Cómo automatizar las tareas repetitivas y dedicarte más a lo que te apasiona

Con los ojos cansados y la muñeca adolorida, envías otro correo sobre el estado de un proyecto (la tercera vez hoy que tienes que dar una actualización) y ya empieza a volverse repetitivo. Quizá sientas que la única forma de cumplir con estas responsabilidades es hacerlas tú mismo, así que dejas tu creatividad (y a veces tu ánimo) en segundo plano.

Pero hay formas de automatizar las tareas repetitivas y dejar más espacio para las partes de tu trabajo que te gustan, para que puedas ser creativo y sentirte inspirado. Esto es lo que necesitas saber.

¿Qué es una tarea repetitiva?

Según datos recientes de McKinsey, un tercio de todas las responsabilidades de más de la mitad de las ocupaciones son repetitivas, y podrían automatizarse. Pero ¿qué son exactamente estas tareas repetitivas y por qué consumen tanto tiempo?

Programación de reuniones

Reservar y programar reuniones es un ritual repetitivo que puede tomar unos minutos cada hora. Sin embargo, se acumula hasta sumar horas cada semana. Piensa en los correos que van y vienen, en las llamadas que no coinciden o en esperar la respuesta de una o dos personas, todo para agendar tu próxima reunión.

Incluso algo tan simple como buscar un horario libre en el Calendly de otra persona o enviar un enlace de Zoom les quita tiempo a días que ya están llenos.

Traspaso de información entre aplicaciones

Sin importar dónde trabajes, todos los trabajadores del conocimiento usan aplicaciones. Y cuantas más aplicaciones tenga tu empresa en su conjunto de tecnologías, más información tendrás que pasar de una aplicación a otra. Esto ocurre sobre todo si tienes clientes que no usan tu aplicación o si tu empresa intenta cambiar de una aplicación a otra.

Recopilación y gestión de datos

Los datos son el alma de todas las empresas y son de suma importancia; por desgracia, su gestión incluye algunas de las tareas más repetitivas de todas.

Ya sea que ingreses datos en un programa, navegues por Dropbox buscando la hoja de cálculo que necesitas para responder la pregunta de un compañero o clasifiques los datos de una encuesta, estas tareas pueden volverse monótonas.

Revisión y aprobación, y actualizaciones

Por último, una tarea que puede volverse muy repetitiva es revisar una y otra vez si las acciones ya fueron revisadas y aprobadas. En tu chat de Slack, esto puede convertirse en hilos largos y difíciles de manejar por los que tienes que desplazarte para encontrar la versión más reciente de tu proyecto. También puedes pasar horas repitiendo el envío de correos de actualización después de cada cambio en tu Google Doc compartido.

Cómo afectan las tareas repetitivas tu desempeño laboral

Las tareas repetitivas no son solo una molestia: pueden dañar tu desempeño laboral. Pueden causar un estrés innecesario a los trabajadores y hacer que un empleo parezca mucho más aburrido o gris de lo que realmente es.

De hecho, los empleados desearían tener más tiempo para probar cosas nuevas en el trabajo, según un estudio de UiPath. Los encuestados dijeron que, en promedio, "desperdician" cuatro horas y media por semana en tareas que se pueden automatizar. Alrededor del 68 % desearía asumir nuevas responsabilidades en el trabajo, pero siente que no tiene tiempo por las tareas repetitivas. También hay muchas más estadísticas sobre gestión del tiempo que respaldan estos hallazgos.

Además, las tareas repetitivas están expuestas al error humano. Cuanto más haces algo de rutina, más se distrae tu mente. Podrías creer que puedes hacer el trabajo con los ojos cerrados, pero incluso las tareas más básicas de ingreso de datos requieren algo de atención. Los estudios muestran que las tareas repetitivas pueden aumentar la fatiga física y mental, y afectar la precisión.

Por último, los datos muestran que las tareas repetitivas pueden agotar la creatividad de los empleados. Un estudio de ServiceNow mostró que el 70 % de los gerentes tiene menos tiempo para iniciativas estratégicas por el exceso de trabajo manual y repetitivo.

Además, más de un tercio de los gerentes dice que estos procesos manuales son la parte más recurrente de su trabajo. En el estudio de UiPath, el 58 % dice que aspira a ser más creativo en el trabajo, pero siente que las tareas repetitivas se lo impiden.

La automatización como solución

Por suerte, hay una forma muy útil de manejar las tareas repetitivas que drenan la energía: la automatización. Según datos de McKinsey, el 43 % de los encuestados cree que, si algunas funciones se automatizaran, se sentirían libres de innovar más con sus equipos. Alrededor del 72 % de los encuestados también dijo que, con el tiempo que ahorrarían con la automatización, harían un trabajo más valioso para su organización.

Hay varias formas de automatizar tu espacio de trabajo para eliminar las tareas repetitivas. Tendrás que considerar desde elegir el software de automatización adecuado hasta comunicarte mejor con tu equipo.

Hay muchas plataformas de automatización disponibles y puede ser difícil elegir la correcta para tu negocio. Por suerte, con tantos productos excelentes como Hive Automate y alternativas a Zapier, hay una gran variedad de opciones que se ajustan a las necesidades, los requisitos y el presupuesto de tu negocio.

Veamos cómo puedes encontrar la mejor solución para automatizar tus tareas repetitivas.

1. Identifica tus necesidades

La forma más fácil de automatizar tus tareas repetitivas es con el software adecuado, pero necesitas tener claro qué debe automatizarse para aprovechar al máximo tu tecnología.

Hive es una plataforma de gestión de proyectos con funciones de automatización integradas que te ayudan a reducir el trabajo redundante y a conectar todas tus aplicaciones de trabajo en un solo panel. Con Hive Automate, puedes activar pausas en proyectos, cambiar al responsable de una acción o incluso mover una acción a otro proyecto si colaboras con otro equipo.

Para facturación o pagos, prueba software como Gusto, Freshdesk, Zendo o Zintego para atención al cliente. Y para la gestión de CRM, echa un vistazo a Pipedrive.

2. Enfócate en el flujo de trabajo

La automatización no se trata solo de la tarea puntual que estás resolviendo: se trata de hacer que todo tu flujo de trabajo sea automático, sencillo y funcional. Con esa mentalidad, puedes intentar automatizar procesos no con nueva tecnología, sino con nuevos protocolos.

Si creas acuerdos de equipo ingeniosos, simplificas tu flujo de trabajo y eres creativo al hacer manuales las tareas repetitivas, puedes reducir el trabajo sin valor.

Software como Comindware ofrece modelado de procesos de negocio para crear modelos de flujo de trabajo fluidos.

3. Aprovecha bien tu tiempo libre

A medida que empieces a automatizar tareas, notarás que tienes más tiempo para pensar en el contenido de lo que compartes y no en el acto de compartirlo. En lugar de enfocarte en la tarea en sí, concéntrate en la información que quieres compartir: ¿hay una forma más eficaz de hacerlo?

¿Podemos lograr este intercambio de información en menos tiempo y con más ingenio? Piensa en un nivel más amplio y desarrolla nuevos métodos para conversar, actualizar y compartir conocimiento dentro de tu equipo.

Echa un vistazo a programas como Nuclino o Loom, que pueden ser excelentes herramientas para compartir conocimiento esencial.