Comment organiser votre bureau à domicile

Votre « bureau » a radicalement changé au cours des six derniers mois. Il est probablement passé d’un immeuble commercial rempli de collègues à un appartement ou à une pièce de votre maison. Depuis cette transition, et après près de six mois dans nos nouvelles installations de télétravail, il est important de réfléchir à l’organisation du bureau.

L’aménagement de notre bureau et de notre espace de travail influe énormément sur notre productivité et sur notre capacité à accomplir nos tâches. Saviez-vous que le cadre moyen passe une heure par jour à chercher de l’information sur son bureau ou son ordinateur? Et une personne moyenne peut perdre jusqu’à quatre heures par semaine à chercher des notes et des papiers égarés sur son bureau ou dans son espace de travail. De plus, il est prouvé qu’un espace en désordre a un effet négatif sur notre stress, notre concentration et notre anxiété.

Malheureusement, beaucoup de gens ne réalisent pas l’effet qu’un espace de travail désorganisé, tant physique que numérique, peut avoir sur leur rendement. Dans cet article, nous examinons pourquoi il est important d’organiser votre bureau. Nous voyons aussi les avantages d’une bonne organisation du bureau et quelques moyens efficaces d’améliorer l’organisation numérique comme l’organisation physique (dans la vraie vie).

Pourquoi dois-je organiser mon bureau?

L’organisation du bureau peut avoir plusieurs sens, mais en réalité, il faut s’y attaquer de deux façons principales. Dans cette optique, nous voulons souligner l’importance de deux stratégies d’organisation qui fonctionnent ensemble : l’organisation numérique et l’organisation physique de votre bureau.

• Organisation numérique : il s’agit de réduire l’encombrement de l’ordinateur et du téléphone intelligent que vous utilisez pour le travail. Cela comprend aussi l’utilisation d’un système de gestion qui permet de suivre facilement les projets, le temps, les clients, les factures et les membres de l’équipe.

• Organisation physique : il s’agit de l’organisation de l’espace physique de votre bureau. Il faut tenir compte des documents, de la papeterie, du mobilier et de plusieurs autres articles.

Quand l’espace physique du bureau est organisé, vous restez calme et vous vous sentez plus détendu. Plus besoin de vous inquiéter pour retrouver un document en particulier. Quand tout est rangé, il devient beaucoup plus facile de trouver un document, un stylo ou tout autre objet dont vous avez besoin.

Mais même quand votre espace physique est organisé, négliger l’organisation numérique peut quand même faire des ravages sur votre productivité. Accéder sans délai aux fichiers et aux applications de votre ordinateur est essentiel.

Méthodes d’organisation numérique du bureau

Commençons par les méthodes qui permettent d’organiser votre bureau sur le plan numérique. Cela n’a rien à voir avec les objets physiques de votre bureau. Nous nous intéressons plutôt à la façon dont les fichiers, les courriels et les autres documents sont organisés sur votre ordinateur de bureau ou portable.

L’idée de l’organisation numérique est de rendre l’accès aux fichiers, aux applications et aux données importants plus facile et plus rapide.

Cela commence par le nettoyage de votre ordinateur portable ou de bureau. Examinez de plus près tous les fichiers que vous avez enregistrés : il y a de fortes chances que bon nombre d’entre eux ne vous servent jamais. Commencez par les supprimer. Si des applications de votre ordinateur ne vous servent pas, désinstallez-les.

Une fois que tout est en ordre, passez à vos courriels. Créez des dossiers appropriés : c’est un excellent moyen d’organiser les courriels. Vous pourrez établir des catégories qui vous permettent de vous concentrer sur des tâches précises, une à la fois.

Enfin, pensez à utiliser un logiciel de gestion de projets pour améliorer encore l’organisation numérique de votre bureau. Plusieurs options s’offrent à vous. Hive est une excellente plateforme pour cela : c’est une plateforme infonuagique de télétravail et de gestion de projets qui vous permet de travailler de n’importe où et qui sert de carrefour tout-en-un pour la communication, le stockage de fichiers et la planification de projets. Hive a aussi aidé des milliers de personnes partout dans le monde à passer au télétravail pendant cette période stressante, puisque tout est stocké dans le nuage plutôt que sur votre bureau ou dans votre espace de travail. Quand vous choisissez un outil de gestion de projets, vous devriez tenir compte de quelques éléments. Voici ce qu’il faut prendre en considération :

• Vous ne voulez pas ouvrir une session dans un grand nombre de systèmes distincts pour gérer vos projets, vos équipes, vos clients, vos factures et les autres volets de votre entreprise. Plus il y a de systèmes où se connecter, plus cela demande d’efforts et de temps. Cherchez donc un système qui offre toutes ces fonctions dans une seule plateforme. C’est l’une des raisons pour lesquelles Hive est excellente : elle réunit les fonctions de différents systèmes en un seul produit. Vous pouvez planifier des projets, consulter vos courriels, clavarder et collaborer avec vos collègues en quelques clics, dans une seule fenêtre.

• Pensez aux intégrations offertes avec un système donné. C’est une autre façon d’améliorer nettement la solution « tout-en-un » qu’offre la plateforme. Certains systèmes, comme Hive, s’intègrent facilement à Google, à Dropbox et même à des plateformes comme GitHub et Slack. Ces intégrations vous donnent un carrefour central pour tout gérer, des courriels aux factures, en passant par la communication entre les membres de l’équipe et les clients.

