¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos está presente en casi todos los aspectos de nuestra vida. Es el proceso que construye nuestros puentes, crea nuestros sitios web favoritos y organiza nuestras bodas. Todos tenemos una idea en mente cuando escuchamos la pregunta "¿qué es la gestión de proyectos?". Pero ¿qué significa en realidad? En este artículo te presentamos una guía breve de gestión de proyectos. Para empezar, todo comienza con un proyecto.

Según el Project Management Institute, un proyecto es un esfuerzo temporal con el objetivo de crear un producto único.

A diferencia de las operaciones rutinarias de una empresa, que ocurren de forma regular, un proyecto tiene una fecha de inicio y una de fin claras. De él sale un resultado único que no se puede replicar con facilidad.

Relacionado: Lo que dice tu horóscopo sobre tu estilo de trabajo

La gestión de proyectos es el proceso de guiar a un grupo para que logre los objetivos de su proyecto dentro de sus restricciones. Estas incluyen:

Costo - ¿Cuánto puedes gastar para lograr tu objetivo?

Tiempo - ¿Cuándo tiene que estar terminado el proyecto?

Alcance - ¿Cuáles son los entregables concretos que se darán al final del proyecto?

Calidad - ¿Cuáles son las características clave de los entregables? ¿Hay flexibilidad en la forma de entregarlos?

Beneficio -  ¿Cuál es el impacto medible que tendrá este proyecto en el cliente?

Riesgo -  ¿Cuál es la tolerancia al riesgo de las partes interesadas clave del proyecto?

Todo proyecto exige equilibrar con cuidado estas restricciones y buscar oportunidades para trabajar con más eficiencia en cada etapa del proceso. En esta publicación responderemos a la pregunta "¿qué es la gestión de proyectos?" repasando distintas áreas de la disciplina. Desde los términos clave hasta las metodologías más comunes, aquí aprenderás los datos esenciales para entender qué significa realmente gestión de proyectos.

Relacionado: Cómo hacer ejercicio a la hora del almuerzo me hizo un 90 % más productivo

Tabla de contenidos

• Breve historia: ¿qué es la gestión de proyectos?

• Términos clave

• ¿Qué es un gerente de proyecto?

• El proceso

• Las metodologías

• Recursos

Breve historia: ¿qué es la gestión de proyectos?

Las personas trabajan juntas para lograr metas compartidas desde los albores de la civilización. Las pirámides del antiguo Egipto y los acueductos romanos no habrían sido posibles sin algún tipo de gestión.

Pero la concepción moderna de la gestión de proyectos no existió hasta principios del siglo XX. A Frederick Winslow Taylor, ingeniero mecánico de la industria del acero, se le atribuye haber introducido las primeras técnicas modernas de gestión con su influyente libro The Principles of Scientific Management.

Relacionado: Por qué la meditación es la próxima gran herramienta de productividad

Otra figura importante es Henry Gantt, ingeniero mecánico influido por Taylor. En 1917 creó una línea de tiempo visual que ilustra el cronograma de un proyecto. Todavía se usa con frecuencia y se conoce como el diagrama de Gantt. Revolucionó la forma de planificar y organizar los proyectos.

A partir de ahí, estas ideas empezaron a extenderse por los sectores público y empresarial. Llegaron nuevas metodologías, como la Ruta Crítica, la filosofía de Restricciones de Tiempo, SCRUM y Agile, que ganaron popularidad. A mediados de siglo surgieron organizaciones encargadas de fijar los estándares de la profesión, como el Project Management Institute. Y, con el auge de internet, aparecieron nuevas herramientas y técnicas que llevaron la gestión de proyectos al entorno digital.

Términos clave

Aunque en el proceso de gestión de proyectos se usan muchos términos y frases, estos son algunos que resultan absolutamente esenciales:

Cliente - La persona o personas que se beneficiarán directamente del proyecto. El equipo del proyecto siempre debe tener presentes las necesidades del cliente al llevar a cabo un proyecto.

