Por qué las videorreuniones son agotadoras

Gracias a los avances de la tecnología y la comunicación digital, es posible trabajar desde casa sin problemas de comunicación. Con las videollamadas, los profesionales pueden asistir a reuniones de trabajo todo el día desde la comodidad de su hogar. Sin embargo, aunque estas llamadas no requieren ningún esfuerzo físico, después de un día de videoconferencias una tras otra llega una fatiga difícil de ignorar.

Este agotamiento intenso se conoce como "fatiga de videorreuniones". Es una de las muchas expresiones nuevas que se han sumado a nuestro vocabulario en el entorno actual de trabajo remoto.

 Fatiga de videorreuniones: ¿qué la causa?

La intensa fatiga que sigue a una videoconferencia está ligada a la enorme cantidad de esfuerzo cognitivo que exige. En las reuniones presenciales, tratamos de captar de forma inconsciente las señales del rostro. Con estos indicios, la mayoría de los profesionales intenta medir qué tan bien va la reunión. ¿Se está entendiendo el mensaje? ¿Alguien está a punto de no estar de acuerdo?

En cambio, en una videollamada es más difícil captar estas señales visuales (sobre todo cuando hay muchas personas conectadas). Para empezar, falta el contacto visual compartido que ayuda a percibirlas. Aunque los colegas levanten la mano o asientan con la cabeza, seguir las reacciones de todos requiere un esfuerzo mental considerable. El ligero retraso y la ausencia de señales físicas hacen que el cerebro se esfuerce más de forma automática para captar cosas que, de otro modo, serían automáticas.

Además, la fatiga de video se debe a la cantidad de distracciones que los profesionales intentan manejar durante estas reuniones. Normalmente, estas distracciones no influyen en las sesiones presenciales. Por eso, tener que lidiar de repente con ellas sin dejar de ser productivo puede resultar agotador. Algunas distracciones comunes son:

• Tener que responder correos de trabajo y notificaciones del teléfono

• Mascotas que interrumpen

• La presencia de otros miembros de la familia

• Preocupación constante por la apariencia física o por la habitación en la que uno se encuentra

Del mismo modo, la premisa del "trabajo desde casa" implica que las videorreuniones se programan casi siempre una tras otra, sin descanso. Después de todo, nadie tiene que tomar el elevador y bajar unos pisos hasta la siguiente reunión. Sin embargo, esto aumenta el esfuerzo mental y, en consecuencia, la fatiga general. Para la mayoría, ese intervalo entre reuniones presenciales es una pausa muy necesaria que permite descansar y recuperarse. Como ahora casi no existe, quienes trabajan desde casa pueden agotarse rápidamente.

Para colmo, el estrés y el mal sueño que llegan después de un día frente a una pantalla también son factores que contribuyen. Entonces, ¿cómo pueden los profesionales ocupados combatir la fatiga de videorreuniones?

Consejos probados para combatir la fatiga de video

Es posible sentirse descansado incluso después de un día de videollamadas. Aquí tienes algunos consejos para evitar el agobio.

Deja de hacer varias cosas a la vez

Para la mayoría, las videollamadas parecen la oportunidad perfecta para tachar pendientes de la lista, es decir, para hacer multitarea. Sin embargo, al final es un autosabotaje. La investigación demuestra que intentar hacer varias tareas al mismo tiempo puede reducir la productividad y la energía.

La ciencia detrás de este hecho es sencilla. La mayoría de los profesionales no lo sabe, pero distintas partes del cerebro se encargan de distintas tareas. Por eso, cambiar (aunque sea de forma inconsciente) entre tareas que requieren diferentes partes del cerebro exige un esfuerzo mental considerable. Además, reduce la productividad hasta en un 40 %.

Según un estudio de Stanford, las personas que hacen multitarea recuerdan menos que quienes se concentran en una sola cosa. Así que, en tu próxima videollamada, intenta cerrar tus 10 (o 100) pestañas abiertas y las ventanas de chat de video, y silencia las notificaciones que te distraigan.

Haz pausas con regularidad

Durante las videollamadas más largas, tomar un descanso puede marcar una gran diferencia. Si no puedes salir de la llamada, minimizar la interfaz y concentrarte solo en la voz puede ayudar. De la misma manera, apartar la vista de la pantalla hasta por 30 segundos puede ser beneficioso. Recuerda que esto no significa que haya tiempo para hacer otra cosa. En cambio, aprovecha estas minipausas para descansar la vista.

En cuanto a la programación, deja al menos 15 minutos entre una llamada y otra. Recomendamos usar ese tiempo para dar un paseo relajante al aire libre. A veces puede ser imposible crear tiempo para pausas durante las videorreuniones. Si ese es el caso, simplemente reduce la duración de las reuniones. Vale la pena: darte incluso una pausa de 10 minutos puede marcar una gran diferencia.

