Guía para principiantes sobre informes de proyecto

Casi el 60 % de los proyectos fracasan por fallas de comunicación, y el 75 % de los gerentes de proyecto no confían en el éxito de sus proyectos, en parte por la falta de sincronía con las partes interesadas. Unos informes de proyecto precisos y constantes son una forma de asegurar que tus proyectos no pasen a formar parte de estas estadísticas. El problema es que elaborar informes de proyecto no es fácil. De hecho, la mayoría de los equipos de proyecto enfrentan los siguientes desafíos.

• Dedican demasiado tiempo a preparar los informes.

• Temen las consecuencias de que los datos se malinterpreten.

• Las partes interesadas no leen los informes.

• No saben cómo mejorar el desempeño a partir de sus informes.

Y tampoco es más fácil para la alta dirección, aunque enfrenta otros desafíos en los informes de proyecto, entre ellos: 

• Informes de proyecto inconsistentes entre proyectos

• Ausencia de detección temprana de alertas

• Información desactualizada o innecesaria

• Seguimiento de las métricas equivocadas

Por suerte, estamos aquí para enseñarte todos los detalles de los informes de proyecto, incluidas las mejores prácticas y cómo simplificar los informes para que se lean. También recibirás un puñado de plantillas de informes de proyecto para ahorrar tiempo y crear informes consistentes entre proyectos para los ejecutivos. Cuando domines lo básico, también estarás listo para aprovechar las muchas herramientas disponibles para elaborar informes de proyecto.

Cómo escribir informes de proyecto eficaces

Mantén el enfoque.

Pregúntate: ¿cuál es la intención del informe? ¿Qué resultado buscas al enviar este informe a quien se lo envías? ¿Cuál es el llamado a la acción (CTA)? ¿Qué intentas comunicar? ¿Quién es tu público objetivo? Si quieres que la parte interesada lea tu informe, debes adaptar la información específicamente para ella y asegurarte de que todo lo que incluyas se relacione solo con los aspectos del proyecto que le resulten más relevantes. Una forma de asegurarte de dar a las partes interesadas solo lo que necesitan es verificar el valor del informe. ¿Los informes que envías realmente les aportan valor? Pregúntales. Valida qué quieren o necesitan saber.

Mantén registros.

¿Qué pasa si te enfermas o estás fuera de la oficina durante una parte del proyecto que gestionas? ¿Cómo podrá alguien tomar las riendas mientras no estás? Pues bien, si has creado informes de proyecto de forma constante, existe un registro histórico del proyecto que puede servir de guía inicial para el gerente de proyecto temporal. Otro beneficio de los informes de proyecto constantes es que pueden servir como plantilla para futuros proyectos de alcance similar, lo que te ahorra tiempo en el siguiente proyecto.

Mantén los informes en un nivel general.

Empieza con los objetivos generales, los beneficios, la salud y el avance de tu proyecto, usando resúmenes de información de alto nivel antes de entrar en los detalles mínimos del proyecto.

Haz informes consistentes.

Conviene enviar tus informes con regularidad, para que las partes interesadas sepan cuándo esperarlos.

Valida la información.

Esto debería darse por hecho, pero asegúrate de validar la exactitud de los informes de proyecto. Si no lo haces y te equivocas, es una forma segura de perder credibilidad en la oficina.

Simplifica tus informes.

Simplificar tus informes es útil por varias razones:

• Facilita evaluar el estado actual de un proyecto.

• Es útil para facilitar la resolución de problemas.

• Es más fácil identificar posibles problemas.

• Facilita la colaboración en grupo.

Tres maneras de hacerlo son:

• Informar solo las excepciones (variaciones, problemas, riesgos)

• Incluir el estado actual

• Usar datos visuales

4 tipos de informes de proyecto

1. Informe de estado del proyecto

Un informe de estado ofrece a las partes interesadas una instantánea del proyecto que les da mayor visibilidad, mejora el seguimiento y documenta el avance del proyecto.

6 elementos que incluir en un informe de estado

1. Aspectos destacados Piensa en la sección de aspectos destacados como el resumen ejecutivo de tu informe. Al inicio, incluye datos clave, como el patrocinador del proyecto, el gerente de proyecto y la fecha. También conviene resumir todo lo que ha ocurrido (o no) durante la última semana, junto con lo que planeas lograr la semana siguiente. Incluye actualizaciones sobre:

• Tareas

• Entregables

• Reuniones

• Comunicaciones

• Decisiones

• Etc.