Restricciones - Son las limitaciones que afectan al equipo del proyecto. El equipo tiene poco control sobre ellas y debe trabajar dentro de esos límites. Un ejemplo es el tiempo disponible para terminar el proyecto, que normalmente fija el cliente. El equipo debe conocer estas limitaciones para ejecutar el proyecto con eficacia.

Entregable - El producto final que genera el equipo del proyecto y que se entrega al cliente. Puede ser un informe, un puente, un programa de computadora o un plan de marketing, entre muchos otros.

Ciclo de vida - Todo el proceso que se sigue para crear los entregables finales, de principio a fin. Normalmente se divide en varias fases.

Hito - Un evento marcado en el cronograma del proyecto que suele indicar que se completó un entregable clave o una parte importante de un entregable. Con frecuencia el equipo lo usa como punto de control para verificar que el proyecto va por buen camino.

Fase - El conjunto de ciertas tareas y actividades relacionadas con un proyecto. Normalmente representa una etapa del ciclo de vida del proyecto.

Gerente de proyecto - La persona responsable de dirigir el proyecto de principio a fin. Crea el plan del proyecto, define las funciones y responsabilidades del equipo y supervisa el avance.

Equipo del proyecto - Todas las personas asignadas a trabajar en alguna parte del proyecto. Cada integrante debe entregar su parte a tiempo, dentro del presupuesto y con los requisitos de calidad, e informar al gerente de proyecto si surgen problemas.

Requisitos - Es una descripción de las características de los entregables del proyecto. Por ejemplo, en un proyecto de desarrollo de software podría incluir una lista de las funciones específicas que quieres que tenga el programa.

Parte interesada - Alguien que tiene interés en el resultado de un proyecto. Incluye al cliente, pero no se limita a él.

Tarea - Es una unidad de trabajo que se debe completar para alcanzar los objetivos del proyecto. Normalmente debe terminarse antes de una fecha límite.

¿Qué es un gerente de proyecto?

Los gerentes de proyecto son los guías del proyecto. Reúnen a todos y se aseguran de que logren sus objetivos. Entre sus responsabilidades clave pueden estar las siguientes:

• Definir los objetivos del proyecto

• Evaluar la viabilidad del proyecto

• Ayudar a definir el alcance y los entregables del proyecto

• Definir las tareas y los recursos necesarios

• Reunir y dirigir al equipo del proyecto

• Estimar y administrar el presupuesto

• Asignar los recursos del proyecto

• Ayudar a identificar y resolver los problemas que surjan

• Crear y administrar el cronograma del proyecto

• Apoyar al equipo y responder preguntas

• Dirigir el aseguramiento de la calidad

• Supervisar el avance del proyecto e informar a las partes interesadas

• Evaluar los resultados del proyecto

Los gerentes de proyecto pueden venir de muchos ámbitos distintos. Por eso no existe un único camino para llegar a serlo. Sin embargo, hay varias certificaciones en gestión de proyectos muy reconocidas que pueden ayudarte a conseguir empleo en este campo. Entre ellas están la certificación Project Management Professional (PMP), la Certified Associate in Project Management (CAPM) y la Program Management Professional (PgMP).

Pero ¿qué tipo de persona se desenvuelve bien en este rol? Según el Project Management Institute:

Los gerentes de proyecto son agentes de cambio: hacen suyos los objetivos del proyecto y usan sus habilidades y su experiencia para inspirar un sentido de propósito compartido en el equipo. Disfrutan la adrenalina organizada de los nuevos desafíos y la responsabilidad de impulsar los resultados del negocio. Trabajan bien bajo presión y se sienten cómodos con el cambio y la complejidad en entornos dinámicos. Pasan con facilidad de la "visión general" a los detalles pequeños pero cruciales, y saben cuándo concentrarse en cada uno.

El proceso

Todo proyecto pasa por una serie de pasos de principio a fin. Aunque estas etapas se pueden definir de muchas maneras, en general se dividen en cinco grupos.

