Lo que tu colega realmente quiere decir cuando dice "fuera del alcance"

En la gestión de proyectos, "fuera del alcance" es un término clave que conviene conocer. Se refiere a cualquier desviación de las tareas predeterminadas y de los entregables del proyecto definidos en el alcance original. Puede ser desde una extensión del plazo hasta un cambio en los requisitos del proyecto.

Todo lo que queda fuera del alcance puede afectar mucho a un proyecto, por lo que es importante estar atento y asegurarse de que todos los cambios se comuniquen con eficacia y se documenten como corresponde. Este artículo explora con más detalle qué es el trabajo fuera del alcance y por qué es un concepto tan importante para una gestión de proyectos eficaz.

Define siempre el alcance de tu proyecto

Si llevas un tiempo en el medio, es probable que hayas oído los términos de gestión de proyectos "alcance" y "fuera del alcance". Definir el alcance de un proyecto es el paso que marca el tono o traza la hoja de ruta del proyecto. El alcance puede describirse como una lista del trabajo y de los entregables que deben completarse para que el proyecto se considere exitoso.

El alcance debe ser acordado por el cliente y el contratista, y cualquier desviación de ese alcance predeterminado se clasifica como fuera del alcance. En esencia, no puede haber nada "fuera del alcance" si no se estableció el alcance inicial del proyecto. Por eso, el alcance y lo que queda fuera de él funcionan juntos durante todo el ciclo de vida de un proyecto.

¿Cómo mantienes los proyectos dentro del alcance?

En su forma más simple, lo que está fuera del alcance es todo aquello que queda fuera de los límites acordados originalmente para un proyecto. Esto incluye tareas adicionales, cambios en los requisitos o en los plazos, y cualquier cosa que no se mencione de forma explícita en el alcance original. Pero una vez definido el alcance, ¿cómo mantienes el proyecto encaminado sin salirte de él? Aquí tienes algunos consejos para mantenerte dentro del alcance de un proyecto:

• Cuenta con un documento de alcance claro y conciso, acordado por el contratista y el cliente.

• Usa procedimientos de gestión de cambios para registrar y aprobar cualquier cambio en el proyecto.

• Comunícate con eficacia con todas las partes interesadas del proyecto.

• Vigila el cronograma del proyecto y asegúrate de que todas las tareas estén alineadas con los plazos.

• Usa software de gestión de proyectos para que todos estén en sintonía.

Si sigues estos consejos clave, podrás mantener tus proyectos en marcha y dentro del alcance. Aun así, el trabajo fuera del alcance puede aparecer, por lo que es esencial tener un plan para enfrentarlo.

Prepárate para las solicitudes fuera del alcance antes de que lleguen

Es parte del juego: las solicitudes fuera del alcance van a llegar. Para prepararte, debes entender cómo afectarán a tu proyecto. Si te preparas para el trabajo fuera del alcance antes de que ocurra, puedes evitar muchos de los problemas que trae consigo.

La mejor manera de evitar estos problemas es planificar el trabajo fuera del alcance antes de que aparezca. Establece un proceso para manejar los cambios y asegúrate de que todas las partes interesadas del proyecto conozcan sus roles y responsabilidades. Documenta todo para que quede claro lo que se espera de cada persona involucrada. El trabajo fuera del alcance puede afectar mucho a un proyecto si no se gestiona bien. Puede causar retrasos, mayores costos y frustración entre todas las partes interesadas. Aunque el trabajo fuera del alcance puede ser un dolor de cabeza para cualquier gerente de proyectos, puedes reducir el daño si estás preparado y tienes un proceso de revisión de proyectos bien definido. Si entiendes qué es lo que queda fuera del alcance y cómo manejarlo, podrás mantener tus proyectos en marcha y dentro del presupuesto.

Ejemplos de trabajo fuera del alcance

Hay muchas cosas que pueden quedar fuera del alcance original de un proyecto. Estas son algunas de las más comunes:

• Tareas adicionales o cambios en los requisitos

• Cambios en los plazos

• Cualquier cosa que no se mencione de forma explícita en el documento de alcance original

• Trabajo o gastos no planificados

• Restricciones presupuestarias que no se tuvieron en cuenta al definir el alcance

Estos elementos fuera del alcance suelen aparecer en la gestión diaria de proyectos. También conocido como "desviación del alcance" (scope creep), este problema común puede cambiar la trayectoria de un proyecto. La desviación del alcance ocurre cuando el alcance original del proyecto empieza a cambiar, a menudo porque el cliente solicita tareas adicionales. Aunque las solicitudes fuera del alcance no deberían detener un proyecto por completo, a veces lo pausan y, si tienen sentido, pueden llegar a modificar por completo el alcance de tu proyecto.

Dentro del alcance frente a fuera del alcance: una comparación

A continuación, un ejemplo concreto de un proyecto de marketing digital que te ayuda a identificar casos de trabajo dentro y fuera del alcance:

Dentro del alcance:

• Desarrollar e implementar una estrategia de redes sociales

• Generar clientes potenciales a través de canales de redes sociales

• Optimizar un sitio web para los motores de búsqueda

Fuera del alcance:

• Crear o administrar la página de Facebook de la empresa o la cuenta de Twitter

• Generar clientes potenciales mediante telemarketing saliente u otros métodos no relacionados con el marketing digital

En este ejemplo, desarrollar una estrategia de redes sociales está dentro del alcance, mientras que crear o administrar la página de Facebook de una empresa queda fuera. Del mismo modo, generar clientes potenciales mediante telemarketing saliente también queda fuera del alcance, ya que no está relacionado con el marketing digital. Si entiendes la diferencia entre lo que está dentro y fuera del alcance, podrás gestionar mejor tus proyectos y evitar confusiones y conflictos entre las partes interesadas internas y externas.

Usa software de gestión de proyectos para controlar la desviación del alcance

Mantente un paso adelante de la desviación del alcance con un programa de software de gestión de proyectos como Hive. Hive es una herramienta de gestión de proyectos que te permite administrar tus proyectos y tareas, y hacer seguimiento de cambios y actualizaciones. Con Hive, puedes crear fácilmente un documento de alcance para tu proyecto y mantener informadas a todas las partes interesadas sobre cualquier cambio. También puedes usar Hive para supervisar tu presupuesto y registrar los gastos, de modo que te mantengas dentro del presupuesto mientras atiendes solicitudes fuera del alcance.