¿Estás haciendo bien tu trabajo? Descúbrelo con estos criterios de éxito del proyecto

Si el éxito de un proyecto fuera una carrera, no querrías llegar en último lugar. Para asegurarte de que tu proyecto termine bien, necesitas definir tus criterios de éxito y prepararte para las pruebas que vienen. Si eres como yo, querrás saber de inmediato si el proyecto que acabas de terminar fue un éxito.

Quieres sentir esa satisfacción de cruzar la línea de meta del proyecto. Pero, para subir al podio y levantar el trofeo del primer lugar, primero debes crear un plan y definir tus criterios de éxito.

Por desgracia, cuando se trata del éxito de tu proyecto (y de entrenar para una carrera), no hay atajos fáciles. Como el éxito se puede definir de muchas maneras, tus criterios de éxito determinarán si subes al podio con el trofeo del primer lugar o te vas con una cinta de participación. En esta publicación del blog hablaremos de algunos criterios de éxito esenciales y de cómo usarlos para mejorar tus proyectos y ¡llevarte la victoria!

Define los criterios de éxito de tu proyecto

En la gestión de proyectos, nos gusta usar el marco de objetivos SMART para definir los objetivos de un proyecto. SMART significa objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazo definido, y son pasos que debes añadir a tu proyecto. Un ejemplo de cómo usar SMART para definir los criterios de éxito de tu proyecto sería este:

Imagina que quieres aumentar el tráfico web de tu sitio. Un objetivo SMART podría ser:

“Quiero aumentar el tráfico web desde Estados Unidos en un 25 % en los próximos tres meses.” Este criterio de éxito es específico (te enfocas en una ubicación), medible (definiste una cantidad y un plazo), alcanzable (un aumento del 25 % es ambicioso pero posible), relevante (ayudará a que tu negocio crezca) y con plazo definido (tres meses te dan un calendario de trabajo).

Aquí tienes otro ejemplo de SMART, esta vez para un proyecto más centrado en las personas:

“Nuestro equipo completará un programa de capacitación de clientes para mejorar nuestro índice de satisfacción del cliente en cinco puntos en un plazo de seis meses.” En este criterio de éxito te enfocas en capacitar a tu equipo para mejorar una métrica de atención al cliente. Este objetivo también es específico, medible, alcanzable (¡con trabajo duro!), relevante (ofrecer un servicio al cliente excepcional generará clientes más felices) y con plazo definido. Tus criterios de éxito no tienen que ser inamovibles: puedes ajustarlos constantemente a medida que avanza tu proyecto. Pero es fundamental empezar al menos con algunas bases para tener un cimiento sobre el cual construir. Sin definir los objetivos de tu proyecto, será difícil seguir el progreso y evaluar si has tenido éxito o no.

Sigue el progreso y ajusta cuando sea necesario

Una vez que hayas definido los criterios de éxito de tu proyecto, sigue el progreso en el camino. Si esto fuera una carrera, este sería el momento de comparar cómo te sientes ahora (semanas después de iniciar el plan de entrenamiento) con cómo te sentías el primer día. Saber dónde estabas y dónde estás te ayudará a cumplir tus objetivos futuros.

Si te estás quedando atrás, siempre puedes ajustar el plan del proyecto y los criterios de éxito según haga falta. Si es necesario, adopta el método de la ruta crítica para alcanzar tus objetivos. Además, ¡no olvides celebrar los hitos del proyecto en el camino! Celebrar los pequeños logros ayudará a mantener a todos motivados y enfocados en el objetivo final. De nuevo, con la metáfora de la carrera: como no hay nada mejor que lograr un nuevo récord personal mientras entrenas, ¡celebra las pequeñas cosas y prepárate para las grandes!

Asegúrate de que tus criterios sean alcanzables

Al desarrollar los criterios de éxito del proyecto, asegúrate de que sean alcanzables. Puede parecer de sentido común, pero te sorprendería cuántas veces las personas se preparan para el fracaso al fijar objetivos poco realistas. Por ejemplo, una vez me dije que podía redactar, desarrollar y entregar un sitio web para un cliente en un mes. Aunque logré hacerlo, fue estresante, costoso y algo que no quiero volver a repetir.

Es importante recordar que los criterios de éxito de tu proyecto deben ser alcanzables, realistas y relevantes para los objetivos del proyecto. No tenía sentido que me fijara el objetivo de crear un sitio web en un mes cuando al cliente le habría parecido perfectamente bien que tardara tres. Mi objetivo no solo era poco realista, sino que causó decepción y frustración internas entre los integrantes de mi equipo.

