Los 41 términos de gestión de proyectos que necesitas conocer

Durante mi primer año trabajando en una agencia, me abrumaba la cantidad de jerga y de términos básicos de gestión de proyectos que se usaban a diario. Mi jefe me pidió armar un diagrama de Gantt para programar nuestro siguiente proyecto mientras otros compañeros planificaban sprints. Básicamente pasé ese primer año asintiendo con la cabeza y, después, investigando otro tanto.

Aunque pasé ese primer año en la agencia investigando y luchando con los términos de gestión de proyectos, espero que tú hayas encontrado este artículo al comienzo de tu camino en la gestión de proyectos. Si ya conoces la mayoría de estos términos, ¡genial! Lee la lista y tómala como un repaso. En cambio, si algunos o todos estos términos son nuevos para ti, guarda esta página en tus marcadores o imprime la lista y úsala como referencia.

Confía en mí: asentir ante términos desconocidos solo te llevará hasta cierto punto. Mejor familiarízate con el lenguaje de la gestión de proyectos y, antes de que te des cuenta, podrás hacer scrum con los mejores. Aunque tengo mis términos favoritos (sí, scrum es uno de ellos), quise ordenar esta lista de modo que sea fácil de consultar. ¿Y qué hay más fácil que el orden alfabético?

Aquí la tienes: una lista de los términos de gestión de proyectos más usados, en orden alfabético.

1. Metodología Agile

La gestión de proyectos ágil es una metodología que permite hacer cambios y adaptaciones flexibles durante el ciclo de vida de un proyecto. Es un proceso iterativo que depende de la retroalimentación constante entre el equipo y el cliente o usuario final. Es un tipo de gestión ideal para proyectos con requisitos cambiantes, como el desarrollo de software o el lanzamiento de productos.

2. Línea base

Una línea base es una medición que los gerentes de proyecto usan para evaluar el desempeño del proyecto. Ofrece un punto de partida definido para el plan del proyecto y un punto de referencia concreto para medir el éxito y el avance. Una línea base puede establecerse a partir del alcance, el presupuesto, el cronograma y más aspectos del proyecto.

3. Brief

Un brief de proyecto es una descripción del proyecto. Suele ser un resumen breve de lo que implicará el proyecto, sin demasiados detalles ni jerga técnica. Normalmente se entrega tanto a colaboradores como a partes interesadas.

4. Gestión del cambio

La gestión del cambio controla y administra cualquier cambio imprevisto o repentino dentro de un proyecto, equipo o empresa. Un plan eficaz de gestión del cambio permite incorporar los cambios sin problemas y sin interrumpir demasiado el proyecto.

5. Contingencia

Una contingencia, o plan de contingencia, es un método alternativo por si tu primer plan no funciona. Contar con una contingencia ayuda a reducir el estrés y el uso de recursos si un proyecto se retrasa o sale mal.

6. Panel

El panel es el área de un sistema de gestión de proyectos donde se reúne toda la información relevante de un proyecto. Los miembros del equipo pueden ver los datos, las métricas y los informes del panel para conocer el estado del proyecto.

7. Entregable

Un entregable es un resultado tangible del proyecto. Puede ser un informe, un software, un sitio web o cualquier otra cosa que cumpla los objetivos del proyecto. Los entregables suelen especificarse en el acta de constitución o en el plan del proyecto.

8. Dependencias

Una dependencia de proyecto es una relación entre dos actividades que dependen una de la otra. Puede deberse a una restricción o a que una actividad no puede comenzar hasta que la otra termine.

9. Gestión del valor ganado

La gestión del valor ganado, o EVM, es una metodología de gestión de proyectos que combina costo, cronograma y alcance para medir el desempeño. Usar la metodología EVM ofrece datos concretos que los gerentes pueden aprovechar para tomar decisiones proactivas y ajustar el proyecto según haga falta.

10. Gestión de expectativas

La gestión de expectativas consiste en que todas las personas que trabajan en un proyecto, desde las partes interesadas hasta los miembros de equipos multifuncionales, sepan cómo se va a llevar a cabo. Desde la comunicación hasta el líder del proyecto, la gestión de expectativas pone a todos “en la misma página” desde el primer día del proyecto hasta el último.

11. Diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt es una herramienta visual de gestión de proyectos que muestra el cronograma con las fechas de inicio y fin de las tareas de un proyecto. Su información se presenta de forma gráfica y resulta muy útil para planificar, programar y mostrar la relación entre tareas. Un diagrama de Gantt es valioso para los gerentes de proyecto porque les permite ver cómo se relacionan las tareas individuales entre sí y cómo avanza el proyecto en el tiempo.