2. Avance del cronograma del proyecto Tu proyecto debe dividirse en hitos, o grupos de tareas, para que puedas informar fácilmente el estado de una fase o de un entregable. Indica a las partes interesadas el porcentaje de avance general del proyecto, así como el porcentaje completado de las fases o hitos. Esta sección te avisará si vas según lo previsto o si te estás retrasando. Además, aquí también puedes enumerar todo lo que has completado. 3. Estado del presupuesto Sé transparente con tu presupuesto, pero asegúrate de preguntar a tu equipo directivo o a tu jefe qué tan transparente debes ser en este informe. Si crees que el estado del presupuesto asustará a los miembros del equipo, agrega una nota breve al respecto en el informe. Basta una actualización sencilla de cuánto has gastado frente a cuánto estaba presupuestado, junto con el porcentaje gastado. Indica con claridad si vas atrasado, adelantado o en línea con lo previsto. 4. Próximas tareas e hitos En una tabla clara de cuatro columnas, enumera las próximas tareas e hitos. Las columnas deben incluir: el título de la tarea o el hito, la fecha límite prevista, el responsable de la tarea o el hito y cualquier comentario o detalle. 5. Elementos para escalar ¿Qué requiere atención inmediata? Documéntalo aquí y anota quién debe prestarle atención. Este es tu espacio para pedir apoyo, ya sean más recursos o una decisión clave. 6. Riesgos clave, problemas y planes de mitigación Los problemas son situaciones que ya ocurrieron, y los riesgos son problemas que podrían ocurrir. Enumera solo los más importantes y prioriza según corresponda. Ten en cuenta que esta sección no es el lugar para dar ni esconder malas noticias. Ese tipo de información debes darla en persona en cuanto te enteres. Coloca también esta información en una tabla de cuatro columnas, para leerla con facilidad. Las columnas deben incluir: problema o riesgo, gravedad, acción y responsable.

2. Informe de recursos

El informe de recursos te dice quién hace qué y cuándo. Debe darte un desglose de qué miembro del equipo es responsable de qué tareas y en qué día. Este informe es útil para diagnosticar problemas de sobreasignación, cuando un miembro del equipo tiene asignada más de una tarea. Claramente, esto es un problema porque no puede trabajar en dos cosas a la vez, lo que hace que tu proyecto se retrase. Los informes de recursos también son útiles para programar a más de una persona. Al ejecutar un informe verás cuándo alguien queda disponible, para que puedas asignarle otra tarea en ese momento. Además, comparar la disponibilidad de tus recursos con el cronograma de tu proyecto te ayudará a planificar con más eficiencia. Así, cuando una persona termine una tarea, podrás asegurarte de que el siguiente recurso disponible retome la tarea siguiente. De esta manera, tu proyecto no se estancará esperando a que otra persona esté disponible.

Consejos para el informe de recursos

• Asigna el tiempo adecuado para cada proyecto. No supongas que todos tus recursos están dedicados al 100 % a tu proyecto. Es probable que estén atendiendo varios proyectos a la vez. Por eso, asigna a cada persona X horas (que se pueden convertir en un porcentaje) que puedas asignarle en tu proyecto.

• Bloquea el tiempo no disponible. Asegúrate de que a los recursos no se les asignen fechas límite críticas en días en que están fuera de la oficina. Pídeles que actualicen sus calendarios con las próximas vacaciones, etc., para que puedas bloquear ese tiempo en tu cronograma.

• Ejecuta un plan de riesgos para tus recursos críticos. No es raro que personas clave se reasignen a proyectos de mayor prioridad. Anticípate anotándolo en tu plan de riesgos. A veces, incluso tendrás que actualizar tus estimaciones originales del proyecto, porque sus reemplazos pueden tener menos experiencia o conocimiento y, por lo tanto, tardar más en terminar las cosas.

• Exige control de tiempo en tiempo real.

• Reconoce los cuellos de botella y ajusta rápidamente.

