¿Qué es la gestión de proyectos con Prince2?

¿Estás pensando en proponer un proyecto, pero no sabes qué método de gestión usar? ¿O solo quieres mejorar la calidad de tu producto? Si algo de esto te suena, la respuesta que buscas podría ser la gestión de proyectos con Prince2.

Esta metodología te da un marco definido y hace tu trabajo más fácil. Además, te ayuda a usar tus recursos de forma eficiente y aumenta la confianza de tu equipo. Si quieres conocer esta metodología de manera sencilla, este es el artículo para ti.

¿Qué es la gestión de proyectos con Prince2?

Empecemos por lo básico. La gestión Prince2 se refiere a proyectos que se llevan a cabo en entornos controlados. Si desglosamos la sigla, significa PRojects IN Controlled Environments (proyectos en entornos controlados). Aunque hoy se llama Prince2, esta metodología fue influenciada por el método anterior PROMPT (Project Resource Organization Management Planning Technique), que la industria de TI usó ampliamente en la década de 1970. Después de PROMPT, la Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) desarrolló el método Prince para usarlo en todo el Reino Unido. En 1996, este concepto se publicó oficialmente como Prince2 y hoy sigue usándose ampliamente en todo el mundo. Este tipo de gestión se basa por completo en procesos. Es decir, se centra en la planificación y el control. Cada parte de un proyecto se define antes de empezar, al igual que la estructura del equipo, así que puedes verlo como un mapa que te lleva hasta tu meta. En cualquier momento del proyecto, puedes consultar el mapa y saber qué tienes que hacer y cuándo. Esta estructura es un elemento clave de la gestión de proyectos con Prince2.

Los siete principios clave de Prince2

La gestión de proyectos con Prince2 es más que su uso generalizado, ya que se basa en siete principios que no se pueden cambiar. Estos principios son una filosofía que mantiene un proyecto en el camino correcto. Por lo tanto, si un proyecto no los respeta, no se está gestionando con Prince2. Veamos cada uno de los siete.

1) Justificación comercial continua

El proyecto necesita objetivos claros, lo que significa que los líderes del proyecto deben definir lo siguiente:

• Qué demanda satisface su negocio

• Los beneficios que pueden ofrecer

• Su base de clientes ideal

• El retorno proyectado

2) Aprender de la experiencia

Cada vez que una empresa termina un proyecto Prince2, debe crear un registro y añadir lo que salió bien y lo que no. Luego, puede consultar ese registro antes de empezar un nuevo proyecto y evitar cometer los mismos errores de nuevo. Mirar atrás y reflexionar sobre el desempeño pasado es esencial para crecer.

Antes de iniciar otro proyecto Prince2, el equipo debe reflexionar sobre experiencias similares anteriores.

3) Roles y responsabilidades

Existe un conjunto de roles y responsabilidades específicos que cada miembro del proyecto debe asumir. La gestión de proyectos con Prince2 tiene roles en varios niveles:

• Junta del proyecto - Un grupo que incluye al Ejecutivo, la única persona que asume la responsabilidad del proyecto y de sus resultados; al Usuario Sénior, que representa las necesidades del usuario final (puede haber más de uno); y al Proveedor Sénior, una o más personas que protegen los intereses de los proveedores (las personas que desarrollan el proyecto).

• Aseguramiento del proyecto - Garantiza que se cumplan los intereses de las partes interesadas.

• Autoridad de cambios - Aprueba o rechaza las solicitudes de cambio que la junta pone en marcha.

• Gerente de proyecto - La autoridad del día a día sobre el contenido del proyecto, que reporta a la junta del proyecto.

• Soporte del proyecto - Todas las personas que ayudan al gerente de proyecto.

• Gerente de equipo - Una o más personas que se enfocan en el control de calidad.

4) Gestionar por etapas

Siempre es más fácil completar un proyecto grande si tiene hitos más pequeños. La gestión de proyectos con Prince2 pide a los equipos que dividan el trabajo y avancen paso a paso. Esto no solo les da metas inmediatas hacia las que trabajar, sino que también ofrece pausas para revisar y ajustar una etapa después de completarla.

5) Gestionar por excepción

Las juntas de proyecto solo tienen que hacer el plan y fijar la línea base. Después, le toca al equipo completar las tareas. Por ejemplo, la junta fija las fechas límite, pero el gerente debe asegurarse de que se cumplan. Así, la junta solo participa en la actividad diaria si surge un problema grande.

6) Enfocarse en el producto

Todo proyecto Prince2 se enfoca en la entrega del producto y, en particular, en su calidad. Por eso, el equipo tiene que saber qué es el producto y qué se espera de cada persona. Así puede construir su trabajo en torno a esa meta.

7) Adaptar el método al proyecto

Prince2 debe ajustarse al tamaño, el riesgo, la importancia, el entorno, etc., de cada proyecto. Esta es la primera tarea del proceso de "iniciar un proyecto" y se renueva antes de cada nueva etapa.

Los siete temas de Prince2

Dentro de Prince2, hay siete temas que orientan cómo se debe gestionar cada proyecto. Todas las personas que participan en el proceso Prince2 deben revisarlos constantemente y asegurarse de que se cumplan.

