Rendre le travail hybride équitable dans votre milieu de travail

Même si tout le monde souhaite peut-être passer à un modèle hybride, vos employés ne sont parfois pas prêts à franchir une étape aussi importante. Vous trouverez ici des mesures d’adaptation et des recommandations de Dre Shirley Davis, experte en ressources humaines et en main-d’œuvre, présidente et cheffe de la direction de SDS Global Enterprises.

Les accrocs du processus

Il y aura certainement une période d’adaptation pour les nouvelles équipes hybrides, mais les dirigeants qui cherchent à obtenir un retour complet au bureau seront finalement déçus. Dre Davis souligne qu’une récente étude de KPMG indique que 87 % des milieux de travail sondés souhaitent adopter de façon permanente un modèle hybride où certains travaillent au bureau à temps plein, d’autres entièrement à distance et d’autres un peu des deux.

« Un retour au statu quo d’avant la COVID-19 n’est vraiment pas une option, affirme Dre Davis. En fait, 80 % des travailleurs ont dit qu’ils refuseraient un emploi s’ils ne pouvaient pas avoir une forme de télétravail. » Pourtant, travailler à la maison n’est pas une partie de plaisir pour tout le monde : les employés hors site ont souvent du mal à se déconnecter du travail, à composer avec des problèmes technologiques, à gérer leur handicap ou à jongler avec une vie familiale chargée.

Compte tenu de ces enjeux, comment un service des ressources humaines attentionné et proactif peut-il s’assurer que le travail hybride ne convient pas seulement aux travailleurs de bureau célibataires, sans enfants ni animaux, à l’aise avec la technologie, qui disposent d’une connexion Wi-Fi solide et d’une chaise de bureau ergonomique dernier cri?

Les étapes pour réussir la transition

1. Prévoir les besoins

L’une des choses les plus importantes à retenir pour les ressources humaines lors du passage à l’hybride, c’est que les employés font face à de nombreux enjeux, du handicap à la garde d’enfants en passant par les problèmes techniques, et qu’il vous revient d’être prêt à tous les affronter.

« Nous devons nous assurer d’investir dans de nouveaux ordinateurs pour le personnel qui en a besoin, ainsi que dans des mises à niveau de logiciels, commence Dre Davis. Il y a aussi la question de la cybersécurité et la façon dont nous abordons ce sujet avec les employés en télétravail ou en mode hybride. »

Un autre besoin possible est le remboursement de dépenses : Dre Davis note que les factures d’électricité ont pu grimper en flèche en raison de l’utilisation accrue de l’éclairage, des ordinateurs et du Wi-Fi au domicile des employés.

« Aujourd’hui, les employés consomment davantage de services comme l’électricité, le câble, l’internet et le téléphone, explique Dre Davis. Nous devons donc réfléchir à nos politiques sur ces dépenses et à la façon de nous assurer que nous soutenons nos employés avec les ressources nécessaires pour faire leur travail. Il pourrait s’agir d’un programme d’avantages sociaux pour que les employés obtiennent des ordinateurs neufs ou mis à niveau, ou peut-être d’un partenariat ou d’un programme de rabais avec leur magasin Best Buy local. Nous devons aussi réfléchir aux avantages que nous pourrions offrir aux employés qui viennent réellement au bureau, par rapport à ceux qui travaillent de la maison. »

Enfin, ajoute Dre Davis, le travail entièrement à distance peut poser problème aux personnes ayant certains types de handicaps. Les ressources humaines qui souhaitent bâtir un milieu de travail hybride équitable doivent donc faire preuve d’une certaine prévoyance.

« Nous devons aussi chercher des moyens de mieux accommoder les personnes ayant une déficience auditive ou visuelle, dit-elle. Qu’il s’agisse d’offrir des sous-titres ou des traductions dans diverses langues, nous voulons nous assurer de prévoir ces mesures d’adaptation particulières pour la formation et pour tout type de réunion d’équipe ou de collaboration. »

2. Des occasions d’apprendre

Une autre ressource extrêmement précieuse pour les employés, ce sont les occasions non seulement d’être défendus par les ressources humaines, mais aussi de s’informer eux-mêmes. Cela passe d’abord, bien sûr, par un service des ressources humaines réceptif et intéressé par les commentaires des employés. Cependant, un bon système de soutien exige plus que des sondages et des rencontres individuelles : la communication va dans les deux sens.

