La ciencia de las listas de tareas

Se puede decir con seguridad que casi todo el mundo ha usado alguna forma de lista de tareas para cumplir sus objetivos a lo largo de la vida. Incluso quienes rechazan por completo el concepto de las listas de tareas probablemente crean listas mentales con regularidad, o programan eventos en un calendario y se aseguran de haberlos cumplido antes de terminar el día. En resumen, casi todas las personas aplican con regularidad alguna estructura en su vida para asegurarse de lograr lo que necesitan para funcionar a un nivel básico.

En esencia, todas estas técnicas se remontan a la idea de la lista. Y hay una razón por la que las listas de tareas son la base de tantos otros temas de organización. El cerebro humano necesita esta estructura para sostener el éxito y, de forma aún más instintiva, la supervivencia. El cerebro está programado para prosperar con listas de tareas y metas estructuradas y organizadas; así han avanzado tanto las personas y la humanidad como especie.

El poder de las listas de tareas es inmenso, pero la forma en que las personas las abordan sigue evolucionando. Desde una lista tradicional de papel y lápiz hasta las aplicaciones para el teléfono móvil, todo sirve para satisfacer esa necesidad, y es esta evolución de las listas de tareas la que permite que la humanidad evolucione a su lado.

El poder de las listas de tareas

Cada amante de las listas de tareas tendrá sus propias razones por las que estas listas han sido poderosas en su vida, y hay también algo de ciencia que lo respalda.

Para los fanáticos de la psicología, un concepto científico curioso llamado efecto Zeigarnik es un gran ejemplo de cómo las listas de tareas pueden cambiar literalmente la manera en que funciona el cerebro cuando trabaja para organizar y completar tareas anotadas en un lugar concreto.

Los primeros hallazgos de este efecto fueron registrados en 1927 por una científica lituana llamada Bluma Zeigarnik, y sugieren que la intención o el deseo de completar una tarea (por ejemplo, al incluirla en una lista de tareas) hace que la memoria de una persona recuerde mejor esa tarea hasta el momento en que se completa.

Por qué todos necesitan listas

El debate sobre si las personas necesitan estas listas para funcionar es complejo, pero si le preguntas a psicólogos y expertos en gestión del tiempo y productividad, la respuesta es siempre la misma: todos pueden beneficiarse de una lista de tareas.

¿Por qué?

The Guardian habló con el Dr. David Cohen, psicólogo y autor que ha usado listas de tareas para manejar su agitada agenda. De forma práctica y concisa, enumera tres razones por las que a las personas les gustan tanto las listas de tareas y pueden beneficiarse enormemente de ellas:

1. Pueden aliviar la ansiedad al reunir en un solo lugar una gran cantidad de tareas desorganizadas y caóticas.

2. Ofrecen una base para la estructura y la planificación.

3. Brindan una prueba de éxito y logro, y permiten a quienes las crean ver lo que han completado en el pasado.

Por qué algunas personas no usarían listas de tareas

A pesar del innegable poder de las listas de tareas y de la gran cantidad de ciencia que demuestra su eficacia en la vida diaria, todavía hay quienes harán todo lo posible por evitar crear cualquier tipo de lista. ¿Por qué estas personas detestan tanto las listas de tareas, incluso cuando se ha comprobado que funcionan para un gran porcentaje de quienes quieren poner su vida bajo control?

Hay algunos problemas que pueden hacer que las listas de tareas resulten poco atractivas.

El problema

Un problema para quienes odian este tipo de listas es que no se preparan mentalmente para aprovecharlas al máximo. Estas personas pueden mirar una lista de tareas y sentirse abrumadas por la cantidad de trabajo que tienen por delante, lo que las lleva a evitar hacer una lista para no tener frente a ellas una lista intimidante de tareas. Ojos que no ven, corazón que no siente.

La solución

En lugar de rendirse, quienes se sienten aterrados por la larga lista de trabajo pendiente pueden probar un par de cosas para que la carga sea más llevadera.

