Guía para saber cuándo automatizar las tareas de oficina

Un estudio de Deloitte señala que el 73 % de las organizaciones de todo el mundo ya usa tecnologías de automatización. Sin embargo, en el día a día es difícil saber qué vale la pena automatizar y qué no. ¿Cuándo tiene sentido automatizar tareas en el trabajo?

Regla general: si lo odias, automatízalo

Piensa en todas las tareas que haces en un día o una semana cualquiera. ¿Hay alguna que consideres repetitiva, aburrida o molesta? Quizá algunas tareas exigen saltar sin parar entre aplicaciones o capturar datos de forma tediosa. Lo más probable es que, si ocurre en un horario fijo, entre varias aplicaciones, o si puedes hacerlo sin pensar demasiado, encuentres una tecnología de automatización que te sirva.

Por supuesto, esta regla no funciona necesariamente para todo. Hay proyectos que quizá no te encanten, pero que requieren ingenio, creatividad y capacidad para resolver problemas. Esas no son tareas que debas intentar automatizar. Aun así, si tu instinto te dice que hay una forma más fácil de trabajar, deberías escucharlo. Aquí tienes tres casos en los que la automatización te salvará el día.

1. Tareas programadas

Si una tarea es repetitiva, es decir, ocurre en un horario fijo o simplemente se repite con frecuencia, tiene todo el sentido que la automatices. Piensa en las cosas que haces de forma rutinaria, más de una o dos veces al mes, y que siguen los mismos pasos cada vez. Esto incluye los pasos de rutina al inicio o al final de cualquier proyecto o reunión, o según momentos específicos.

Sin importar cuándo sea tu próxima tarea programada, puedes automatizarla con la función «ejecutar según un horario» de Hive Automate. Incluso si tu tarea solo ocurre unas cuantas veces al año, pero sus pasos pueden ser agotadores y molestos, puedes planificar con anticipación y ahorrarte tiempo. Estos son algunos ejemplos de tareas que siguen un horario fijo.

Agendar reuniones

Esta tarea se presta tanto a la automatización y es tan sencilla que quizá ya la hayas automatizado sin proponértelo. Por ejemplo, piensa en las integraciones que hacen que las reuniones de Calendly aparezcan en tus calendarios de Google u Outlook. Pero puedes ir más allá y programar un disparador condicional que avise automáticamente a tus compañeros sobre las reuniones cuando se cumplan fechas límite específicas de un proyecto, para que tengas recetas especializadas para cada escenario de programación.

Enviar seguimientos

Otro ejemplo de tarea automatizable es la que requiere un formato de plantilla, como enviar seguimientos. Los seguimientos suelen ser correos, pero también pueden ser mensajes de Slack, Hive Notes, agendas de reuniones, enlaces de Google Docs y mucho más. Además, los seguimientos pueden ir más allá de las reuniones. También puedes automatizar los correos a clientes que contienen ciertos formularios o consultas relacionadas con el servicio al cliente, como las encuestas de satisfacción del servicio al cliente automatizado o los correos de seguimiento tras resolver los problemas de un cliente.

2. Tareas con varias aplicaciones

Si te da escalofríos pensar en copiar y pegar datos de una aplicación a otra, quizá sea hora de incorporar algo de automatización. Exportar archivos CSV de una aplicación y volver a subirlos a otras varias veces por semana puede agotar tu productividad y dejarte con poca energía para el trabajo que sí estimula la mente.

Transferir información manualmente de una aplicación a otra es cosa del pasado con la función «activar desde una aplicación» de Hive Automate. Puedes programar recetas que dependan de condiciones o acciones en varias aplicaciones, de modo que todo vaya cayendo como una hilera de fichas de dominó con una sola tarea. Estos dos ejemplos de tareas con varias aplicaciones son fáciles de automatizar.

Iniciar un nuevo proyecto

Digamos que, después de cada reunión mensual con ciertos compañeros, tienes que preparar un informe de estado para tu gerente. En lugar de salir de la reunión y crear manualmente un nuevo proyecto en Hive, puedes activar una acción que cree automáticamente un nuevo proyecto con una plantilla definida en cuanto esos compañeros seleccionados entren juntos a una reunión de Zoom.

Exportar archivos

Otra excelente forma de aprovechar la automatización es agilizar la exportación e importación de datos. Si te apasiona la programación, puedes crear una función de receta por tu cuenta según los datos que quieras usar. Si la tecnología no es lo tuyo, igual puedes redactar o analizar datos CSV e importarlos a una hoja de cálculo de Excel, y así ahorrar tiempo.

3. Tareas rutinarias

Por último, si estás pensando en automatizar una tarea, debes considerar si requiere o no un ojo atento y una mente creativa. Hay algunas tareas domésticas de oficina que se pueden hacer sin pensar de forma muy compleja, y esas son las tareas que conviene plantearse automatizar.

Hive Automate puede aliviar de varias maneras la carga del trabajo monótono. Por ejemplo, puedes crear un comando de bot de Slack para enviar a tus compañeros actualizaciones de rutina o avisarles sobre nuevas contrataciones. También puedes activar una acción desde una aplicación que, de otro modo, exigiría un cambio de tareas molestamente frecuente. Mira estas tareas que encajan bien con la automatización.

Clasificación de la bandeja de entrada

Los datos indican que el trabajador promedio dedica más de dos horas y media al día a leer y responder correos, muchos de los cuales requieren respuestas sencillas o son simplemente de carácter logístico. Con la automatización y un software de marketing por correo electrónico, puedes enviar automáticamente ciertas respuestas a los correos de clientes, gerentes o incluso compañeros, si tus conversaciones siguen un hilo particular. Además, incorporar herramientas de seguimiento de correo en tu proceso de clasificación de la bandeja de entrada te da información valiosa sobre el rendimiento de tus correos, incluido cuándo y cómo los abren los destinatarios. Esto te permite priorizar las respuestas con eficacia y adaptar tu contenido para lograr una mayor interacción.

Consejo: Con Hive Automate, puedes escribir recetas que agreguen reuniones a tus calendarios o envíen invitaciones a otras personas. Y no te preocupes por los escenarios complicados: Hive Automate tiene varias recetas y condiciones prediseñadas entre las que elegir.

Tareas de incorporación

Aunque una experiencia de incorporación personalizada es esencial, algunas tareas no son tan individualizadas, como enviar paquetes de bienvenida o presentar a los nuevos compañeros en los canales de Slack. Por eso es mejor automatizar la información práctica y directa. Incluso si no formas parte del comité de bienvenida, puedes programar un saludo amistoso que avise automáticamente a los nuevos compañeros si te sientes especialmente sociable.

La conclusión principal: no le temas a la automatización

Puede parecer que la automatización está reservada para quienes tienen experiencia en programación, pero con las herramientas adecuadas puede ser una manera fácil de abrazar el futuro. Tendrás más tiempo libre en tu agenda, menos molestias durante tu jornada laboral y podrás concentrarte en lo que de verdad te gusta.