Consigue el apoyo de las partes interesadas

Una vez que hayas desarrollado los criterios de éxito de tu proyecto, debes obtener el apoyo de las partes interesadas del proyecto. Entre ellas está cualquier persona con un interés directo en el proyecto y en su éxito o fracaso. El apoyo es importante porque garantiza que todos estén en sintonía y trabajen hacia el mismo objetivo.

Tres formas de conseguir el apoyo de tus partes interesadas

La primera es asegurarte de que participen en el proyecto desde el principio. Esto significa involucrarlas en la planificación del proyecto y establecer canales de comunicación regulares para que puedan aportar sus ideas en el camino.

Otra forma de conseguir su apoyo es compartir con ellas los criterios de éxito del proyecto desde el inicio y pedirles su opinión. Esto les ayuda a sentirse parte del proyecto y te permite comprobar que tus estándares son realistas y relevantes para sus necesidades.

La última forma de conseguir su apoyo es mantenerlas al tanto del progreso y los hitos del proyecto. Mantenerlas informadas garantiza que conozcan el estado del proyecto y puedan aportar ideas si hace falta. Para asegurarte de que reciban los hitos y las tareas más recientes, invierte en una plataforma de gestión de proyectos como Hive. La plataforma única de Hive las mantendrá al día con el progreso del proyecto y les permitirá dar su opinión en tiempo real.

La importancia de los criterios de éxito del proyecto

Si te unes a mí en la carrera de crear criterios de éxito para el proyecto, es hora de entrenar. Como ves, los criterios de éxito son vitales para mantener tu proyecto en movimiento y rumbo a la meta. Crear criterios te ayudará a fijar objetivos de proyecto realistas, seguir el progreso y conseguir el apoyo de las partes interesadas durante el proceso de revisión del proyecto. Al desarrollar criterios de éxito sólidos, aumentas tus probabilidades de lograr el éxito del proyecto y levantar ese trofeo del primer lugar.

Usa Hive para seguir tus objetivos y garantizar el éxito del proyecto

Hive Goals es una herramienta de la plataforma de gestión de proyectos Hive que te permite fijar objetivos, visualizar el progreso y mantener a todos alineados en un único panel centralizado. Una vez que definas los criterios de éxito de tu proyecto, solo decide cómo quieres medir tus objetivos. Puedes seguir tu progreso según:

• Acciones completadas

• Estado de los subobjetivos

• Valores numéricos

Ten en cuenta, al elegir tu método para seguir el progreso del proyecto, que esté alineado con tus criterios de éxito. Por ejemplo, si tu objetivo es aumentar en un 10 % el número de artículos publicados cada mes en tu sitio web, quizá te convenga enfocarte en las “acciones completadas”, es decir, cuántos artículos se publicaron efectivamente cada mes. Ahora bien, si tu objetivo es aumentar tus ingresos en un 15 % para finales del segundo trimestre del año, quizá te convenga vigilar los valores numéricos de tu panel.  Con Hive Goals, puedes fijar objetivos realistas por departamento, por equipo e incluso por persona. Al relacionar objetivos con subobjetivos, todas las personas de la empresa pueden ver cómo contribuye su esfuerzo diario al objetivo general de la compañía, lo que es un gran impulso de motivación para cualquiera. Para tener una visión general del desempeño de éxito de tu proyecto, puedes automatizar el seguimiento de objetivos en varias herramientas y recibir información en tiempo real de todas las aplicaciones que usa tu negocio.  Con Hive Goals puedes:

• Crear uno, diez, veinte o más objetivos para tu equipo, para que todos entiendan a qué están contribuyendo.

• Centralizar y automatizar el seguimiento y los informes de tus objetivos.

• Traer datos de otros sistemas a Hive para agilizar las operaciones y los informes.

• Compartir tu objetivo u objetivos, asignarlos a los compañeros correspondientes, seguir la actividad y ponerles una fecha límite.

• Entender cómo avanzan tu equipo y tu organización hacia un objetivo individual o un conjunto de objetivos.

• Las designaciones por colores permiten entender fácilmente qué elementos van “por buen camino”.

• Cuando llegue el momento de revisar el progreso, los logros y los resultados, exporta fácilmente toda la información relevante.

Hay mucho más que puedes lograr para el éxito de tu negocio con Hive Goals. ¿Quieres empezar? ¡Comienza hoy tu prueba gratuita de Hive Goals!