¿Qué es un diagrama de Gantt? Visualiza la hoja de ruta de tu proyecto

Sobre todo en las últimas dos décadas, muchos equipos prefieren un enfoque visual para planificar y reportar sus proyectos. Con la llegada de las metodologías lean, ágiles, en cascada y otras formas de gestión de proyectos, los diagramas de Gantt se han convertido en los reyes de la visualización de hojas de ruta.

Si no tienes mucha experiencia gestionando proyectos complejos ni usando herramientas de gestión de proyectos, los diagramas de Gantt pueden parecer intimidantes. Pero quizás te sorprenda saber que no son nada nuevo. En términos muy simples, un diagrama de Gantt es un gráfico de barras que ilustra de forma visual el cronograma de un proyecto como bloques de tiempo.

Los diagramas de Gantt son herramientas útiles para visualizar muchos tipos de proyectos, de distintos tamaños y en todo tipo de sectores. ¿Quieres saber más sobre cómo usarlos para gestionar con éxito tu próximo proyecto? Te explicamos lo básico: qué es un diagrama de Gantt, cómo crear uno con tecnología y todas las formas en que tu equipo puede beneficiarse de ellos.

¿Qué es un diagrama de Gantt?

Los diagramas de Gantt fueron inventados por quien les dio nombre, Henry Gantt, a principios de la década de 1910. Gantt era consultor de proyectos e ingeniero mecánico, conocido por sus aportes al campo de la gestión científica de proyectos. El diagrama de Gantt se diseñó originalmente para que a los capataces y otros supervisores de un entorno de manufactura les resultara lo más simple e intuitivo posible saber de inmediato si un proyecto iba según lo previsto, adelantado o retrasado. En un diagrama de Gantt, las tareas se enumeran en el eje vertical, mientras que el eje horizontal representa intervalos de tiempo, divididos en barras horizontales que representan distintas duraciones. Piensa en él como un gráfico de barras nuevo y mejorado para visualizar el cronograma de tu proyecto. Un diagrama de Gantt muestra la fecha de inicio, la fecha de finalización y el resumen de un proyecto, delimitando una estructura de desglose del trabajo del proyecto y las relaciones entre las distintas actividades que forman parte del mismo proyecto o conjunto de proyectos.

Cuando se presentaron por primera vez, los diagramas de Gantt eran una forma sencilla de gestionar turnos. Hoy se usan más que nunca, a una escala que Henry Gantt probablemente no esperaba.

Cómo la tecnología moderna facilita la implementación de los diagramas de Gantt

Durante la mayor parte del siglo XX, cuando se usaban diagramas de Gantt para la gestión de proyectos, se creaban a mano. Este proceso laborioso y meticuloso fue un gran obstáculo para su adopción generalizada. Cada vez que se hacía un cambio, había que volver a dibujar todo el diagrama a mano. Como puedes imaginar, resultaba algo engorroso.

Por suerte, el software actual facilita mucho la creación y el ajuste de los diagramas de Gantt, y vienen integrados en varios programas populares de gestión de proyectos. Su popularidad se ha disparado, sobre todo como alternativa o complemento de la otra opción popular: los tableros Kanban.

¿Quiénes pueden sacar más provecho de los diagramas de Gantt?

Los diagramas de Gantt se usan en muchos sectores distintos, tanto para seguir la fabricación de productos físicos como el desarrollo de software y otros entregables menos tangibles.

La estructura particular de un diagrama de Gantt, centrada en seguir a lo largo del tiempo los componentes de un proyecto que interactúan entre sí, se adapta muy bien a varios sectores y tipos de proyectos, entre ellos:

• Desarrollo de software

• Desarrollo de productos

• Marketing

• Ingeniería

• Construcción

Cómo usar los diagramas de Gantt para seguir los cronogramas de un proyecto

Los diagramas de Gantt son una gran herramienta de gestión de proyectos para equipos de marketing, desarrolladores de software y otros grupos de personas que necesitan sacar el trabajo adelante. Ayudan a visualizar y sistematizar todos los aspectos de un proyecto, mantienen todo organizado y permiten seguir el progreso a lo largo del tiempo.

Hay varias herramientas de software disponibles, muchas de ellas basadas en la nube y en línea, que te permiten crear y modificar diagramas de Gantt con facilidad.

Antes de empezar, necesitarás tener definido de antemano un plan de proyecto detallado. Debe incluir un conjunto de tareas que dependen unas de otras y que deben completarse en un orden determinado.

El proyecto en conjunto tiene una fecha de inicio, que coincide con la fecha de inicio de la primera tarea del proceso, y una fecha de finalización, que coincide con el final de la última parte.