3. Matriz de evaluación de riesgos

El setenta por ciento de los proyectos fracasan, y el sobrecosto promedio fue del 27 %. Aunque uno de cada seis proyectos tuvo, en promedio, un sobrecosto del 200 % y un retraso en el cronograma de casi el 70 %. ¿Un informe de proyecto que podría ayudar a reducir estas cifras y asegurar que tu proyecto no fracase? El informe de evaluación de riesgos. Una matriz de evaluación de riesgos calcula rápidamente el riesgo de un proyecto al enumerar todo lo que podría salir mal y considerar su daño potencial. Esto facilita priorizar los problemas para que te concentres en los que más podrían afectar tu proyecto si no se mitigan.

Cómo crear una matriz de evaluación de riesgos

Paso 1: crea un registro de riesgos. Un registro de riesgos es simplemente una lista de todo lo que podría salir mal en tu proyecto. Incluye información sobre las áreas afectadas, el nivel de gravedad, la probabilidad de que ocurra, el impacto del riesgo y las acciones recomendadas. Aquí tienes algunos riesgos comunes para ayudarte a generar ideas:

• Recursos: perder a un miembro del equipo por enfermedad, fallecimiento, lesión u otro proyecto

• Operativos: interrupciones en el suministro y las operaciones, pérdida de acceso a activos necesarios o fallas de distribución

• De reputación: pérdida de confianza de clientes o empleados, o daño a la reputación de la marca

• De procedimiento: fallas de responsabilidad, de los sistemas internos o de los controles

• Del proyecto: gastar de más, no cumplir los plazos o no cumplir los estándares de calidad

• Financieros: quiebra del negocio, fluctuaciones del mercado bursátil, cambios en las tasas de interés o falta de financiamiento.

• Técnicos: avances tecnológicos o fallas técnicas.

• Naturales: clima, desastres naturales o enfermedades.

• Políticos: cambios en los impuestos, en la opinión pública, en la política del gobierno o influencia extranjera.

• Estructurales: sustancias químicas peligrosas, mala iluminación, cajas que se caen o cualquier situación en la que el personal, los productos o la tecnología puedan sufrir daños.

Otras técnicas para generar ideas incluyen:

• Revisar tus sistemas, procesos o estructuras y analizar los riesgos. ¿Puedes detectar alguna vulnerabilidad?

• Preguntar a otras personas con perspectivas diferentes. Pregunta a los miembros de tu equipo y consulta a otras personas que hayan gestionado proyectos similares.

Paso 2: determina la gravedad, la probabilidad y el impacto. Nivel de gravedad Pregúntate: ¿qué es lo peor que podría pasar? Nombra el nivel de gravedad como te resulte más cómodo. En nuestra plantilla usamos lo siguiente:

• Aceptable: si este riesgo ocurre, aun así estarás bien.

• Tolerable: aunque esto dolerá, tienes la certeza de que tu proyecto se recuperará.

• Malo: peor no puede ser.

Nivel de probabilidad Obviamente, algunos riesgos tienen más probabilidades de ocurrir que otros, y querrás atender esos más rápido. Estas son las tres etiquetas que elegimos para evaluar el nivel de probabilidad:

• Improbable: antes volarán los cerdos que esto ocurra.

• Posible: todavía tienes la esperanza de que no pase.

• Probable: apostarías a que sucederá.

Impacto del riesgo Este es el nivel general de riesgo, según la probabilidad de que ocurra y la gravedad de las consecuencias. Úsalo para priorizar riesgos e identificar señales de alerta. Así los etiquetamos:

• Bajo: es poco probable que ocurran y no representan una amenaza seria.

• Medio: son baches que retrasan tu proyecto.

• Alto: espera que estos eventos desvíen tu proyecto gravemente si no se mitigan. Requieren acción inmediata para mitigarlos.

4. Informe de análisis posterior del proyecto

Al final de tu proyecto, ya sea que haya sido un éxito o un fracaso, la mejor práctica es organizar una reunión de análisis posterior (post mortem). Una reunión de análisis posterior es cuando te reúnes con tu equipo para examinar los aciertos y fallas de tu proyecto y descubrir lecciones para el futuro. Es la oportunidad de preguntar:

• ¿Qué salió bien durante el proyecto que deberíamos repetir en el futuro?

• ¿Qué salió mal durante el proyecto que deberíamos evitar en el futuro?

• ¿Qué deberíamos hacer de forma diferente la próxima vez?

