7 consejos sencillos para tener reuniones más productivas

Imagina una semana con reuniones cuidadosamente elegidas y organizadas. Una semana en la que no te atrapan las reuniones generales sin rumbo ni las “sincronizaciones”, y de verdad tienes la oportunidad de hacer el trabajo que debes hacer. Una semana en la que las reuniones empiezan a tiempo y terminan con próximos pasos claros. Ese es el futuro que queremos. En Hive, tenemos la misión de lograr reuniones más productivas. ¿Por qué necesitamos reinventar las reuniones? Para empezar, las personas están sobrecargadas y abrumadas por el tiempo que deben dedicar a “sincronizarse”. ¿Sabías que cerca del 35 % del tiempo de los mandos medios se va en reuniones, y que esa cifra sube al 50 % al llegar a la alta dirección? Imagina todo lo que podrías lograr en esas 2 a 4 horas diarias. Más aún: se estima que cada año se gastan 37 000 millones de dólares en reuniones improductivas, y el 92 % de las personas admite que hace “multitarea” durante las reuniones. Y ahora, con las reuniones remotas, la mayoría por Zoom o Microsoft Teams, es todavía más fácil distraerse. Piensa en el tiempo valioso (y el dinero) que desperdiciamos en reuniones. Por suerte, vivimos una época de innovación constante en el trabajo. Las startups están transformando nuestra forma de trabajar y replanteando por completo procesos que existen desde hace décadas. Ya era hora de hacer lo mismo con las reuniones. A continuación, conoce nuestras nuevas reglas (no, no la canción de Dua Lipa) para inaugurar una nueva temporada de reuniones. Prepárate para reinventar tu jornada con estos 7 consejos para tener reuniones más productivas.

1. Deja de decir que sí a todas las reuniones.

Al principio puede ser difícil, pero es importante empezar a poner límites con tus compañeros y con otras personas de la organización. Claro que hay un momento y un lugar para las reuniones, pero lo habitual no debería ser convocar una reunión automáticamente cada vez que quieres hablar de algo. ¿Hay otra forma (más rápida) de conectar y transmitir información? Veamos un ejemplo. Si alguien propone una reunión de seguimiento cuando sabes que no habrá nada que seguir, sugiere una revisión rápida en una herramienta de gestión de proyectos como Hive o incluso por correo electrónico. No gastes tiempo ni energía en una reunión de 30 minutos si puedes sincronizarte en 5 minutos con otra plataforma.  Si quien organiza la reunión te dice que tu opinión y tus comentarios son esenciales, pero tienes asuntos urgentes que te impiden asistir, ofrécete a preparar comentarios por escrito para que el equipo los revise en su reunión. También puedes pedirle a alguien de tu equipo que te represente y exprese tus ideas en la propia reunión. Es además una excelente manera de compartir responsabilidades con alguien a quien diriges.

2. Asegúrate de que haya un líder de la reunión.

Todos hemos estado en reuniones que empiezan con un silencio incómodo. No recuerdas quién convocó la reunión y pasas los primeros diez minutos averiguando de qué se supone que hay que hablar. Todo eso se resuelve designando a un líder para las reuniones de más de dos personas; basta con escribir “Líder de la reunión: nombre” en la invitación del calendario. Esa persona se encargará de guiar la conversación y de tomar notas durante toda la reunión, además de definir los próximos pasos. 

3. Toma buenas notas.

Asistir a una reunión y prestar atención es una cosa, pero recordar todo lo que pasó es el verdadero reto. Ahí es donde las notas de reunión te resultan útiles. Cuando tú, o una persona designada para tomar notas, documentas bien la información importante de la reunión, evitas que se pierdan cosas y haces que las ideas no se desperdicien. ¿Quieres reinventar tu experiencia con las notas de reunión? Ahí entra Hive Notes. Con Hive Notes, puedes mejorar la productividad de la reunión antes, durante y después. Vincula una nota a cualquier invitación del calendario y comparte una agenda para que todos lleguen con la misma información. Durante la reunión, comparte la nota con todos los participantes para colaborar en tiempo real, al estilo de Google Docs. También puedes convertir los puntos de conversación en próximos pasos y asignárselos a cualquier persona de la reunión. A eso lo llamamos productividad. ¿Lo mejor? Hive Notes es totalmente gratis para cualquiera. Y si ya eres usuario de Hive, puedes obtener más ventajas de Notes vinculando acciones a proyectos existentes y volviendo a cualquier nota desde tu panel de Hive.

