Cómo crear un panel de gestión de proyectos: mejores herramientas y consejos

Los paneles de gestión de proyectos son herramientas visuales que ayudan a los gerentes de proyecto a seguir el avance, identificar riesgos y asignar tareas a los miembros del equipo de forma eficiente. Además, estos paneles incluyen informes personalizados que te permiten consultar rápidamente el estado del proyecto, lo que facilita optimizar los recursos y controlar cómo usas tu tiempo.

Puedes construir tu panel de gestión de proyectos como prefieras. Aun así, suele incluir gráficas, diagramas y otras representaciones visuales de los datos del proyecto que sirven para el seguimiento y los informes. 

Pero ¿de dónde salen los datos que muestras? Es sencillo. Se toman directamente del sistema de gestión de proyectos en el que trabajas (como Hive). Creado con herramientas de control de tiempo, software de planificación de proyectos y otras herramientas de productividad, tu panel funciona dentro de los límites de la herramienta de gestión de proyectos que usas a diario. Es una forma simple de lograr que cualquier resumen de proyecto sea más completo y más fácil de leer que revisar varios informes por separado.

¿Por qué usar paneles de gestión de proyectos?

Los paneles de gestión de proyectos son clave para gestionar los proyectos de forma eficaz. Sin una herramienta como Hive, quizá tengas que revisar hojas de cálculo en Excel y escribir texto a mano en documentos de Word para cruzar la información. Pero tenemos buenas noticias: no tiene que llevar tanto tiempo.

Con un panel de gestión de proyectos personalizado, puedes ver con claridad lo que ocurre en cualquier proyecto en tiempo real, en lugar de crear a mano varios informes, algo que puede tardar horas o días según la cantidad de tareas.

En general, los paneles ofrecen un resumen fácil de leer de varios proyectos y tareas, y avisan a los equipos de cualquier problema y del avance frente a los objetivos. También ayudan a seguir el uso de recursos, el presupuesto, los pronósticos y otras métricas importantes. Con datos en tiempo real y análisis completos, los paneles de gestión de proyectos pueden darles a las organizaciones información valiosa sobre sus operaciones y proyectos, incluida la identificación de posibles cuellos de botella y áreas de mejora.

Estos paneles son aún más importantes ahora que hemos pasado a modelos de trabajo remoto e híbrido: es fundamental que los miembros del equipo sepan qué sucede en toda su organización, y no solo en su propio rincón.

Cómo crear el panel de gestión de proyectos perfecto

Crear el panel de gestión de proyectos perfecto puede ser un reto, pero es un paso importante para gestionar los proyectos con eficacia y asegurarte de que se terminen a tiempo y dentro del presupuesto. Aunque depende del proyecto que quieras seguir, hay algunos pasos clave que conviene seguir al crear el panel perfecto.

Encontrar el panel ideal para medir las métricas que quieres en tu proyecto requiere tiempo y práctica, pero estos consejos te ayudarán a empezar:

1. Mantén tu panel de gestión de proyectos centrado en los objetivos del proyecto.

Los objetivos de tu proyecto deben estar claramente indicados en el panel, para que todos sepan hacia dónde trabajan.

2. Elige la herramienta de gestión de proyectos que mejor se ajuste a las necesidades de tu proyecto.

Así será más fácil seguir el avance y asignar tareas en la misma plataforma. Dicho de otro modo, no uses Hive para la mitad de tus proyectos y Excel para la otra mitad. Crea todos tus proyectos en una sola herramienta de gestión de proyectos y ahórrate el dolor de cabeza de trabajar en varias plataformas. También disminuirá la probabilidad de error humano al transcribir números y gráficas.

3. Usa gráficas, diagramas y otras herramientas visuales para mostrar los datos del proyecto en tiempo real.

Esto facilita detectar problemas con rapidez y evaluar con precisión el desempeño del proyecto en todas las etapas de su ciclo de vida.

4. Piensa en la escalabilidad del proyecto.

A medida que cambian las metas y los objetivos del proyecto, es posible que debas ajustar tu panel. Asegúrate de que sea lo bastante flexible para adaptarse a los cambios en el alcance y los requisitos conforme avanza el proyecto.

5. No olvides la seguridad.

Tu panel de gestión de proyectos debe ser seguro para que solo los miembros autorizados del equipo puedan acceder a él. Esto es esencial para proteger la información sensible y los datos confidenciales del proyecto, como los presupuestos o la información de los clientes.

Las mejores herramientas de paneles de gestión de proyectos

1. Hive

Hive es uno de los paneles de gestión de proyectos más completos para proyectos y equipos de todos los tamaños. Con el panel de proyectos de Hive, puedes seguir fácilmente el estado del proyecto en tiempo real, asignar tareas a los miembros del equipo, estar al tanto de los informes de avance de cada responsable de tarea y supervisar los hitos. El panel también ofrece una excelente representación visual de tu proyecto, así que es mucho más fácil de leer que revisar varios informes u hojas de cálculo por separado.

En Hive, las Pages son tu centro personalizado para todo lo que sucede en tu espacio de trabajo, y reúnen la información importante en pocos clics. Una vez que creas una página, agrega widgets para ver los datos del proyecto en una tabla, una gráfica de barras, una gráfica de avance, un contenido incrustado personalizado o muchos otros formatos. También puedes apilar, agregar y eliminar tus widgets en tiempo real. Es un panel totalmente personalizable para todas tus necesidades de proyecto.