12. Punto de control

Un punto de control es una verificación al final de una fase, donde se definen los siguientes pasos y se toman decisiones. En ciertos puntos de control, los miembros del equipo y las partes interesadas pueden revisar el avance del proyecto y decidir si debe pasar a la siguiente etapa.

13. Establecimiento de metas

El establecimiento de metas es el proceso de crear metas y plazos medibles y alcanzables para los proyectos.

14. Información histórica

La información histórica es cualquier información, dato o recurso usado en proyectos anteriores que puede ayudar a fijar metas y planificar proyectos futuros.

15. Iteración

Una iteración define un ciclo de trabajo específico y de duración fija. Las iteraciones suelen durar unas pocas semanas, y los proyectos pueden pasar por varias de ellas.

16. Kanban

Kanban es una metodología de gestión de proyectos en la que las tareas y los proyectos se organizan visualmente en un tablero. Un tablero Kanban se divide en secciones que representan un flujo de trabajo, y las tareas se mueven y se ajustan a medida que avanzan por cada fase del proyecto. Los tableros Kanban ofrecen al equipo una excelente visión general del proyecto y de en qué etapa se encuentra cada persona.

17. Indicadores clave de desempeño (KPI)

Los indicadores clave de desempeño, o KPI, son métricas específicas que se usan para medir el éxito de un proyecto. Un KPI normalmente se establece antes de que empiece el proyecto, y el equipo de gestión consulta los KPI para comprobar si está cumpliendo o no con los hitos del proyecto.

18. Ciclo de vida

El ciclo de vida de un proyecto es todo el proceso que se sigue para construir los entregables. Los ciclos de vida pueden dividirse en varias fases: planificación, análisis, diseño, presupuesto, etc. No todas las fases se incluyen en el ciclo de vida de un proyecto, y este variará según los entregables específicos.

19. Hito

Un hito es un logro o evento importante dentro de un proyecto. Normalmente, los hitos se identifican al inicio, durante la planificación, y luego se les da seguimiento y se informa sobre ellos durante todo el proyecto. Los hitos sirven para seguir desde la fecha de finalización del proyecto hasta el cumplimiento del presupuesto.

20. Actas

Las actas de reunión son las notas transcritas de todo lo que se discute en las reuniones. Se escriben para dejar constancia de las conversaciones, para consultarlas más tarde o para dar seguimiento a las acciones acordadas. Las notas de reunión normalmente se comparten con el equipo y se usan para tomar decisiones y seguir el avance.

21. Objetivos y resultados clave (OKR)

Los objetivos y resultados clave, u OKR, son marcos estratégicos para establecer metas que permiten a todos en una organización mejorar la productividad y la alineación. Estas estructuras ayudan a definir el panorama general de un proyecto. Los objetivos se comparten en todos los niveles, en un plazo definido, normalmente trimestral, y ayudan a cada persona a entender mejor cómo contribuye a la empresa, lo que aumenta la colaboración entre departamentos. Los resultados clave son los resultados medibles que muestran el avance hacia los objetivos y aseguran que todos avancen en la dirección correcta para lograr las metas deseadas.

22. Incorporación

Incorporar un proyecto es reunir todas las herramientas, los recursos y los miembros del equipo para asegurar que todos entiendan el proyecto y los siguientes pasos.

23. Diagrama PERT

Un diagrama PERT, también conocido como diagrama de la Técnica de Evaluación y Revisión de Programas, es una herramienta gráfica que se usa para programar, organizar y evaluar las tareas de un proyecto. Ayuda a los gerentes de proyecto a identificar y seguir las dependencias entre tareas, y sirve para calcular la duración de las tareas y el tiempo de finalización del proyecto.

24. Acta de constitución del proyecto

El acta de constitución del proyecto es un documento que describe las metas, los objetivos y el alcance del proyecto. También identifica a las personas clave involucradas y sus funciones y responsabilidades. Sirve como guía para el equipo del proyecto y ayuda a que todos estén en la misma página.

25. Gestión de proyectos

La gestión de proyectos es el proceso de planificar, organizar, asegurar, administrar y completar proyectos cumpliendo metas y objetivos específicos. Los gerentes de proyecto usan diversas técnicas y herramientas para administrar proyectos, fijar metas, identificar riesgos y posibles retrasos, dar seguimiento al avance y gestionar los recursos.

Más: ¿Quieres llevar tu gestión de proyectos al siguiente nivel? Consulta nuestra guía del mejor software de gestión de proyectos del mercado.

26. Plan de proyecto

Un plan de proyecto es un documento que describe los pasos necesarios para completar un proyecto. Normalmente incluye información detallada sobre los objetivos, el cronograma, los recursos y el presupuesto. Los gerentes de proyecto usan el plan como guía para terminar sus proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.