Reduce los estímulos que recibes de las pantallas

Como se mencionó antes, la fatiga mental que sigue a una videollamada empeora cuando las personas se concentran demasiado en su apariencia. Un truco sencillo para que esto deje de ser un factor es ocultar tu propia ventana. Así puedes eliminar cualquier preocupación estresante sobre cómo te ves.

Sin embargo, otras distracciones pueden sumarse al agotamiento mental. Los estímulos de las pantallas de otras personas pueden resultar bastante desconcertantes. Por ejemplo, en una llamada con otras cinco personas, hay cinco fondos, muebles y otras señales visuales más que procesar. Intentar procesar todas estas señales al mismo tiempo es agotador. Por eso, puede ser útil usar fondos lisos. Además, siempre que sea posible, intenta apagar tu video a menos que estés hablando.

Las reuniones sociales virtuales deberían ser menos obligatorias

La mayoría de las empresas intenta mantener el espíritu de equipo con noches de juegos virtuales, charlas sociales y otros eventos en línea. Sin embargo, después de un (largo) día productivo en la oficina en casa, estos eventos suelen tener el efecto contrario. Por eso, lo mejor es mantenerlos opcionales. Así, quien todavía tenga energía será bienvenido, y los demás podrán tomarse un tiempo para descansar.

Incluso si se trata de una videollamada social con amigos y familiares, es posible seguir sintiéndose agotado. Por lo general, creemos que se debe al "caos", sobre todo en grupos grandes. En situaciones como esta, designar a un facilitador puede ayudar a que todo fluya. El facilitador puede decidir cuándo habla cada persona, cuándo silenciar los micrófonos, el orden de las actividades sociales, etc.

Prioriza comunicarte por Hive, llamadas y correos

Por supuesto, las plataformas de videoconferencia son sin duda el futuro, sobre todo en esta época de trabajo remoto generalizado. Sin embargo, como hemos demostrado, después de tres o cuatro llamadas de conferencia largas, el cerebro se agota. En momentos así, una herramienta de gestión de proyectos probada, como Hive, un correo o una llamada telefónica pueden resolverlo. Casi siempre, la misma reunión se puede hacer por teléfono, sobre todo si es con una sola persona. Si la reunión es un seguimiento de un proyecto que no tiene muchas partes en movimiento, conectarte mediante una tarjeta de acción en Hive o por el chat de Hive puede ser la solución perfecta. Hive es excelente porque ofrece visibilidad total de los proyectos pasados, actuales y futuros, acceso al correo y chat, todo en uno.

¿Las videollamadas afectan nuestra capacidad de conversar en persona?

No de inmediato. Sin embargo, después de uno o dos meses de tener una videollamada tras otra, puede empezar a afectar la capacidad de las personas para hablar con otros de forma individual. Un caso en el que este efecto se nota de manera significativa es la capacidad de concentración.

Para la mayoría de los profesionales, la última videorreunión del día siempre es la más difícil. Para sobrellevar mejor estas reuniones, la mayoría se desconecta mentalmente. Con el tiempo, es posible que esa desconexión se filtre de forma inconsciente en las conversaciones presenciales, sobre todo cuando estamos cansados. Cuando esto sucede, muchos profesionales se quedan en blanco durante las conversaciones en persona. Eso significa que pierden el hilo o tienen que pedirle a la otra persona que repita lo dicho varias veces.

Por suerte, hay un truco sencillo para evitar que esto se vuelva habitual en las conversaciones cara a cara: pasa todo el tiempo posible en persona con familiares y amigos. De vez en cuando, en lugar de descansar de las videollamadas con una caminata, habla en persona con amigos y seres queridos. Conversa con ellos, ten charlas relajadas. Esto ayuda a asegurar que las habilidades de comunicación esenciales no se erosionen ni se pierdan durante este periodo de trabajo remoto.

Vence hoy la fatiga de video

Las videollamadas hacen que trabajar desde casa sea más accesible y productivo; sin duda vamos hacia un futuro en el que serán parte vital de nuestro día a día. Sin embargo, durante periodos largos pueden ser agotadoras y dejarnos totalmente exhaustos al final del día. Para obtener los mejores resultados, sigue los consejos para combatir la fatiga de video descritos arriba. Programa pausas entre llamadas, reduce los estímulos en pantalla, prueba una herramienta de gestión de proyectos, contesta por teléfono cuando sea posible y pasa tiempo en persona con familiares y amigos.

Si quieres sacar la comunicación del video por completo, te recomendamos probar hoy una herramienta de gestión de proyectos, como Hive, con tu equipo. Aquí tienes un enlace para acceder a una prueba gratuita de 14 días.