1. Inicio

En esta fase nace la idea del proyecto. Primero identificas el problema que quieres resolver y el objetivo que quieres alcanzar. Es importante elegir un objetivo específico y medible. Así, en lugar de elegir "reducir los tiempos de llamada" como meta, dirías "reducir los tiempos de llamada en un minuto en el centro de Nueva York". Cuando la meta es específica, es más fácil identificar el camino para llegar a ella.

Después evalúas la viabilidad de esa meta. Consideras el costo posible, los recursos con que cuentas y cuánto tiempo crees que tomará completarla. Comparas estas estimaciones con otras iniciativas y prioridades de tu empresa. Muchos proyectos fracasan porque asumen más de lo que pueden manejar o calculan muy por encima el costo o el tiempo al pasar por alto alguna parte del trabajo. Para aclarar el alcance, a veces vale la pena crear una estructura de desglose del trabajo, un esquema visual en el que descompones cada aspecto del proyecto en sus unidades más pequeñas.

Si después de esta evaluación el proyecto sigue pareciendo valioso, puedes preparar un resumen del proyecto. Suele ser un documento de una página que resume los objetivos clave, una estimación aproximada del cronograma, el presupuesto y otros detalles relevantes. Puede ser útil compartir este documento con todas las partes interesadas clave para obtener su respaldo y alinear las expectativas.

1. Planificación

Cuando recibes luz verde para comenzar el proyecto, es momento de elaborar un plan detallado. Trabajando hacia atrás desde la fecha límite, enumera todas las tareas que hay que completar y cuándo deben estar listas. Un diagrama de Gantt es una excelente forma de hacerlo, como se muestra a continuación. Es probable que cambie con el tiempo, así que deja cierta flexibilidad en tu cronograma si puedes. También es importante programar revisiones y actualizaciones de estado a lo largo del proyecto para que todos rindan cuentas.

Luego tienes que reunir a las personas adecuadas para que te ayuden con el proyecto. Si necesitas contratistas externos, inclúyelos en el cálculo del presupuesto. También debes tener en cuenta el tiempo que tardarán en ponerse al día. Después asignas las tareas a las personas correctas y te aseguras de que todos tengan los recursos que necesitan para empezar.

¡No olvides el presupuesto! Piensa en los distintos costos y organízalos en categorías como salarios, viajes, capacitación, suministros, comidas de trabajo y gastos generales. Pide a un colega con experiencia que revise las cifras y vea si te falta algo.

Después organizas una reunión de arranque del proyecto. Su propósito es repasar los objetivos del proyecto y definir con claridad las funciones y responsabilidades de cada persona. También es un buen momento para validar el cronograma con tu equipo. Si un especialista cree que su trabajo tomará más tiempo del que estimaste, es importante escuchar esas inquietudes y hacer los ajustes necesarios.

También es importante definir un plan de comunicación. Preguntas para tener en cuenta:

• ¿Con qué frecuencia harán reuniones de seguimiento para hablar del avance del proyecto?

• ¿Cuántos hitos tendrán?

• ¿Cómo mantendrás informadas a las partes interesadas externas?

• ¿Cómo deben avisar los integrantes del equipo sobre los problemas?

Una mala comunicación puede descarrilar un proyecto con facilidad. Así que anticípate al problema y define una estructura desde el principio.

1. Ejecución

¡Ahora es momento de hacerlo realidad!  Aquí es cuando tu equipo toma el plan que elaboraste y empieza a avanzar con él. Cada persona cumple con sus responsabilidades y el gerente de proyecto guía al equipo durante el proceso. En esencia, hace todo lo posible por reducir la fricción entre cada paso y optimizar el flujo. Estas tareas pueden incluir:

• Actualizar el presupuesto para reflejar el gasto real

• Ajustar el cronograma según sea necesario

• Asegurar la calidad de los entregables

• Facilitar la comunicación con todas las partes interesadas clave

• Planificar y dirigir las reuniones con el equipo del proyecto

Esta es la fase en la que aparecen los problemas imprevistos. El gerente de proyecto debe estar atento a cuándo surgen y enfrentarlos de inmediato antes de que descarrilen el proyecto.

