equipo o mantenerlas privadas. Con la aplicación de notas, encuentras todas tus notas fácilmente en un solo lugar. Tiene pestañas llamadas “todas”, “mías”, “compartidas conmigo”, “proyectos” y “archivo”. Archivar notas puede ser muy refrescante, porque mantiene tu espacio de trabajo libre de esas notas adhesivas metafóricas, pero te permite buscarlas más tarde si necesitas recordar algo o consultar una idea más antigua.

• No todo tiene que ser una reunión. No es ningún secreto que las personas llevan años agotadas y abrumadas por las reuniones. Lo mismo ocurre con los correos electrónicos. Con la avalancha de mensajes de hoy, puede parecer casi imposible lograr el inbox zero. Mensajería es una gran opción dentro de Hive que te permite mejorar la comunicación con tus compañeros y reducir la cantidad de mensajes perdidos y notificaciones en la bandeja de entrada.

• Las líneas base de proyecto son indispensables para quien está creando un negocio desde cero. Emprendedores, startups y franquiciados por igual están aprendiendo cuánto tiempo toma crear y poner en marcha procesos. Los equipos nuevos están conociendo los hábitos de trabajo de los demás y tratando de crear un flujo que deje espacio para la innovación. Esta aplicación te permite comparar cuánto tiempo esperabas que tomara un proyecto con lo que realmente tomó.

• Si trabajas en equipo con GSuite, te recomendamos mucho conectar Google Drive (OneDrive para quienes usan Microsoft). Muchas empresas también usan Dropbox para compartir archivos importantes.

• El modo de concentración es clave para limitar las distracciones cuando estás en medio de un trabajo importante. Considera añadirlo a tu panel y usarlo durante la primera hora de trabajo, mientras te pones al día, y durante la última hora más o menos, mientras cierras el día.

Aplicaciones de pago

Algunas de las aplicaciones mencionadas solo están disponibles con una suscripción de pago a Hive, y no con la opción gratuita Hive Solo. Esta es una selección de las aplicaciones que conectamos en cuanto abrimos un nuevo espacio de trabajo.

• El control de tiempo es una gran opción para saber dónde se invierten mejor el tiempo, el dinero y los recursos en cada proyecto. También es una herramienta casi perfecta para quienes trabajan de forma remota o híbrida y quieren asegurarse de cumplir con las expectativas laborales de la empresa.

• Por razones obvias, Zoom es una gran herramienta para tener disponible dentro de la aplicación. Puedes enviar fácilmente enlaces personalizados por mensajería y reducir el espacio que ocupan en tu escritorio las aplicaciones de videollamada. Cualquier empresa que use la plataforma Salesforce querrá mejorar su plan de Hive para integrar sus cuentas en la plataforma. De esta forma, toda la información que necesiten recopilar de Salesforce estará disponible rápidamente con una integración y una configuración de flujo de trabajo sencillas.

• Aunque sin duda puedes dar comentarios en las notas, etc. durante un proyecto en Hive, Revisión y aprobación es una gran aplicación que te permite saber con claridad dónde ver si un proyecto o una tarea ya recibió luz verde. Los informes de aprobaciones permiten a los miembros del equipo directivo y a los inversionistas supervisar el flujo de aprobaciones a un nivel general.

• Analytics está en el centro de cualquier negocio. Si te apasionan los números, este complemento podría ser clave en la forma en que tu empresa enfoca su estrategia. Las opciones para monitorear cifras por espacios de trabajo, fechas de vencimiento de acciones, empleados, proyectos, etc. se ven fácilmente en gráficos sencillos de entender.

4. Elige tu vista

Una vez que hayas añadido tus aplicaciones y sepas cómo acceder a ellas, querrás elegir una forma de ver las tareas, los proyectos y demás información relacionada con tu trabajo. Haz clic en “Proyectos” en el menú de la izquierda. Debajo de “Navegador de proyectos” verás cuatro opciones. Haz clic en la tercera, “Vistas resumen”.

Se mostrarán como ejemplo tres de las opciones más populares. Entre ellas está “Calendario”, que es justo eso: un calendario que todos los miembros del equipo pueden ver y editar. “Mi equipo” muestra cada tarea y proyecto bajo la persona responsable en tu equipo. Así puedes recorrer a distintos colegas para ver qué tienen en su plato en cualquier momento. La vista “Estado” te permite ver en qué fase de avance está cada proyecto. Por ejemplo, las tareas que aún no se han iniciado aparecerán en una columna. Las tareas en curso se ubicarán en otra, igual que las tareas en revisión, y así sucesivamente.

Si haces clic en la opción azul “Crear vista resumen”, hay otros tipos de vista disponibles. Si disfrutas de las hojas de cálculo y las tablas, la “Vista de tabla” podría ser tu pan de cada día. La “Vista de etiquetas” y la “Vista Gantt” son otras formas de interactuar visualmente con tu trabajo. En todos los casos, puedes ajustar las tarjetas y los textos de los encabezados, y crear plantillas que ayuden a automatizar tu flujo de trabajo.