1) Caso de negocio

Pensar en el caso de negocio garantiza que realizas el proyecto por una razón y que existe una meta final que beneficiará al negocio en general.

2) Organización

Cada rol debe estar claramente definido y las personas deben mantener sus roles originales para que el proyecto sea exitoso.

3) Calidad

Esto se remonta al principio 6 de la lista anterior, pero básicamente significa que debes asegurarte de que todos tengan una definición coherente de calidad antes de que empiece el proyecto.

4) Planes

Asegúrate de que haya un plan para cada rol y para lo que logrará.

5) Riesgo

Un registro de riesgos guardará información sobre todos los riesgos durante el proyecto. Los riesgos se dividen en "amenazas" y "oportunidades".

6) Cambio

El cambio es natural y hay que tenerlo en cuenta. Asegúrate de que los miembros sénior revisen todos los cambios antes de ponerlos en marcha.

7) Progreso

Asegúrate de que se pueda dar seguimiento al proyecto en todo momento.

Cómo usar la gestión de proyectos con Prince2

Las empresas solo pueden usar el método Prince2 si saben cómo funciona. Y su funcionamiento es simple: hay siete procesos. Cada uno abarca un conjunto de actividades que ayudan a gestionar, dirigir o entregar el proyecto.

1) Puesta en marcha

Primero, el proyecto debe tener sentido para el negocio. Si no es así, no ayudará a la empresa. Por eso, se elabora un resumen del proyecto que explica y justifica su importancia. Esto incluye nombrar a un equipo de proyecto, a un gerente de proyecto y a un gerente ejecutivo. Solo se redacta un resumen detallado si el proyecto se aprueba.

2) Iniciar un proyecto

Luego, la junta debe hacerse muchas preguntas. Por ejemplo:

• ¿Qué trabajo hay que hacer?

• ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de hacer el proyecto?

• ¿Qué problemas podrían surgir?

• ¿Hay formas de resolver los problemas?

• ¿Cómo se le dará seguimiento al proyecto?

Todo esto es esencial porque perfecciona el caso de negocio. Sin él, reinaría el caos. Al final de este paso, debe existir un plan de proyecto claro y detallado.

3) Dirigir el proyecto

Este paso define cómo supervisará el proyecto la junta. En la mayoría de los casos, la junta controla cuándo se inicia o se cierra un proyecto o una etapa, etc. Además, decide cuánta dirección va a dar.

4) Controlar

Aquí, el gerente de proyecto decide cómo se controlará cada etapa. Divide la tarea en tareas más pequeñas y asigna trabajo a cada integrante de su equipo. Informa a la junta sobre el progreso del proyecto y resuelve cualquier problema que surja en el camino.

5) Entrega del producto

El gerente se asegura de que el proyecto cumpla las fechas límite y de que los productos sean de alta calidad. En este punto, la junta puede dar luz verde y aprobar el trabajo, o pedir productos adicionales. Esto marca el final de una etapa.

6) Gestionar los límites de etapa

Al final de cada etapa, los gerentes de proyecto presentan a la junta una revisión de su desempeño. Entonces la junta decide si quiere continuar el proyecto o abandonarlo.

7) Cerrar el proyecto

Tras completar el proyecto, el gerente de proyecto llena la documentación y los informes. Entrega el producto y recomienda a la junta que cierre oficialmente el proyecto. Este paso busca asegurar que el equipo cumpla sus metas dentro del plazo.

Productos de gestión

El manual de Prince2 incluye una lista de 26 plantillas que un equipo puede usar para sus documentos. Se conocen como productos de gestión y se dividen en registros, líneas base e informes. Algunos de ellos son: Enfoque de gestión de beneficios -- Define cuándo y cómo el Usuario Sénior mide los beneficios de un proyecto Registro diario -- Registra incidencias informales Informe de fin de proyecto -- Revisa el desempeño del proyecto frente a la documentación de inicio original Registro de lecciones -- Notas sobre lecciones que pueden ser útiles para proyectos futuros Registro de riesgos - Registra los riesgos relacionados con el proyecto

Otras técnicas

Sin embargo, estos 26 productos solo se usan para la gestión de alto nivel. Los gerentes de tareas tienen que decidir sus propios marcos. Algunas sugerencias son:

• Planificación basada en productos

• Diagramas de Gantt

• Control de cambios

• Análisis de ruta crítica

• Técnica de revisión de calidad

• Diagramas PERT

Certificaciones de Prince2

Hay cuatro niveles de certificación para la gestión de proyectos con Prince2. Cada uno tiene un examen en línea y uno presencial, abiertos al público. Pero para presentarlos, debes tomar un curso de capacitación con una organización acreditada. Los cuatro niveles son:

• Prince2 2017 - Foundation

• Prince2 2017 - Practitioner

• Prince2 Agile - Foundation

• Prince2 Agile - Practitioner

El costo va de $550 a $1000; los montos exactos dependen del curso y del nivel. Para saber más sobre las certificaciones de Prince2, haz clic aquí.

Conclusión

Prince2 es una de las herramientas de gestión más potentes que existen hoy, pero no dará resultados si no la usas correctamente. Es fundamental que tengas presentes los siete principios y sigas todos los pasos. ¡Buena suerte!