Así que, ya sea que gestiones un proyecto sencillo o una iniciativa a gran escala que requiere varias etapas de aprobación y ejecución, Hive es la plataforma ideal para empezar a crear el panel de gestión de proyectos perfecto para tu equipo.

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Algunas de las funciones de Hive: 

• Widgets personalizables: puedes crear paneles adaptados a tus necesidades específicas.

• Visualización de datos: elige entre diagramas y gráficas, como gráficas de barras, de líneas, circulares y tablas, para visualizar tus datos de una forma fácil de entender e interpretar.

• Funciones de seguimiento de objetivos para medir el avance hacia las metas individuales y del equipo.

• Filtros y desgloses: accede a tus datos para obtener información más detallada, lo que facilita detectar tendencias, cuellos de botella y áreas de mejora.

• Colaboración: los paneles de Hive se pueden compartir con otros usuarios, para que los equipos colaboren en los proyectos y sigan el avance.

2. Airtable

Airtable es un software de gestión de proyectos y tareas con capacidad para crear paneles de KPI. El diseño de panel de su Interface Designer, totalmente personalizable, te permite agregar información, destacar tendencias o visualizar la distribución en diagramas y gráficas. Puedes sincronizar los datos que necesitas mostrar en tu informe de KPI directamente desde tu base de Airtable hasta un panel de informes.

Airtable también ofrece distintas vistas para tus datos, como tableros Kanban, diagramas de Gantt y vistas de calendario. Con el diseño de panel, Airtable te permite extraer información de otras tablas en el modo de edición. Otra gran función de los paneles de Airtable es que los usuarios pueden filtrar la información que necesitan, así que no tienes que mostrar muchos puntos de datos en una línea de tiempo, cuadrículas y gráficas.  

Airtable tiene un plan gratuito con funciones limitadas y un plan de pago desde $20 al mes. Pero si estás en su plan Enterprise, puedes personalizar tus interfaces para que sean aún más dinámicas y seguras con la función de grupos de usuarios. 

Algunas de las funciones de Airtable: 

1. Diseñador de interfaces personalizable

2. Distintas vistas: Kanban, calendario, diagrama de Gantt y lista

3. Automatización e integraciones 

4. Sincronización de datos entre equipos y tablas

5. Informes completos

¿No estás seguro de que Airtable sea la mejor solución de panel de gestión de proyectos para tu equipo? Mira cómo Airtable se compara con otras de la misma categoría.

3. Monday.com

Monday.com es un software de gestión de proyectos diseñado para organizar flujos de trabajo y planificar proyectos. Sus paneles visuales facilitan entender el estado y el avance de tus proyectos de un vistazo, y te permiten usar plantillas personalizables que se ajustan a tu flujo de trabajo. Monday.com cuenta con más de 30 widgets y aplicaciones para personalizar los paneles y facilitar el seguimiento del avance, el presupuesto y las fechas límite de los proyectos.

Ten en cuenta que la cantidad de widgets y personalizaciones disponibles dependerá del plan que tengas en Monday.com. Si eliges su plan Enterprise, por ejemplo, podrás ver detalles generales de un panel privado, como su nombre, suscriptores y fecha de creación, a través del directorio de contenido. El plan básico de Monday.com empieza en $8 y te permite crear un panel basado en 1 tablero. Para tener más opciones de paneles, tendrás que pagar más. Su plan estándar empieza en $10 por usuario al mes y te permite crear un panel que combina hasta 5 tableros.

Algunas de las funciones de Monday.com:

• Plantillas personalizables

• Paneles visuales

• Automatización de tareas repetitivas

• Amplias integraciones con muchas aplicaciones y herramientas de terceros populares

• Vistas de línea de tiempo y de Gantt

• Espacios de trabajo colaborativos y comunicación del equipo dentro de la plataforma

Conoce algunas alternativas a Monday.com y compáralas para encontrar la mejor plataforma de gestión de tareas para tu empresa.

4. Wrike

En cuanto a paneles, Wrike hace un trabajo decente al mostrar datos visuales en una estructura clara. Sin embargo, cada panel creado en Wrike solo puede pertenecer a un espacio. Aunque el panel puede contener datos de cualquier cantidad de otras carpetas, proyectos y espacios, hay un límite en el número de paneles que puedes crear. Los usuarios con cuentas Professional pueden tener hasta 10 paneles, los de cuentas Business hasta 50 y los de cuentas Enterprise hasta 200. Los paneles son una función exclusiva de pago en Wrike. El software incluye control de tiempo, informes avanzados y funciones de asignación de recursos, lo que lo hace más adecuado para equipos grandes que trabajan con proyectos complejos de varias etapas. Wrike tiene un plan gratuito con capacidades limitadas. Su plan más popular empieza en $24.80 al mes por usuario, pero puedes obtener excelentes funciones con un nivel inferior llamado "Team" por $9.80 al mes por usuario.

Algunas de las funciones de Wrike: 

• Se integra con diversas aplicaciones como Google Drive, Slack, Salesforce y Adobe Creative Cloud

• Paneles personalizados para tareas importantes, actualizaciones y resúmenes de proyectos

• Herramientas integradas de revisión y aprobación

• Automatización de flujos de trabajo para eliminar tareas manuales

• Funciones de seguridad que incluyen acceso basado en roles, autenticación de dos factores y cifrado de datos

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Esperamos que hayas conocido los beneficios de usar paneles de gestión de proyectos y cómo puedes crear el panel perfecto que funcione sin fricciones dentro de tu flujo de trabajo. Y si todavía no usas un panel de gestión de proyectos, creo que ya es hora de que empieces.