1. Seguimiento y control

Mientras el equipo ejecuta, también debes dar seguimiento al proyecto para asegurarte de que todo marcha bien. Esto puede incluir reuniones de actualización de estado con cada integrante del equipo. También puede significar simplemente revisar tu herramienta de gestión de proyectos para ver qué han completado las personas y qué no. La forma de hacerlo depende del tamaño de tu proyecto y de cómo organiza el trabajo tu empresa.

También debes vigilar con atención los cambios en el presupuesto y avisar de forma proactiva a las partes interesadas clave si prevés excederlo. Una práctica útil es enviarles informes de avance con regularidad. Según las preferencias del cliente, puede ser tan sencillo como un correo con unos cuantos puntos o una presentación de PowerPoint detallada.

1. Cierre

¡Lo lograste! Ahora es momento de terminar esas últimas tareas, preparar los entregables para la entrega y celebrar con el equipo. Siempre es buena idea hacer una reunión de cierre del proyecto para hablar con el equipo de lo que salió bien y de dónde tuvieron dificultades. Esto es fundamental si quieres mejorar en adelante. Más allá de eso, solo te queda tomarte un descanso bien merecido después de completar un proyecto exitoso.

Las metodologías

Hay varias metodologías que un equipo puede usar para gestionar su proyecto. Con frecuencia varían según el sector, el tamaño de la empresa y la función. Estas son algunas que puedes considerar:

Cascada (Waterfall) - Desarrollada originalmente en la industria del software, Waterfall es un proceso secuencial en el que el trabajo pasa por varias etapas sin superponerse. Este método exige mucha planificación inicial porque el proceso no incluye iteraciones. Por otro lado, es mucho más fácil de entender e implementar que muchos otros métodos.

Agile - Creada como respuesta a algunas de las fallas de la metodología Waterfall, Agile prefiere un modelo rápido y flexible. En lugar de reunir todos los requisitos del producto desde el principio, Agile apuesta por un proceso flexible e iterativo que avanza en incrementos cortos. Esto permite al equipo adaptarse con más facilidad, pero requiere una colaboración bien coordinada para evitar problemas.

Método de la Ruta Crítica - En el Método de la Ruta Crítica, primero se descomponen las tareas del proyecto hasta donde sea posible. Luego estas actividades se trasladan a una línea de tiempo que muestra las dependencias entre ellas. Este método es muy adecuado para proyectos con muchas actividades complejas e interdependientes que coinciden en el tiempo.

Scrum - También surgido en la industria del desarrollo de software, Scrum es un marco de trabajo en el que equipos multifuncionales organizan su trabajo en "sprints". De una lista de tareas pendientes que quieren completar, se comprometen a hacer un número específico en un periodo corto (normalmente de 1 a 4 semanas).

PRiSM - Desarrollado por Green Project Management, este método se centra en minimizar el impacto ambiental de tus proyectos. A diferencia de otras metodologías, se extiende más allá del final del proyecto porque incluye consideraciones de sostenibilidad a largo plazo. Es ideal para proyectos en los que reducir el consumo de energía y minimizar los residuos es una preocupación importante.

PRINCE2 - Es la metodología oficial del gobierno del Reino Unido. Se guía por 7 principios: justificación continua del negocio, aprendizaje de la experiencia, funciones y responsabilidades definidas, gestión por etapas, gestión por excepción, enfoque en los productos y adaptación al entorno del proyecto. Requiere mucha documentación y es más adecuada para proyectos grandes y complejos.

Estas son solo algunas de las muchas metodologías que puedes considerar. Otras populares son Kanban, Adaptive Framework, Critical Chain y la gestión integrada de proyectos.

Recursos

¿Quieres aprender más? Estos son algunos recursos adicionales para empezar:

• 9 mejores cursos en línea de gestión de proyectos (gratuitos y de pago)

• Todo lo que necesitas saber sobre la certificación PMP

• Los 6 libros esenciales de gestión de proyectos

• Guía para principiantes sobre informes de proyecto

• Pasos para elegir la herramienta de gestión de proyectos adecuada