27. Parte interesada del proyecto

Una parte interesada del proyecto tiene un interés directo en él y puede influir en su resultado o verse afectada por este. Entre las partes interesadas pueden estar el patrocinador del proyecto, el cliente, el usuario final, los miembros del equipo y otras personas u organizaciones clave.

28. Aseguramiento de la calidad

El aseguramiento de la calidad (QA) es el proceso de implementar y supervisar de forma sistemática el avance del proyecto. Se lleva a cabo mediante auditorías periódicas, conversaciones y el cumplimiento de los hitos del proyecto. Puede hacerse internamente o subcontratarse a equipos de servicios de QA. 

29. Asignación de recursos

La asignación de recursos es el proceso de asignar recursos específicos, como personas, dinero y equipos, a cada tarea del proyecto. Asignar recursos es una parte esencial de la fase de gestión del proyecto. Los proyectos deben tener los recursos adecuados asignados a los trabajos adecuados para garantizar que se completen a tiempo y dentro del presupuesto.

30. Nivelación de recursos

Si hay conflictos en un plan o una sobreasignación de recursos, la nivelación de recursos es una técnica que ayuda a corregir y ajustar los recursos para que el proyecto se complete correctamente. Algunos recursos que pueden necesitar nivelación son los materiales, el tiempo o las personas necesarias para terminar una tarea.

31. Gestión de riesgos

La gestión de riesgos es el proceso de evaluar, identificar y mitigar los riesgos asociados con un proyecto. Los gerentes de proyecto deben ser proactivos al identificar riesgos potenciales y tener planes de contingencia listos por si alguno se materializa.

32. Alcance

El alcance se refiere a las metas y los objetivos específicos de un proyecto. Por ejemplo, el alcance puede definirse según la duración, el presupuesto y los objetivos del proyecto. Los gerentes de proyecto deben asegurarse de que el alcance esté claramente definido y se comunique a todas las partes interesadas para evitar malentendidos más adelante.

33. Desviación del alcance

La desviación del alcance (scope creep) ocurre cuando un proyecto se sale del alcance original establecido. Puede suceder cuando las metas del proyecto no están claras o cuando el equipo de gestión no controla el proyecto.

34. Scrum

Scrum es un término que se usa dentro de la metodología ágil. Scrum es un marco de trabajo que usa un ciclo de colaboración continua entre los miembros del equipo durante el ciclo de vida del proyecto. Los proyectos Scrum priorizan las tareas e identifican metas específicas para un periodo determinado.

35. Sprint

Un sprint es un periodo de tiempo designado en el que se asignan tareas específicas para completarlas.

36. Análisis FODA

Un análisis FODA, siglas de “Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas”, es un proceso para planificar estratégicamente un proyecto antes de que comience. Realizar un análisis FODA ayuda al equipo a identificar los obstáculos del proyecto y a reunir los recursos específicos necesarios para planificarlo y ejecutarlo.

37. Cronograma

Un cronograma es la representación secuencial de un proyecto específico y sus actividades. Por ejemplo, un cronograma puede elaborarse antes de que empiece un proyecto para establecer expectativas, o entregarse una vez terminado para mostrar el calendario real del trabajo completado. 

38. Triple restricción

La triple restricción, también llamada triángulo del proyecto, es la teoría que afirma que todo proyecto opera dentro de tres parámetros específicos: alcance, tiempo y costo. Si uno de esos factores cambia, afectará a los otros dos.

39. Método en cascada

El método en cascada es una estrategia de gestión de proyectos en la que las etapas o fases se completan de forma secuencial, una tras otra. Esto significa que, una vez completada una etapa, el trabajo no puede continuar hasta que se autorice el siguiente paso. El método en cascada se usa con frecuencia junto con el diagrama de Gantt.

40. Flujo de trabajo

Un flujo de trabajo son todos los pasos definidos para crear un entregable. Los flujos de trabajo le indican a cada miembro del equipo lo que debe completarse para realizar una tarea o un proyecto específico. Son fundamentales para dar estructura y organización a los proyectos. 

41. Estructura de desglose del trabajo (EDT)

Una estructura de desglose del trabajo (EDT) es una herramienta que divide un proyecto en tareas más pequeñas y manejables. Ayuda a los gerentes de proyecto a visualizar el proyecto y dar seguimiento a su avance. La EDT puede modificarse a medida que avanza el proyecto para reflejar cualquier cambio.

Hive es la primera plataforma de productividad del mundo creada de forma democrática. Descubre cómo podemos ayudarte aquí.