Para delimitarlo, puedes usar lo que se conoce como estructura de desglose del trabajo. Esta divide un proyecto en variables individuales que puedes organizar mediante un diagrama de Gantt.

La estructura de desglose del trabajo muestra:

• Cada elemento individual dentro de un proyecto

• Cómo se distribuye el trabajo entre los distintos elementos

• Cómo se distribuyen el presupuesto y el costo

• Cómo se subdividen las secciones del proyecto en subsecciones más pequeñas.

Por ejemplo, esta es una plantilla de estructura de desglose del trabajo

NOMBRE DEL PROYECTO

• Tarea 1

  • Subtarea A

  • Subtarea B

  • Subtarea C

• Tarea 2

  • Subtarea A

  • Subtarea B

• Tarea 3

  • Subtarea A

  • Subtarea B

  • Subtarea C

  • Subtarea D

  • Subtarea E

• Tarea 4

Lo que hace este diagrama es tomar cada una de esas tareas y subtareas y representarlas individualmente a lo largo del tiempo, mostrando su progreso de una manera que también deja ver las conexiones entre ellas y la jerarquía en la que se integran.

Puedes usar herramientas de hojas de cálculo como Microsoft Excel o Google Sheets para crear un diagrama de Gantt básico. Sin embargo, por lo general es más fácil usar un programa específico para diagramas de Gantt o un conjunto de software de gestión de proyectos que los incluya como función integrada (al final, Google Sheets se vuelve bastante engorroso a cualquier escala).

Esto es lo que debes hacer para crear tu diagrama.

• Define los objetivos generales del proyecto. Esto incluye la fecha de inicio, la fecha de finalización y los hitos clave del proyecto.

• Crea las tareas y establece la duración de cada una.

• Asigna recursos a las tareas. Agrega responsables a cada tarea para que todo tu equipo sepa en qué debe trabajar.

• Vincula las tareas dependientes. Los diagramas de Gantt muestran cómo se interconectan las distintas partes de un proyecto. Algunas tareas pueden depender de otras. Por ejemplo, quizás no puedas empezar la Subtarea 2A hasta que la Subtarea 1C esté completa.

Diagramas de Gantt: gestiona con eficacia proyectos complejos

Al principio pueden resultar abrumadores, ya que no son la herramienta de gestión de proyectos más simple. Puede llevar algo de tiempo familiarizarse con la lectura y creación de este gráfico, tan detallado, de los cronogramas de un proyecto y de la finalización de sus subtareas.

Pero para proyectos con muchas piezas en movimiento, los diagramas de Gantt te dan el grado de libertad y detalle que necesitas para seguir todo con eficiencia y precisión.

Cómo crear diagramas de Gantt en Hive

Al iniciar un nuevo proyecto, es crucial estructurar su jerarquía para llevar el control de las acciones, las prioridades y los plazos. Para mantener estos datos organizados, en Hive ofrecemos seis diseños distintos. La Vista Gantt es la forma perfecta de evaluar cuánto durará un proyecto y de visualizar los pasos necesarios para lograrlo. Así se crea un diagrama de Gantt en Hive:

• Ve al navegador de proyectos y selecciona +Nuevo proyecto

• Ponle un título y agrega descripción, fecha de vencimiento y archivos adjuntos según lo necesites

• Selecciona la configuración para compartir (puedes leer más al respecto aquí)

• Elige "Vista Gantt" como diseño de tu proyecto y selecciona crear

• Debería abrirse tu nuevo proyecto Gantt. Haz clic en +Agregar una acción, escribe el nombre y presiona Enter. Solo haz clic en el diagrama de Gantt para asignarle una fecha de inicio y un plazo. 

• ¡En un abrir y cerrar de ojos, el plan de tu proyecto estará listo! 

Cómo actualizar la Vista Gantt

Una vez que hayas creado una vista Gantt en Hive, hay muchas formas de personalizarla según tus necesidades. Puedes cambiar la línea de tiempo, pasar a pantalla completa, cambiar responsables, completar una tarea, ocultar subacciones, agregar dependencias, expandir todas las acciones y exportar. Mira todas estas personalizaciones de la Vista Gantt en acción aquí.

[join-form headline="" button_label="" layout="fullwidth" boxed="false,true" white="false,true" white_caption="false,true" high_contrast="false,true"]Empieza con los diagramas de Gantt en Hive. Prueba la plataforma de gestión de proyectos y colaboración en la que confían los mejores gerentes de proyectos.[/join-form]