9 formas de agilizar procesos y reducir el trabajo innecesario

Si te cuesta simplificar tu flujo de trabajo y agilizar procesos, puede que un problema principal se interponga en tu camino: el trabajo innecesario. Una nueva encuesta de Asana a 10 000 trabajadores muestra que los encuestados dedican el 58 % de sus días a tareas sin valor, lo que llamaron "trabajo sobre el trabajo". Esto incluye cambiar entre aplicaciones, pedir información a otras personas, perseguir a los compañeros para saber el estado de una tarea y todo lo que hay en medio.

La clave para mantener productivo a tu equipo o a tu organización es asegurarte de que los procesos sean ágiles y uniformes en toda la empresa. Veamos las mejores prácticas para agilizar procesos.

¿Qué es un proceso ágil?

Quizá ya conozcas los métodos habituales para agilizar los procesos del trabajo, pues la definición no es complicada.

La mayoría de las herramientas o aplicaciones de trabajo, como el software de gestión de proyectos, se implementan por este motivo. Lo ideal es tomar un proceso (una serie de tareas que deben hacerse en un orden específico para lograr un resultado final) y hacerlo más limpio, más ordenado y que consuma menos tiempo.

Esto puede lograrse de muchas maneras, por ejemplo, asignando el proceso a una persona en particular o automatizándolo con código. Hacer un mapeo de procesos también puede ayudarte a lograrlo con eficacia.

La importancia de los procesos ágiles

Se pueden agilizar muchos procesos en numerosos departamentos y, a veces, un buen software de flujos de trabajo hará gran parte del trabajo pesado por ti.

Recursos humanos puede agilizar los procesos de incorporación; los líderes de operaciones, los procesos de mantenimiento; los responsables de cumplimiento, los informes trimestrales; marketing, los correos de seguimiento; finanzas, la gestión del gasto, y mucho, mucho más.

Por desgracia, a veces estos procesos que deberían ser simples se complican con tareas excesivas e innecesarias, y por eso conviene que sigas estos consejos para agilizar procesos y reducir el trabajo innecesario.

1. Descubre las mejores prácticas que funcionan para tu equipo

Hoy en día, la tecnología lo es todo cuando quieres reducir el trabajo innecesario. Por suerte, la gran cantidad de opciones de software de flujos de trabajo y gestión empresarial puede atender incluso los procesos más específicos, o servir para un uso general y funcionar en todos los departamentos de una empresa. Para saber cómo agilizar procesos, conviene examinar los estándares de la industria.

En particular, averigua qué tecnología de productividad usan otros profesionales de tu área, desde herramientas de colaboración hasta un centro de contacto en la nube. Una vez que analices esas opciones, con las ventajas y los riesgos del software más de moda, sabrás dónde buscar recursos que te faciliten el trabajo en lugar de complicarlo.

Algunas ideas para empezar:

• Gong - Una gran aplicación e innovación tecnológica para agilizar tus procesos de ventas y marketing de principio a fin. Da a todos visibilidad del embudo y de los flujos de trabajo.

• Hive - Funciones de gestión de proyectos y colaboración que ayudan a los equipos a comunicarse, ya trabajen de forma remota, presencial o híbrida.

• Zapier - Un buen lugar para empezar si quieres conectar varias herramientas entre sí y crear un proceso con las aplicaciones que ya usas. Zapier es experta en automatización sin código o con poco código, e incluso puedes crear automatizaciones entre herramientas como Gmail y Excel.

• Copilot - La IA se ha vuelto una mina de oro para identificar mejoras en los flujos de trabajo. Copilot, de Microsoft, se presenta como un "compañero de IA para todos los días" que puede ayudar a cualquiera a agilizar, organizar, generar ideas y más.

2. Crea varios procesos para el trabajo variable

Como los flujos de trabajo son algo vivo, a veces los procesos necesitan ajustes o cambios con el tiempo. En lugar de crear un solo proceso para agilizar tu trabajo, prueba a crear varios.

Aunque parezca mucho trabajo previo, se te ocurrirán formas interesantes e ingeniosas de quitar partes de tu flujo de trabajo, verás dónde está la repetición y podrás reorganizar o replantear las actualizaciones de estado que frenan el proceso. Siempre es más fácil esbozar al principio algunos procesos distintos y recortar después, cuando encuentres los pocos adecuados para tu equipo.

Por ejemplo, si estás creando una automatización de Zapier para agilizar la entrada de solicitudes de Gmail a Hive, prueba a configurar dos o más flujos para ver cuál funciona mejor para tu equipo.

3. Automatización

¿Cuál es la forma más eficaz y directa de eliminar el trabajo innecesario? ¡Automatizarlo! Como mencionamos antes, herramientas como Zapier o incluso Copilot son muy fáciles de empezar a usar. Con la tecnología adecuada, puedes hacer que las órdenes de compra se envíen solas cuando se complete una tarea, instalar un código que envíe un correo masivo de seguimiento de marketing, transferir información de una aplicación a otra o realizar muchas otras tareas esenciales.

Mientras puedas identificar qué partes del proceso son más viables de agilizar y cómo lo lograrás, todo es posible cuando se trata de automatizar tareas. ¿Buscas una gran herramienta de automatización para agilizar todos tus procesos de trabajo en un solo lugar? Conoce Hive Automate, un creador de flujos de trabajo sin código integrado en la plataforma de gestión de proyectos Hive. Eso sí es una suite de productividad completa.

