Lo que seguimos haciendo mal con la productividad

Hacer más trabajo puede volverse contraproducente muy rápido. Para muchas personas, es una obsesión que solo lleva a perder tiempo. "Hacer más y más rápido" no funciona, sobre todo si sacrificas un trabajo excelente. Una cinta de correr más veloz no garantiza un mejor resultado.

"Cuanto menos esfuerzo, más rápido y más poderoso serás", dice Bruce Lee. Apúrate despacio para cuidar los detalles. Un resultado eficiente vale mucho más que un motor apresurado.

La mentalidad de "hacer más, más rápido" nos está matando.

Puedes hacer un mejor trabajo sin hacer más; hacer más apenas cambia las cosas. Puedes lograr más en menos tiempo. Ni siquiera tienes que llenar tu calendario por completo todos los días. "Mi meta ya no es hacer más, sino tener menos por hacer", dijo una vez Francine Jay.

La productividad es una habilidad y, como muchas habilidades, puedes mejorar tu forma de hacer las cosas.

En una encuesta a trabajadores del conocimiento de Estados Unidos realizada por Dropbox, el 61 % dice que quiere "ir más despacio para hacer las cosas bien", mientras que solo el 41 %* dice que quiere "ir rápido para lograr más". Pero ¿ir rápido nos ayuda a lograr más? Puedes comprobarlo tú mismo midiendo tus resultados en diferentes días.

Ser productivo es una meta esquiva para muchas personas. Ya sea que te guste organizar, te preocupen los plazos o tengas una personalidad creativa, debes superar las muchas mentalidades que sabotean activamente tu productividad. Algunas personas sienten la necesidad de exigirse cada vez más, y otras se distraen con cada pequeño detalle a su alrededor.

El resultado es que nadie logra terminar nada. Demasiada información y demasiadas tareas de poco valor pueden abrumar, tanto mental como físicamente. El problema de saturar nuestro calendario con demasiadas tareas es que terminas con poco tiempo y te cuesta concentrarte en una sola tarea, porque estás demasiado ocupado preocupándote por las mil cosas más que tenemos que hacer.

Muchos hábitos de productividad no funcionan:

• Responder cada correo de inmediato.

• Pensar en grandes metas en lugar de tareas pequeñas.

• Trabajar sin una estructura diaria para sacar las cosas adelante.

• Empezar el día con una lista de pendientes gigante.

Otro error que cometemos con la productividad es elegir las tareas fáciles a primera hora de la mañana. Es un desperdicio total de energía mental.

Por la mañana estás en tu mejor momento de actividad y frescura; dedicar la primera mitad del día a tu trabajo más difícil o de mayor prioridad tiene mucho sentido. Es un hábito simple que puede reducir de forma significativa el tiempo que dedicas a las tareas.

En un mundo saturado de información, las distracciones se van apoderando del poco tiempo que tenemos para el trabajo real. Con correos y mensajes que llegan desde todas partes, puede ser difícil concentrarse en lo esencial. La mayoría de las personas cae en la trampa de la urgencia: muchas notificaciones y mensajes que supuestamente requieren nuestra atención inmediata. Solo hay unas pocas tareas importantes en el día, pero muchas personas le dan demasiada atención a todo lo que les llega.

"La disciplina es elegir entre lo que quieres ahora y lo que más quieres", dijo Abraham Lincoln.

La única forma de abrirte paso entre el ruido es defender tu tiempo de manera activa:

Usa audífonos con cancelación de ruido, silencia tus notificaciones cuando empieces a trabajar con concentración y elimina las distracciones externas de tu entorno de trabajo inmediato.

Todos queremos hacer más, pero encontrar tiempo para nuestro trabajo más importante puede ser un reto. Si tomas el control total de tu agenda, puedes evitar un trabajo agitado y estresante.

A veces, la mejor forma de hacer más en menos tiempo es eliminar los muchos hábitos que aportan poco o nada a tu objetivo a largo plazo. Cuando hayas reducido tus hábitos de productividad a unos pocos muy eficientes, concéntrate en una tarea a la vez para terminar más rápido las de mayor valor. "No hay nada tan inútil como hacer con eficiencia algo que no debería hacerse en absoluto", dice Peter Drucker.

Agrupa las tareas similares para reducir la energía cognitiva que gastas al pasar de una cosa a otra de tu lista. Es un mejor enfoque para conservar la capacidad mental para las tareas importantes.

La productividad es un camino personal: es un proceso infinito que exige una enorme dedicación de tiempo a lo largo de tu carrera. Para sacar trabajo real adelante durante el proceso, concéntrate en los sistemas y las prácticas que funcionan para ti. Hazte dueño de tu experiencia de productividad.

Eso significa que ninguna herramienta que añadas a tu proceso debe alejarte del trabajo real. Si dedicas demasiado tiempo a ajustar herramientas de productividad o a reunir sistemas en lugar de hacer las cosas, estás perdiendo el punto. Las herramientas solo sirven para avanzar en nuestras metas diarias: no deben quitarnos nuestro valioso tiempo. No caigas en el ciclo de buscar mejores herramientas: haz el trabajo.

"Si no prestas la atención adecuada a lo que tiene tu atención, te quitará más atención de la que merece", dice Dave Allen. Si el medio para llegar a tu meta tiene una curva de aprendizaje enorme, pasarás casi todo el tiempo aprendiendo cómo funciona, cuando deberías estar avanzando.

La productividad es el motor del progreso personal. Elige tus herramientas con cuidado: haz que trabajen a tu favor, no en tu contra. Haz que funcione para ti. Trabaja con tu mente y con tu cuerpo.

Este artículo apareció originalmente en Medium.