Las investigaciones han analizado el alivio mental que llega al completar una tarea, y los psicólogos han llegado a una conclusión fascinante: ese suspiro de alivio mental también se puede lograr de otra manera. Resulta que el simple hecho de planificar cómo completar una tarea produce la misma euforia que completarla.

Por eso, quienes detestan las listas de tareas por lo abrumadoras que son pueden usarlas como herramientas de planificación y no como medidas de cumplimiento o éxito.

Quienes viven con miedo a la extensión de sus listas también pueden optar por dividirlas en categorías. Quizá puedan acortar su agenda de tareas con una lista para el trabajo (que no sale de la oficina) y otra para la casa (que se queda en casa).

El problema

En su forma más común (y más básica), las listas de tareas se crean como una lista de pendientes. Cuando se completa la tarea, se tacha de la lista o se marca una casilla. Cuando no se completa, la tarea queda en la lista, intacta.

Por desgracia, esto supone que las tareas existen en un estado binario de "completadas" o "no completadas", cuando en realidad muchas tareas son mucho, mucho más complejas. Las personas que manejan una gran cantidad de proyectos muy exigentes suelen detestar listas como estas, porque se convierten en una representación abrumadora e inexacta del trabajo terminado y del esfuerzo realizado.

La solución

Aquí entra en juego la personalización, que es absolutamente esencial para quien quiera optimizar sus listas de tareas y hacerlas lo más útiles y relevantes posible. En lugar de crear una lista de tareas generales para tachar, es mucho más beneficioso crear subconjuntos de tareas. Quien crea la lista puede dar a este desglose el formato que prefiera; también es fácil crear una acción y un conjunto de subsecciones con Hive. De la forma más simple, se puede escribir primero una tarea general y debajo, como viñetas, los pasos necesarios para completarla (que también se pueden tachar, ¡genial!).

Este proceso no solo permite planificar (y obtener el alivio mental que lo acompaña), sino que dividir las metas grandes en tareas más pequeñas significa más oportunidades de marcar casillas y aferrarse a la recompensa mental resultante.

¿Qué tal ese sentimiento de satisfacción y logro?

El problema

Las personas que odian las listas de tareas no han encontrado un método que les funcione. Quizá las listas de tareas simplemente no bastan cuando se trata de programar, priorizar, llevar el control de las fechas límite o gestionar tareas que se extienden durante mucho tiempo.

La solución

Aprender a aprovechar al máximo las listas de tareas y además identificar el estilo de lista que resulta más natural puede hacer maravillas para pasar de papelitos desorganizados y detestados a un sistema potente, ágil y eficaz.

Por eso la evolución de las listas de tareas y las infinitas formas de personalizarlas se han vuelto tan importantes: la tecnología más reciente ofrece opciones más personalizables y completas para crear listas de tareas, como Hive, otro gran ejemplo de solución flexible de listas de tareas que se puede personalizar e integrar con otras herramientas según las necesidades de cada usuario.

La evolución de las listas de pendientes

Junto con el rápido avance de la tecnología, las listas de tareas también han vivido una intensa evolución propia. Aunque muchas personas las imaginan como poco más que listas garabateadas en un trozo de papel, estas listas están cambiando y convirtiéndose en modelos más complejos y útiles a medida que los expertos en productividad y los gurús de la gestión de proyectos siguen mejorando algo que ya era bueno.

Papel y lápiz

Cuando alguien piensa en una lista de tareas, lo primero que suele venirle a la mente es el método tradicional de papel y lápiz. Este método, que usa cualquier instrumento de escritura y cualquier trozo de papel (sí, incluidas las notas adhesivas, el reverso de los recibos y las servilletas), devuelve las listas de tareas a lo más básico.

Se anota una tarea y se tacha cuando se completa.

Otros prefieren usar este método tan básico para adoptar las listas de tareas de otras maneras. Quizá tienen una pizarra magnética de quehaceres pegada al refrigerador, o una lista simple de tareas al costado de cada página de su agenda. El método de papel y lápiz, a pesar de ser el más básico, sigue siendo popular por su facilidad de uso y su flexibilidad.