5. Mide el tiempo de tus tareas

Si te cuesta reducir el trabajo innecesario para agilizar procesos, quizá dedicas demasiado tiempo a algunos aspectos de tu proceso y muy poco a otros. Si sientes que no sabes qué etapa recortar a continuación, intenta medir el tiempo de cada tarea de tu proceso y ver cuál te lleva más. Luego, piensa si hay partes de esa tarea que podrías automatizar, delegar o hacer de otra manera. Y si decides delegar tareas a otros miembros del equipo, algo tan simple como usar Excel para programar los horarios de los empleados puede optimizar mucho el uso de los recursos y ayudarte a maximizar la cantidad y la calidad del tiempo de trabajo de todos. Extra - Hive tiene una función de control de tiempo que puedes usar para registrar el tiempo en tareas o proyectos y entender mejor adónde va el esfuerzo de tu equipo. Así será más fácil agilizar los procesos CORRECTOS y quizá dedicar menos tiempo a los que importan menos.

6. Sé sensible al tiempo

Agilizar procesos a veces significa eliminar por completo el trabajo innecesario, pero también puede significar completar las tareas lo más pronto posible para evitar el trabajo extra que resulta de postergarlas.

Todos conocemos la sensación de aplazar una tarea hasta que se vuelve enorme o suma trabajo innecesario a tu semana.

Si tienes un momento libre, empieza por una tarea rápida y sencilla de tu proceso y divide una tarea más grande en partes más manejables. Así podrás abordar de forma realista lo que sueles postergar porque es aburrido o repetitivo.

7. Pide opiniones (son un regalo)

Otra gran forma de reducir el trabajo innecesario es pedir una mirada fresca y ver si se hace algún trabajo innecesario que tú no logras detectar. Pide a un gerente, compañero, integrante del equipo o a alguien de un equipo similar al tuyo que revise tu proceso, vea lo que haces bien y lo que podrías mejorar. También puedes recoger opiniones de quienes participan en el proceso mediante encuestas o reuniones de equipo.

Si de verdad te cuesta configurar procesos y flujos de trabajo, hay consultores que pueden ayudarte a definir el mejor flujo de trabajo para ti. Trabajamos con consultores de Hive extraordinarios y sabemos que hay una variedad de expertos en flujos de trabajo que pueden guiarte hacia el mejor proceso para tu equipo.

8. Estudia los resultados

Una forma razonable de saber si tu proceso funciona es examinar tus resultados y ver si son satisfactorios. ¿Tus procesos recién agilizados redujeron los errores? ¿Redujeron el tiempo perdido en reuniones?

Una vez que decidas agilizar procesos, es importante ver cuánto te aportan.

Si cumplen tus expectativas de calidad, puntualidad o contenido, sabrás que tu proceso solo necesita un pequeño ajuste. Si no, puedes ver qué partes te parecen insatisfactorias y reunir a tu equipo para renovar tu proceso.

9. Crea estándares y plantillas

Al agilizar tu flujo de trabajo, puede que se eliminen algunos pasos. Es importante asegurar que las etapas que quitamos del proceso no afecten la calidad del resultado del proyecto. Las plantillas y las listas de verificación pueden ser de gran ayuda para estandarizar tu carga de trabajo, evitar errores y reforzar la excelencia operativa.  Las plantillas y las listas de verificación también pueden ahorrar tiempo en la incorporación y en la capacitación cruzada de tu equipo. Una guía paso a paso para completar una tarea también ayuda mucho a identificar pasos innecesarios y contribuye al proceso general de agilizar tu flujo de trabajo. 

Cómo agilizar procesos en la vida real

Entonces, ¿cómo agilizas procesos en la vida real? Hay varias formas de hacerlo, como mencionamos antes. Puedes agilizar procesos con herramientas simples como Zapier, o profundizar en las herramientas de gestión de proyectos para lograr un flujo de trabajo bien armado.

A continuación, describimos formas de agilizar los procesos de negocio de tu organización o equipo con Hive. ¿Tienes preguntas específicas sobre cómo agilizar procesos de negocio que no respondimos aquí? Escríbenos un correo y te ayudaremos a programar una llamada de introducción.

Hive: la mejor herramienta para agilizar procesos

Por suerte, existen herramientas como Hive que te ayudan a configurar, ejecutar y agilizar procesos de manera eficiente. Estas son algunas formas en que Hive puede ayudarte:

1. Usa las funciones de programación de Hive para fijar fechas límite y mantener los proyectos en marcha.

2. Aprovecha las funciones de comunicación de Hive (chat, correo, integración con Zoom) para que todos estén al tanto de los cambios y las novedades, y trabajen con la misma información.

3. Utiliza las capacidades de gestión de documentos de Hive para mantener ordenados y accesibles todos los documentos y archivos relacionados con el proyecto.

4. Aprovecha las funciones de gestión de tareas de Hive para delegar tareas y asegurar la responsabilidad, dar seguimiento al avance y medir el desempeño.

5. Usa la función de informes de Hive para analizar rápidamente el estado actual de un proyecto y aprovechar los datos para identificar áreas de mejora.

6. Aprovecha las funciones de colaboración de Hive para crear un espacio de trabajo unificado donde se fomente y facilite la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo.

7. Integra Hive con herramientas de terceros como Dropbox, Google Drive y Slack, para tener a mano todas las herramientas que necesitas.

8. Usa las plantillas y las listas de verificación de Hive. Aplicar una plantilla de proyecto a un proyecto nuevo o existente te permite incorporar fácilmente un conjunto de acciones con responsables, fechas de entrega e información ya definidos. No hace falta reinventar la rueda cada vez que inicias el mismo flujo de trabajo ni buscar nuevos procesos para agilizar. ¡Deja que las plantillas hagan el trabajo por ti!

Aprende cómo usar las plantillas de Hive para trabajar más rápido.

¡Mira aquí nuestro video de introducción a Hive!