« Nous devons écouter et nous assurer d’entendre la voix des employés, dit Dre Davis. En écoutant, nous pouvons mieux comprendre leurs difficultés et ce dont ils ont besoin pour réussir. Il est important de communiquer, de communiquer et de communiquer encore. Quand les gens ne sont pas face à face, il est facile de se sentir déconnecté. Il nous faut une communication constante pour que tout le monde soit au courant de ce qui se passe. »

En plus de communiquer avec les employés, les services des ressources humaines doivent aussi s’améliorer constamment à partir de leurs commentaires, et saisir ces échanges pour informer les employés des politiques, des avantages sociaux et des changements à venir. Si un employé ne sait pas ce qu’il a ou ce qu’il aura, il est impossible de savoir si ses avantages sont suffisants.

« Nous devons continuer à faire preuve de souplesse quant aux changements à apporter à nos politiques, commence Dre Davis. Cela peut signifier mettre à jour d’anciennes politiques ou en instaurer de nouvelles qui n’existent pas encore. Nous devons être accommodants, parce que ce dont un employé a besoin aujourd’hui n’est peut-être pas ce dont il aura besoin demain. Les choses évoluent et changent sans cesse… nous devons en fin de compte traiter cela comme un processus de gestion du changement. »

3. Former nos leaders

La dernière façon de rendre le travail hybride équitable est de former les leaders pour qu’ils sachent s’y prendre, qu’il s’agisse de changer leur façon de mesurer la performance ou de leur offrir une formation en gestion empathique.

« Nous devons réfléchir aux meilleures façons de mesurer la performance quand nous ne sommes plus aussi engagés ni impliqués les uns avec les autres en personne, suggère Dre Davis. C’est différent et nouveau pour bien des gestionnaires et des leaders qui, traditionnellement, n’ont pas travaillé de la maison. » Mesurer la performance selon les résultats plutôt que selon la présence ou la rapidité de réponse pourrait être une bonne façon de régler ce problème, ajoute Dre Davis.

Dre Davis insiste aussi sur la nécessité de former les leaders pour qu’ils sachent être présents, motivés et inspirants auprès de leurs employés, afin que tous les membres d’une équipe se sentent habilités, enthousiastes et productifs.

« Les leaders doivent s’assurer de prendre des nouvelles de leurs travailleurs et d’être aussi souples et accommodants que possible, ajoute-t-elle. C’est un processus, mais nous sommes tous dans le même bateau. Les ressources humaines sont un véritable moteur pour que les politiques soient en place, que la formation ait lieu, que nous fassions preuve de souplesse, que nos leaders soient bien formés et que nous écoutions nos employés en nous adaptant au besoin. »

Faites ce que vous pouvez : c’est suffisant

En fin de compte, le processus sera cahoteux, tant pour les ressources humaines que pour le personnel. Le monde hybride est un phénomène tout nouveau, et il est presque impossible de prévoir les nombreux détours et obstacles qui surgiront en chemin. Mais tant que le mot d’ordre « souplesse et communication » restera au premier plan dans l’esprit de chacun, le parcours sera aussi stimulant qu’il est effrayant et incertain.

« Nous sommes dans ce que nous appelons Remotopia, conclut Dre Davis, et en réalité, il y aura des retards, des faux pas et des leçons apprises. C’est un territoire nouveau et inexploré, autant pour nous qui travaillons en ressources humaines que pour les leaders. Il faut peaufiner les politiques, former les leaders, offrir aux travailleurs une meilleure façon de collaborer entre eux, et nous assurer d’avoir les ressources nécessaires pour faire le travail. C’est notre nouvelle réalité. »

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