Cómo aprovechar el triángulo de hierro en la gestión de proyectos

La gestión de proyectos consiste en encontrar el equilibrio. Hay que equilibrar la necesidad de terminar a tiempo para mantener los costos bajos y, al mismo tiempo, entregar un producto que cumpla o supere las expectativas del cliente. Este equilibrio se suele representar con el llamado triángulo de hierro.

El triángulo de hierro muestra cómo tres factores clave (alcance, cronograma y costo) están vinculados entre sí y cómo cualquier cambio en uno de ellos afecta a los demás. En esta publicación veremos de cerca el triángulo de hierro y cómo los gerentes de proyectos pueden usarlo a su favor.

Qué es el triángulo de hierro

El triángulo de hierro es un concepto sencillo que se puede aplicar a cualquier proyecto. Tiene tres lados, y cada uno representa una de las restricciones críticas que hay que gestionar para entregar un proyecto exitoso. Estos tres lados son:

• Alcance

• Cronograma

• Costo

La idea del triángulo de hierro es mostrar que estos tres factores están relacionados entre sí y que cualquier cambio en uno afectará a los demás. La calidad del proyecto se verá afectada si se mueve alguno de los vértices del triángulo sin ajustar los otros.

La relación entre los vértices del triángulo de hierro

¿Cómo se relaciona cada vértice del triángulo? ¿Cómo se mueven para mantener los proyectos en marcha? Como gerente de proyectos, ya deberías estar acostumbrado a hacer malabares con proyectos y fechas límite, pero conocer los vértices del triángulo de hierro y aplicar el método mientras trabajas en tu proyecto te asegurará el éxito y te mantendrá ajustando y moviéndote de forma constante para alcanzar tus metas.

Alcance: El primer vértice del triángulo de hierro es el alcance. Es lo que implicará tu proyecto: todas las características, funciones y entregables que deben incluirse para considerarlo completo. Cuando el alcance aumenta, el cronograma y el costo también deben aumentar para absorber el trabajo adicional necesario para terminar. Cronograma: El segundo vértice del triángulo de hierro es el cronograma. Es el plazo específico en el que tu proyecto debe completarse para cumplir las expectativas del cliente o de las partes interesadas. Cuando el cronograma se comprime o se alarga, el alcance o el costo deben reducirse o ampliarse para mantener el proyecto en curso. Costo: El tercer y último vértice del triángulo de hierro es el costo. Representa el presupuesto de tu proyecto e incluye tanto los costos directos (mano de obra, materiales) como los indirectos (gastos generales, gestión). El cronograma o el alcance deben ajustarse para mantener el proyecto dentro del presupuesto cuando el costo aumenta o disminuye.

Estos tres vértices trabajan en conjunto. Cuando se mueve uno, los otros dos también deben ajustarse para mantener el equilibrio del triángulo y el proyecto en curso.

¿Por qué aplicar el triángulo de hierro?

Usar el triángulo de hierro ayuda a simplificar el proceso de gestión de proyectos y divide un proyecto en tres factores restringidos: alcance, cronograma y costo. Cualquier cambio en una de estas variables afectará a las demás. Como gerente de proyectos, tu trabajo es mantener los tres lados en equilibrio y hacer ajustes para asegurar un buen resultado.

El triángulo de hierro es una herramienta valiosa para los gerentes de proyectos porque puede ayudarte cuando necesitas:

Evaluar compensaciones

Cuando necesitas cambiar un lado del triángulo, el triángulo de hierro puede ayudarte a evaluar las compensaciones y decidir cómo proceder.

Tomar decisiones: El triángulo de hierro puede usarse como herramienta de decisión para ayudarte a elegir la mejor opción para tu proyecto.

Comunicarte con las partes interesadas

El triángulo de hierro es una forma visual de comunicar a las partes interesadas las restricciones u oportunidades de tu proyecto.

El triángulo de hierro en acción

En teoría, el triángulo de hierro funciona, pero ver un ejemplo de cómo podría desarrollarse en un proyecto real puede ayudarte a entender cómo aplicar este proceso en tu próximo proyecto.

Para este ejemplo, supongamos que trabajamos en un nuevo sitio web para un cliente. El alcance del proyecto incluye diseñar y desarrollar una nueva página de inicio, crear cinco páginas adicionales y añadir un blog. Nos han dado ocho semanas para completar el proyecto y se han asignado $15,000 para mano de obra y materiales. El contrato ya se redactó y se firmó, y el trabajo ha comenzado.

Durante el proyecto, el cliente quiere añadir dos páginas más al sitio. ¿Cómo influye esta solicitud en el triángulo de hierro? Podríamos identificar algunas opciones con este cambio, pero en este caso es un cambio en el alcance el que desajusta los otros dos vértices.

Debemos ajustar el cronograma o el costo para absorber este cambio y volver a alinear el triángulo. Si queremos mantener el proyecto dentro del cronograma, tendremos que reducir el alcance eliminando una de las otras páginas del proyecto, o podríamos ampliar el plazo del cronograma para acomodar la nueva página. Sin embargo, también necesitaremos aumentar el presupuesto para cubrir el trabajo y los recursos adicionales necesarios para completar las nuevas páginas.

Gestiona tus proyectos del triángulo de hierro con Hive

Como se ve en el ejemplo anterior, y una y otra vez, de las tres restricciones, gestionar el alcance es mucho más crítico. Esto se debe a que la expansión descontrolada del alcance es muy común en los proyectos y puede afectar de forma considerable el resultado si no se controla. Por supuesto, el cronograma y el costo también son importantes, pero los cambios en estas restricciones suelen ser más fáciles de gestionar y de corregir.

La mejor manera de gestionar estas tres restricciones es usar una herramienta de gestión de proyectos como Hive. Hive te permite crear tareas, asignarlas a los miembros del equipo, establecer fechas límite y dar seguimiento al progreso, todo en un solo lugar. Esta visibilidad adicional en tu proyecto te ayudará a identificar cuándo una de las restricciones empieza a desviarse y a tomar medidas correctivas antes de que sea demasiado tarde. Hive también tiene una práctica vista de diagrama de Gantt que te permite visualizar el cronograma de tu proyecto y ver dónde encaja cada tarea en el triángulo de hierro. Es una gran manera de detectar posibles problemas a tiempo y de asegurar que tu proyecto siga en curso.

Si no usas una herramienta como Hive, igual puedes usar el triángulo de hierro para gestionar tu proyecto creando un gráfico sencillo con los tres vértices. Ubica cada tarea en el gráfico y asígnales un código de color según la restricción a la que pertenezcan. Esto te dará una vista rápida de la situación de tu proyecto y de las tareas que deben priorizarse.

Sin importar cómo decidas usarlo, el triángulo de hierro es una herramienta valiosa para cualquier gerente de proyectos. Si entiendes la relación entre alcance, cronograma y costo, podrás gestionar mejor tus proyectos y entregar resultados exitosos.