Por qué el fundador de Bullet Journal reduce las reuniones al mínimo a toda costa

En 7 horas con, exploramos las rutinas de profesionales destacados en su campo para conocer cuándo, por qué, dónde y cómo trabajan. En cada diario, veremos qué hacen en siete momentos distintos de su día. Ryder Carroll es el fundador de The Bullet Journal Method, el método analógico para la era digital que te ayuda a registrar el pasado, ordenar el presente y diseñar tu futuro. Es diseñador de productos, docente, emprendedor y usuario de Hive.

7:30 a. m.

Actualmente pongo la alarma a las 7:30 los siete días de la semana. El sueño es mi prioridad, así que es la base de todas mis rutinas. Primero, hago la cama. Es un logro pequeño, pero crea impulso. Luego voy al gimnasio (donde escucho pódcast o libros), medito y escribo en mi diario antes de conectarme. Si logro hacer dos de esas tres cosas, el día empieza bien.

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Después empiezo a prepararme para mi día. Trabajo sobre todo desde casa o desde bares de hoteles. Están vacíos y tranquilos durante el día. Además, me ayuda a explorar Nueva York. No tomo café ni desayuno, así que no tengo una rutina de comida o bebida por la mañana.

9:30 a. m.

Empiezo a trabajar alrededor de las 9:30 y lo primero que hago es revisar el correo. Limito el correo a tres momentos al día: en la mañana, después del almuerzo y antes de terminar la jornada. Así mantengo el correo en cuarentena y enfocado. El desafío es que a veces un correo requiere mucha reflexión, trabajo o más conversación. Esto a veces hace que algunas cosas queden sepultadas en mi bandeja de entrada.

En cuanto a mi trabajo de tiempo completo, soy el creador de The Bullet Journal Method, una práctica de atención plena disfrazada de sistema de productividad. Solo con lápiz y papel, nos ayuda a desconectarnos para despejar la mente y organizar nuestros pensamientos. Surgió como una forma de manejar mis dificultades de aprendizaje de niño. Necesitaba un sistema estructurado, flexible y adaptable. También me dio el proceso que necesitaba para hacer las cosas, pero con los años se ha convertido en mucho más que eso. Ahora me mantiene consciente de por qué hago lo que hago. Me ha ayudado a pasar de un enfoque basado en procesos a un enfoque basado en propósitos ante la vida. La ironía es que tener un propósito termina haciéndote más productivo. Dejas de preocuparte por cuánto tiempo tomará algo. En cambio, empiezas preguntándote por qué algo debería ocupar tu tiempo... en absoluto. Rápidamente elimina mucho trabajo innecesario, lo que significa que tienes más tiempo y energía para invertir en lo que realmente importa.

11:30 a. m.

Sigo trabajando en proyectos o en plazos de entrega durante el resto de la mañana. En cuanto a lo que hago en realidad, es difícil darle un título preciso porque desempeño muchos roles al dirigir mi propio negocio. Mi respuesta de siempre es que soy docente. Todo en lo que trabajo busca servir a mi comunidad a través de la educación.

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Las personas aprenden de muchas maneras distintas y, como crecí con dificultades de aprendizaje, valoro que una misma talla no sirve para todos. Intento diversificar el contenido educativo creando recursos visuales, auditivos y kinestésicos. Me ayuda aprovechar mi experiencia como diseñador de productos digitales (conoce más sobre la aplicación digital de Bullet Journal aquí). Esa es la parte divertida, pero también está la gestión de toda la logística y la infraestructura de un negocio en línea que vende productos físicos (como nuestro Bullet Journal físico). Eso requiere un conjunto de habilidades totalmente distinto. Así que soy tanto estudiante como docente.

1:30 p. m.

Normalmente almuerzo entre las 12:30 y la 1:30, y aprovecho el almuerzo para ponerme al día con las noticias. Después del almuerzo, organizo el tiempo en bloques. Uso mucho esta técnica. Armo mi calendario en bloques de 30 minutos, cada uno con una tarea específica, y pongo un temporizador para mantenerme enfocado. Si sé que una tarea tomará más tiempo, la divido en tareas más pequeñas. También concentro las prioridades al inicio del día y avanzo hacia las cosas que disfruto hacer. En los buenos días, son lo mismo.

En cuanto a la planificación a más largo plazo, cada mes tiene un objetivo distinto. Cada proyecto tiene diferentes sprints, y cada sprint suele requerir un conjunto de habilidades distinto. Organizo el mes en consecuencia. Funciona bien, porque nada se vuelve monótono.

4 p. m.

Hago todo lo posible por limitar las reuniones a días específicos y a un mínimo absoluto. Las reuniones tienden a destruir mi capacidad de concentrarme en otras cosas, porque me obligan a cambiar de marcha mental y presentan nuevas consideraciones que pueden cambiar las prioridades de los planes. Por eso intento programar todas mis reuniones tácticas los lunes. Entro a la semana con la información más reciente y luego dedico el resto de la semana a trabajar con ella. Si tengo otras reuniones, también intento agruparlas el miércoles para seguir en modo reunión.

Hoy no es lunes ni miércoles, así que avanzo con mis tareas pendientes y evito las reuniones a toda costa.

6 p. m.

Lo peor de trabajar por cuenta propia es que, estés donde estés, nunca terminas la jornada. He estado intentando "salir" del trabajo a las 6 p. m. La restricción de tiempo le da más urgencia a todo y me ayuda a concentrarme.

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En cuanto a la cena, hace poco empecé a precocinar mi comida de la semana los domingos para los días que como en casa. Otras noches, salgo a ponerme al día con amigos, lo que suele ocurrir entre las 7 y las 8 p. m.

10 p. m.

De 8 a 10 me concentro en avanzar con cosas que no tienen que ver con el trabajo. Tomo clases o trabajo en pequeños proyectos personales: es un tiempo de juego creativo en línea. A las 10 o 10:30 me desconecto e intento pasar una hora sin pantallas antes de acostarme para "reiniciar".

Eso suele significar ordenar mi casa y mi mente escribiendo en mi diario, escribiendo o dedicándome a algún otro pasatiempo sin pantallas. ¡Y luego me voy a dormir!