Bullet journaling

Muchas personas han oído el término "bullet journaling", al que a menudo se llama "BuJo" en conversaciones informales y etiquetas de redes sociales. Una búsqueda rápida en internet arroja páginas y páginas de videos de YouTube, cuentas destacadas de Instagram y tableros de Pinterest dedicados al mundo del bullet journaling, que es en partes iguales organización productiva y arte creativo.

Usar estas redes sociales como única guía para el bullet journaling puede ser inspirador, pero también intimidante para quienes no son artistas o solo quieren una forma simple de llevar sus listas de tareas a algo más.

La buena noticia es que el bullet journaling no tiene que ser colorido, elaborado ni digno de Instagram. Cuando Ryder Carroll presentó por primera vez la idea del bullet journaling, la concibió como una "práctica de atención plena disfrazada de sistema de productividad". No se trata de arte complicado, ni de calcomanías o sellos (aunque puede serlo si eso aporta relajación y atención plena). Se trata de la metodología.

Esto significa que cualquiera puede llevar un bullet journal: solo necesita algo para escribir y cualquier tipo de cuaderno.

Los bullet journals amplían el concepto de las listas de tareas con visiones generales, oportunidades para dividir las tareas en partes y una reevaluación constante de la carga de trabajo, al trasladar tareas o eliminarlas por completo cuando no valen el tiempo.

Aplicaciones de listas

El siguiente paso de la evolución de las listas es, como era de esperar, el nuevo protagonismo de las aplicaciones de listas de tareas. ¿Hay una aplicación para eso? Pues sí. De hecho, hay decenas.

Por muy beneficiosas que sean estas aplicaciones, existen tantas que a menudo resulta difícil para una persona determinar cuál funciona mejor para ella, su estilo de vida, su carrera y el nivel en que debe colaborar con otras personas. La prueba y error tan frecuente con esta abundancia de aplicaciones puede hacer que las listas de tareas sean un hábito intimidante de adoptar, a pesar de lo accesibles que son estas aplicaciones.

Se podría decir que la forma más eficaz de animar a las personas a usar y dominar las listas de tareas de manera que les beneficie es presentarles una aplicación que se pueda usar de más de una forma. Muchas aplicaciones de productividad y gestión de proyectos han hecho justamente esto, y permiten abordar una amplia variedad de herramientas de productividad (incluidas las listas de tareas) en un solo lugar.

Hive

Una de estas aplicaciones "todo en uno" es Hive, un software de gestión de proyectos lo bastante potente para impulsar desde proyectos personales hasta enormes empresas. Permite a sus usuarios y equipos trabajar exactamente como quieren gracias a la integración flexible de más de 1000 aplicaciones como Dropbox, Outlook, Google Drive, OneDrive y más.

Las herramientas de analítica, las aplicaciones de mensajería, los formularios para recopilar información, la programación, la asignación de recursos y el uso compartido de archivos hacen de Hive una lista de tareas por todo lo alto, con todo lo que un equipo necesita para tener éxito.

Un software como este, disponible tanto para computadoras personales como para dispositivos móviles (con sincronización sencilla entre todos los dispositivos del usuario), es la prueba de que las listas de tareas han llegado de verdad a una nueva etapa de evolución. Las posibilidades de gestionar tu lista de tareas con la plataforma de productividad de Hive son infinitas.

Para concluir

Entonces, ¿es cierto que las listas de tareas no son para todos? Probablemente no. Lo más probable es que quienes odian las listas de tareas simplemente no las estén usando de la manera correcta, o no hayan encontrado la aplicación de listas de tareas adecuada para ellos.

Por suerte, nuevas soluciones como Hive demuestran que las listas de tareas sí pueden ser útiles, incluso para quienes jamás soñarían con crear una lista en papel y lápiz.

¿Qué sigue en la evolución de las listas de tareas?

Solo el tiempo lo dirá. Hasta entonces, la humanidad está a punto de volverse mucho más productiva.