1. Introduce reuniones de 15 o 45 minutos.

Muchos seguimos con la idea de que las reuniones deben durar 30 o 60 minutos. Simplemente no es así. Cuando organices una reunión, después de decidir que es necesaria y de designar a un líder, dedica un minuto más a estimar cuánto tardará cada punto de la agenda. Lo más probable es que, si solo van a tratar un tema, puedan resolverlo en 15 minutos si todos llegan a tiempo y se mantienen en el tema. Si van a tratar más de un punto, asignarte 45 minutos en lugar de una hora puede devolverte esos 15 minutos que habrías gastado en charla sin rumbo. Y un dato curioso: los expertos también han estimado que 45 minutos es la duración ideal de una reunión. Solo lo digo. 

5. Haz de la reunión una “zona sin teléfonos”.

No hay nada peor que intentar tener una conversación importante con un compañero o un líder y ver cómo sus ojos van y vienen a la pantalla de su iPhone llena de notificaciones. Puede hacerte sentir que tus aportes no son importantes para la organización, cuando sin duda lo son. Es más fácil convertir las reuniones en una zona sin teléfonos cuando están en la oficina, porque puedes sugerir que todos dejen el teléfono en su escritorio, pero se complica cuando organizas una reunión por Zoom. En ese caso, sugiere que todos silencien las notificaciones y eviten revisar el correo, salvo que sea absolutamente necesario. Así se reduce el costo del cambio de contexto y todos se mantienen concentrados. ¡Quizás hasta puedas terminar la reunión 15 minutos antes!

6. Deja de presentar durante las reuniones.

No hay nada peor que estar en una reunión de dos horas hecha solo de diapositivas. Hay una razón por la que Jeff Bezos prohibió las presentaciones de PowerPoint en Amazon. En Amazon, los empleados leen memorandos antes de la reunión en lugar de soportar una presentación interminable de PowerPoint, lo que es una excelente manera de difundir la información antes de reunirse y de lograr que la reunión sea productiva. Una posible excepción a esta regla es cuando repasas una actualización de estrategia o de desempeño en la que varias personas deben presentar diapositivas distintas al grupo. En ese caso, enviar 6 memorandos diferentes probablemente no será eficaz. En su lugar, prueba a crear la presentación y enviarla con anticipación. También puedes pedir que cada persona llegue a la reunión con una pregunta sobre el contenido de la presentación; así todos se sentirán involucrados y motivados a participar.

7. Usa una herramienta de videoconferencia.

Ahora que muchas personas pasaron a las reuniones virtuales, es seguro decir que las plataformas de videoconferencia salvaron el día. Una de las herramientas más populares para reuniones virtuales es Zoom, que además se ha vuelto casi un nombre familiar durante el último año. Es muy fácil usar Zoom para reuniones, o para cualquier otra videollamada. Solo necesitas una computadora, una cámara integrada o una cámara web, una cuenta de Zoom, y listo. Otro motivo por el que nos encanta esta herramienta de videoconferencia: hay miles de integraciones de Zoom para conectarla con todas las herramientas de trabajo que ya usas (¡incluidas Zoom y Hive!). Zoom es gratis para reuniones de hasta 40 minutos, con varios planes de pago para personas o empresas que necesiten una herramienta más completa. También hay muchas otras plataformas de videoconferencia para elegir, como GoToMeeting, Slack o ReadyTalk. Esperamos que, al terminar este artículo, estés un poco más convencido de limitar las reuniones en tu equipo u organización. Como dijimos, esto no significa que todas las reuniones sean totalmente inútiles. Solo significa que debemos ser más cuidadosos con la forma en que usamos nuestro tiempo. En lugar de poner automáticamente una reunión en el calendario de alguien cuando quieres hablar de algo, prueba a usar una herramienta de gestión de proyectos como Hive para crear una nota o una tarjeta con los detalles de tu pregunta. Luego usa las menciones y los comentarios para conversar antes de entrar a esa sala de conferencias oscura y sofocante. ¿Nos falta algún otro consejo importante? Cuéntanos en los comentarios.