5 pasos esenciales para tu lista de verificación de gestión de proyectos

Los proyectos no se manejan solos. Bueno, sí, pero solo si cuentan con un gerente de proyectos capaz que ha hecho todo el trabajo previo y ha armado el proceso para que todo funcione como un reloj.

Si eres gerente de proyectos, o has visto fallas en tus proyectos y quieres una guía para configurar, organizar e implementar un proyecto exitoso de la manera correcta, sigue esta lista de verificación de gestión de proyectos para no dejar ningún cabo suelto.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es el proceso de planificar, organizar, dotar de personal, dirigir y controlar el trabajo de un equipo para alcanzar metas específicas y cumplir criterios de éxito específicos. La gestión de proyectos sigue un conjunto concreto de tareas para garantizar que todos los proyectos avancen sin problemas y con éxito.

Al planificar un proyecto, debes asegurarte de seguir este proceso:

• Identificar las herramientas

• Inicio

• Planificación

• Ejecución

• Seguimiento y cierre

Si sigues cada uno de estos pasos en orden, puedes asegurar que tu proyecto esté bien encaminado desde el principio hasta el cierre.

1. Identifica tus herramientas

Un buen gerente de proyectos necesita una variedad de herramientas a su disposición, entre ellas un buen conocimiento de estadística (para ayudar con la evaluación de riesgos), software de programación (para ayudar con la planificación y la ejecución) y el conjunto de recursos disponibles para hacer el trabajo. Estos recursos pueden ser desde empleados hasta equipo físico, o incluso tiempo. Una vez identificadas las herramientas adecuadas, o al menos un conjunto de donde elegir, puede comenzar el proceso de gestión del proyecto.

2. Inicio

El primer paso es iniciar el proyecto. En el paso anterior ya debiste reunir las herramientas para realizar el trabajo, así que esta etapa trata del inicio y la planificación. Los puntos específicos de la lista de verificación en esta etapa son:

Define el alcance: el primer paso, y el más importante, es definir el alcance del proyecto. ¿Qué quieres lograr? ¿Cuáles son las metas? Esto debe documentarse en un acta constitutiva o en un documento de inicio del proyecto, que guiará a todas las personas que trabajen en él. Identifica a las partes interesadas: ¿quiénes participarán en este proyecto? ¿Son partes interesadas internas o externas, y cuál es su rol? Cuando sepas quiénes son, podrás armar un plan de comunicación. Evaluación de riesgos: todos los proyectos tienen riesgos. Debes identificarlos y evaluarlos lo antes posible para desarrollar un plan que los mitigue.

3. Planificación

El siguiente paso es planificar el proyecto. Esto implica desarrollar un plan detallado, con cronogramas, requisitos de recursos y presupuesto. La planificación incluye más de un paso, y estos son los puntos específicos de su lista de verificación:

Crea un plan de proyecto: una vez definido el alcance, debes empezar a crear el plan del proyecto. Este documento debe describir todo, desde las metas del proyecto hasta cómo las lograrás, quién es responsable de qué y cuándo debe estar terminado. Un plan de proyecto detallado es esencial para el éxito. Establece un presupuesto: todos los proyectos tienen un presupuesto, sean pequeños o grandes. Debes identificar el presupuesto y cómo lo gastarás. Esto incluye el costo del proyecto, las horas de trabajo y los demás recursos necesarios para completarlo. Programa los recursos: una vez que tienes un plan, debes empezar a programar los recursos. Esto incluye asignar empleados al proyecto, identificar el equipo necesario e incluso fijar un cronograma para el proyecto. Vuelve a tus herramientas de trabajo e identifica los recursos que tienes a tu disposición. Plan de comunicación: establecer este plan es muy importante con las partes interesadas. ¿Cómo hablará todo el mundo del proyecto? ¿Cómo es esa cadencia y con qué frecuencia habrá actualizaciones? Define de inmediato una forma constante de comunicarte con el equipo y con cualquier miembro interno o externo. Obtén la aprobación: para que tu proyecto avance, necesita la aprobación de quienes están a cargo. El plan del proyecto y la comunicación deben presentarse a quienes tienen la autoridad para dar luz verde, y entonces es hora de empezar a ejecutar.

4. Ejecución

Ahora que el proyecto se inició, se planificó y se aprobó, es hora de pasar a la ejecución. Esta etapa consiste en tomar las metas del proyecto, convertirlas en un plan concreto y hacer que las cosas sucedan. En esta etapa se asignan todas las tareas e hitos a los miembros del equipo, y el trabajo debe comenzar.

Crea tareas: una vez que el plan del proyecto está listo, es hora de empezar a crear tareas. Primero, divide las metas del proyecto en tareas pequeñas y manejables que se puedan completar. Esto ayudará a que el proyecto siga el rumbo y se cumpla el cronograma. Asigna tareas: una vez creadas las tareas, hay que asignarlas a los miembros del equipo. Esto incluye ubicarlas en un cronograma y asegurarse de que todos tengan los recursos para completarlas. Ajusta según sea necesario: las cosas no siempre saldrán según el plan. Por eso es esencial ser flexible y hacer ajustes cuando haga falta. Si algo cambia o surge un nuevo riesgo, debes poder adaptar el plan en consecuencia.

5. Seguimiento y control

El cuarto paso es el seguimiento, que consiste en comparar el progreso con el plan y hacer los cambios necesarios.

Comunícate: para que el proyecto tenga éxito, debes mantener contacto con el equipo. Esto incluye una comunicación regular con las partes interesadas y los miembros del equipo para asegurarte de que todos van por buen camino, cumplen los plazos y se identifican posibles obstáculos. Identifica el crecimiento descontrolado del alcance: a medida que se ejecuta el proyecto, debes vigilar constantemente todo su alcance. Revisa las áreas que puedan estar frenando el avance e intenta identificar las zonas de crecimiento descontrolado del alcance que puedan convertirse en problemas mayores más adelante.

Cierre del proyecto

Con frecuencia, las empresas olvidan este paso esencial: cerrar un proyecto. A veces, los proyectos exitosos o fallidos se entregan a un cliente y se pasan por alto por completo. Es vital para el éxito de tu negocio revisar cada uno de tus proyectos y entender por qué fueron un éxito y por qué no.

Documenta tu proyecto: la mejor manera de aprender de tus proyectos es documentarlos, durante y después de su ejecución. Revisar el proyecto al final ayudará a ti y a tu equipo a entender qué salió bien y qué no, para que el siguiente proyecto tenga aún más éxito.

La importancia del software de gestión de proyectos

Una de las partes esenciales de un proyecto exitoso es desarrollar un plan de proyecto detallado. Esto incluye definir metas y objetivos específicos, determinar cómo se lograrán, asignar recursos a las tareas y crear cronogramas y presupuestos.

Tu gerente de proyectos debe usar software para que este proceso sea lo más sencillo posible. Un programa de gestión de proyectos como Hive permitirá a tu equipo colaborar en las tareas, compartir archivos y dar seguimiento al progreso. Esto ayudará a que todos estén siempre al día sobre el estado del proyecto y puedan acceder fácilmente a los recursos que necesitan. Con el software de gestión de proyectos adecuado y siguiendo la lista de verificación anterior, puedes lograr que tu próximo proyecto funcione como un reloj.