Los análisis posteriores no son solo para proyectos grandes. Son igual de útiles para proyectos más pequeños y continuos. Y ni siquiera tienes que esperar al final de un proyecto enorme para sacar provecho de una retrospectiva del equipo. De hecho, al inicio de un proyecto, cuando creas el cronograma, incluye mini análisis posteriores al final de los hitos importantes. Así tu equipo sabrá cómo avanza un proyecto y podrás detectar posibles problemas antes de que se vuelvan enormes. También es un buen momento para sugerir lecturas o cursos al equipo para que todos tengan las habilidades necesarias para dirigir proyectos exitosos.

Cómo realizar un análisis posterior del proyecto

Paso 1: envía una encuesta previa a la reunión. Como los análisis posteriores suelen ser una reunión de solo una hora, debes asegurarte de que todos en tu equipo tengan la oportunidad de hablar; de ahí el cuestionario previo a la reunión. Esto también da a tu equipo la oportunidad de prepararse para la reunión y organizar sus ideas con anticipación. La agenda de la reunión debe basarse en las respuestas de la encuesta, centrándose en los puntos que tuvieron mayor impacto. Hemos incluido una lista de preguntas para hacer en nuestra plantilla de cuestionario de análisis posterior, que puedes descargar aquí. Paso 2: organiza la reunión. Los análisis posteriores deben ser más organizados y formales que una reunión cotidiana normal, para que saques el mayor valor de tu tiempo. En este paso, conviene elegir a un moderador neutral que facilite la discusión y se asegure de que todos mantengan el respeto y se ciñan a la agenda de la reunión. También ayuda establecer algunas reglas básicas. Aquí tienes algunos ejemplos como inspiración.

• Sé constructivo, no destructivo. Plantea el problema y concéntrate en la solución.

• No lo tomes personal. No se trata de culpar ni de señalar a nadie. Se trata de hablar de los desafíos y encontrar soluciones para el futuro.

• Da a cada miembro del equipo la oportunidad de expresar su punto de vista.

• Respeta los puntos de vista de los demás.

• Cubre todos los frentes. Averigua qué hizo que el proyecto fuera sencillo, difícil, agradable o miserable.

• Identifica dónde funciona el proceso y dónde falla.

• Celebra tus éxitos y corrige tus fallas.

Paso 3: define la agenda de la reunión. Si creas una agenda con anticipación, evitarás que tu equipo se desvíe demasiado del tema. Aquí tienes un ejemplo de agenda. Repaso del proyecto (15 min) Es un breve resumen de las expectativas y los entregables originales del proyecto. Revisarlo establece la línea base con la que mides el éxito y el fracaso. Repaso de los resultados (15 min) Identifica qué salió bien y qué no tan bien, según los resultados esperados. Aportes de las partes interesadas (30 min) Da a tu equipo y a tus clientes la palabra para compartir sus perspectivas sobre por qué el proyecto se desarrolló como lo hizo. Paso 4: documéntalo. Asigna a una persona para tomar notas de los puntos clave durante la reunión y enviarlas a todo el equipo al terminar. No es necesario que escriba cada palabra. Solo los puntos clave.

• Todos los problemas del proyecto

• Todos los logros del proyecto

• Cualquier próximo paso o acción pendiente

Paso 5: extrae conclusiones de las notas. No tiene sentido hacer perder el tiempo a todos con una reunión si en realidad no vas a cambiar ninguno de tus procesos a partir de lo descubierto en el análisis posterior. Para que haya un cambio real, considera reservar tiempo justo después de la reunión para revisar las notas y convertir las conclusiones generales en un plan de acción. Al revisar las notas, identifica patrones comunes y sus causas de fondo. Cuando tengas algunas áreas de mejora, desarrolla algunos cambios de procedimiento que puedas aplicar en el próximo proyecto para evitar los errores cometidos en este. Estas son algunas preguntas que pueden ayudarte a arrancar este proceso.

• ¿Qué debemos hacer sin falta? Identifica el problema y su impacto en tus proyectos.

• ¿Qué podemos hacer al respecto ahora? Piensa en algunas estrategias que puedas aplicar en los próximos meses.

• ¿Qué deberíamos hacer al respecto en el futuro? Idea estrategias que puedas ejecutar después de los próximos tres meses.

Envía el plan de acción final a tu equipo. Pide comentarios y compromiso. Por último, ejecútalo.