Cómo identificar las dependencias de un proyecto para planear con éxito

Muy pocas tareas existen de forma aislada. Por eso, es fundamental revisar el cronograma completo del proyecto, las dependencias y los recursos necesarios durante todo el proceso de gestión de proyectos. Esto ayuda a los equipos a visualizar el panorama general del avance del proyecto y a evaluar cuándo y cómo asignar tareas y recursos.

La planeación del proyecto también ayuda a identificar posibles cuellos de botella y a fijar puntos de referencia. Además, permite que los miembros del equipo planeen su trabajo con más estrategia y se concentren en sus tareas de forma organizada y eficiente.

Dentro del marco de planeación, conviene revisar y entender las dependencias entre tareas, ya que unas pueden depender del éxito o la finalización de otras. Las dependencias del proyecto son importantes, sobre todo si tu equipo organiza los proyectos en sprints ágiles o con la metodología Gantt, porque muestran con claridad cómo se relacionan las distintas tareas de un proyecto y cuáles deben completarse para que el proyecto avance.

Sin estas dependencias, las tareas podrían completarse fuera de orden o de una manera que no lleve a terminar el proyecto con éxito. Las dependencias también permiten a los gerentes de proyecto fijar expectativas realistas para los miembros del equipo y crear cronogramas precisos para completar el proyecto.

Entender y gestionar las dependencias es uno de los aspectos más importantes de la gestión de proyectos. En esta publicación hablaremos de las dependencias de un proyecto y de cómo identificarlas y gestionarlas de forma eficaz en tu negocio. También explicaremos cómo el software de gestión de proyectos puede ayudarte en este proceso.

¿Qué son las dependencias de un proyecto?

Una dependencia de proyecto es una relación entre dos elementos del proyecto, en la que un cambio en uno puede provocar un cambio en el otro. En cada proyecto que planeas, debes considerar qué afecta a cada tarea a medida que el proyecto avanza.
Estas dependencias suelen ser la relación entre dos actividades distintas dentro de un proyecto más grande, y hay dos tipos:

• Dependencias externas

• Dependencias internas

Las dependencias externas suelen estar fuera del control del gerente de proyecto, como cuando dependes de que otro equipo te entregue datos o termine la tarea que necesitas antes de continuar con tu proyecto. Un ejemplo de dependencia externa es esperar los permisos o las aprobaciones correspondientes antes de construir una casa nueva. La construcción de tu casa no puede empezar hasta que el equipo externo (gobierno local o topógrafo) te autorice a comenzar la obra.

Las dependencias internas son cuellos de botella y soluciones que suelen estar bajo el control del gerente de proyecto. Un ejemplo de dependencia interna sería que tu proyecto dependiera de instalar un software específico para un cliente. Tú y tu equipo tienen el control del software y del proceso de instalación.

No todas las dependencias son iguales

Aunque las dependencias son un mal necesario en la gestión de proyectos, es importante entender que no todas son iguales y que se pueden clasificar de distintas maneras. Hay dos clasificaciones específicas de las dependencias de un proyecto: pueden ser obligatorias o discrecionales.

Las dependencias obligatorias son una parte indispensable de un proyecto y, para completarlo con éxito, no se pueden cambiar sin afectar el cronograma o el presupuesto. Un ejemplo de dependencia obligatoria nos lleva de nuevo a una metáfora de construcción.
En una obra, no puedes construir el techo hasta levantar las paredes, así que una dependencia obligatoria sería construir las paredes antes de avanzar. La dependencia obligatoria es una parte del proyecto que debe ocurrir en un orden específico.

Otra clasificación son las dependencias discrecionales. Estas dependencias se pueden cambiar sin afectar el cronograma ni el presupuesto del proyecto. Suelen ser más flexibles y se pueden ajustar según sea necesario a lo largo del proyecto. Un ejemplo de dependencia discrecional es cuando tienes dos tareas por completar, pero el orden en que se hagan no importa. Por ejemplo, pintaremos el revestimiento exterior de la casa antes de pintar las molduras.

Cómo identificar las dependencias de un proyecto

La mejor forma de identificar las dependencias de un proyecto es dividirlo en tareas más pequeñas y luego ubicar esas tareas en un cronograma. Este cronograma te ayudará a visualizar el proyecto completo y a ver qué tareas dependen de otras.

También puedes usar software de gestión de proyectos para identificar las dependencias. Este tipo de software suele incluir funciones para crear cronogramas, automatizaciones y comunicación interna. Hive es una excelente plataforma de software de gestión de proyectos que te ayudará a dar seguimiento a las dependencias de tu proyecto de principio a fin.

El software de gestión de proyectos de Hive puede ayudarte a gestionar las dependencias de forma eficaz, ya que te ofrece una plataforma para dar seguimiento a las tareas y administrarlas, comunicarte con las partes interesadas y crear planes de contingencia. Con Hive, también puedes ver tus tareas en 5 vistas para organizarlas de la manera que mejor se adapte a tu flujo de trabajo y al cronograma de tu proyecto.

Consejos para gestionar las dependencias de un proyecto

Una vez que identificas los tipos de dependencias, estás un paso más cerca de montar un proyecto exitoso. Aun así, estos consejos pueden ayudarte a gestionar las dependencias de forma eficaz para que sigas cumpliendo tus hitos.

Revisa el plan de tu proyecto:

Esta es probablemente la forma más obvia de identificar las dependencias, pero también la más eficaz. Al revisar el plan y el cronograma de tu proyecto, verás qué tareas deben completarse antes de que otras puedan empezar.

Trabaja con las partes interesadas de tu proyecto:

Otra excelente manera de identificar las dependencias es preguntar a las partes interesadas del proyecto. Es probable que tengan una buena comprensión del proyecto y de lo que hay que hacer para tener éxito.

Comunica las dependencias a las partes interesadas:

Al asignar tareas en un proyecto, la mayoría de los gerentes de proyecto fijan plazos y deciden la responsabilidad de cada persona en cada acción. Sin embargo, no comunicar las dependencias a los miembros del equipo y a otras partes interesadas puede poner en riesgo todo el proyecto. Si alguien no entiende cómo una tarea específica puede afectar el flujo del proyecto, podría decidir priorizar una acción que le parece importante sin darse cuenta de que su decisión puede afectar a otras personas y retrasar aún más la entrega del proyecto. 

Los buenos gerentes de proyecto saben cómo aprovechar al máximo la comunicación con las partes interesadas y ofrecen un plan claro que detalla cada fase del proyecto y sus dependencias. Esto debe hacerse al inicio del proceso. Aquí tienes un ejemplo: “Por favor, revisa este comunicado de prensa a más tardar mañana al cierre del día. Con tus comentarios, este texto se usará como plantilla para todas nuestras comunicaciones con la junta directiva, los miembros y los suscriptores. Diseño, boletín y redes sociales participarán para difundir el mensaje a tiempo y con exactitud, respetando esta jerarquía: junta directiva, equipo interno, miembros, suscriptores y seguidores en redes sociales. Agradezco tu colaboración para tener esta revisión mañana al cierre del día. ¡Gracias!”

Realiza una auditoría del proyecto:

Una auditoría del proyecto puede ofrecer una visión integral del proyecto e identificar las áreas que necesitan mejoras, incluidas las dependencias.

Crea un plan de contingencia:

Los planes de contingencia son esenciales para gestionar las dependencias, porque te ayudan a estar preparado ante posibles cambios o retrasos.

Las dependencias son una parte esencial de la gestión de proyectos y deben gestionarse bien para que el proyecto tenga éxito. Si sigues los consejos anteriores, podrás gestionar las dependencias con eficacia y mantener tu proyecto en marcha.

Hive para las dependencias de proyectos

La gestión de proyectos de Hive permite a los equipos dar seguimiento a las dependencias y gestionarlas creando vínculos entre tareas relacionadas, para que el avance se siga considerando la prioridad y el tiempo. Las tareas con las mismas dependencias se pueden agrupar en un cronograma, de modo que los gerentes de proyecto se aseguren de que todas se completen en el orden correcto.

Hive también ofrece vistas de tareas y de recursos, que permiten a los equipos obtener al instante un panorama visual de qué tareas están conectadas entre sí y cómo encajan en el conjunto. Por ejemplo, puedes usar la vista de diagrama de Gantt de Hive para mostrar las dependencias y comunicar con claridad a tu equipo cómo dependen unas tareas de otras. La función de seguimiento de dependencias de Hive ayuda a los equipos a ver cómo la finalización de una tarea afectará el avance de las tareas relacionadas y el cronograma completo, lo que facilita identificar y gestionar las dependencias.

Prueba Hive hoy mismo y descubre cómo nuestro software de gestión de proyectos puede ayudarte a gestionar las dependencias y a entregar un proyecto exitoso.