• Regardez aussi les options de production de rapports de la plateforme. Vous vous retrouverez probablement dans des situations où vous aurez besoin d’une fonction de rapports. Assurez-vous que le système peut vous fournir un rapport utilisable : cela peut vous aider à suivre les clients, la performance du marketing, la productivité de l’équipe, les profits de l’entreprise, et plus encore.

• Chaque équipe communique à sa façon, mais il y a de fortes chances que vous utilisiez un outil de messagerie. C’est mieux pour votre équipe, et cela fait gagner du temps à tout le monde, si la messagerie se trouve dans votre plateforme de gestion de projets. Cela limite les changements de contexte et le temps passé à passer d’un outil à l’autre.

• Simplifiez votre prise de notes. La prise de notes est probablement l’une des principales sources d’encombrement numérique (et physique) sur votre bureau ou dans votre espace de travail. Nous avons tous des réunions régulières, et nous devons probablement y prendre des notes. Avec un outil comme Hive, vous pouvez prendre des notes directement dans la plateforme, ce qui simplifie l’expérience. Vous pouvez même confier des prochaines étapes à vos coéquipiers à partir d’une note dans Hive en quelques clics : idéal pour simplifier l’organisation du bureau à bien des égards.

Vous ne voulez pas télécharger un outil de gestion de projets pour gérer votre travail sur le plan numérique? Voici quelques outils ponctuels qui fonctionnent bien pour l’organisation :

1. Sticky Notes - Sticky Notes est une excellente extension de Google Chrome qui fait apparaître de petites notes adhésives pendant que vous naviguez dans Chrome. Elle transforme essentiellement votre navigation sur Internet en occasion de prendre des notes, de sorte que vous pouvez noter ce qu’il faut tout en travaillant, au même endroit.

2. Google Drive - Tout le monde connaît probablement déjà Google Drive, puisque plus d’un milliard de personnes utilisent Gmail dans le monde, mais si ce n’est pas votre cas, il est temps de vous y mettre. Google Drive permet de stocker dans le nuage des fichiers, des feuilles de calcul, des images et plus encore, auxquels votre équipe peut accéder facilement. Google Drive offre aussi de nombreuses intégrations utiles, dont vous pouvez en apprendre plus ici.

3. Slack - Cette application est un autre outil largement utilisé dans le monde, qui a aidé des centaines de milliers de personnes à communiquer plus efficacement. Si vous cherchez une application de clavardage simple pour votre entreprise, c’est l’outil qu’il vous faut. Il existe aussi de nombreuses intégrations Slack que vous pouvez brancher à différents outils, comme Hive, pour rendre votre expérience plus solide.

Organisation du bureau à domicile

[caption id="attachment_5197" align="aligncenter" width="703"] Image : HGTV.[/caption]

Organiser votre espace numérique n’est qu’une étape du processus d’organisation du bureau. Une fois cette étape réglée, vous devez regarder de plus près l’aménagement de votre bureau à domicile. Dans quelle mesure votre espace est-il organisé? S’il n’y a pas de système d’organisation précis, vous perdez en productivité.

La première chose à faire est de vous débarrasser de l’encombrement dans votre bureau. On est souvent surpris de voir à quel point le fouillis peut s’accumuler. Il rend plus difficile de retrouver des documents au moment où l’on en a le plus besoin et, comme nous l’avons dit au début de l’article, il réduit considérablement la productivité et la concentration.

Voici quelques conseils et stratégies pour organiser votre bureau à domicile :

• Mettez au point une méthode de classement ou de rangement pour les notes et les papiers. Si vous prenez des notes avec un stylo et du papier, cela peut être aussi simple que de tout noter sur un seul bloc-notes et d’y ajouter une chemise. La chemise servira d’endroit central pour tous les documents imprimés, et le bloc-notes sera l’endroit central pour toutes vos notes passées.

• Gardez les stylos, les instruments d’écriture et le reste du matériel de prise de notes au même endroit. Rien n’est pire qu’un bureau couvert de stylos, de crayons et de surligneurs. Gardez tous vos outils de prise de notes au même endroit, de préférence dans un contenant sur votre bureau ou facilement accessible dans le premier tiroir. Si vous avez beaucoup de choses à ranger, vous pouvez aussi placer une petite armoire de rangement près de votre bureau.

• Appliquez la méthode OHIO : ne manipulez chaque document qu’une seule fois. Si vous recevez du courrier ou des documents de vos collègues (pas en temps de COVID, mais plus tard), essayez de ne « manipuler chaque document qu’une seule fois ». Autrement dit, quand vous recevez le papier, vous le regardez, vous déterminez s’il est nécessaire pour un projet ou une tâche, puis vous le rangez dans votre chemise ou votre classeur.

• Créez un système d’archivage. Les documents anciens, mais qui gardent de la valeur ou de l’importance, devraient être ajoutés au système d’archivage. Cela libère de l’espace dans l’environnement immédiat de votre bureau à domicile. Pour un système d’archivage, il est utile d’avoir quelques chemises différentes ou un classeur à onglets pour trier les choses comme il se doit. Essayez un classeur à tiroirs ou un tiroir précis de votre bureau pour les documents archivés.

• Concentrez-vous sur l’organisation de votre surface de travail et de vos tiroirs. Évitez de garder dans vos tiroirs des objets dont vous n’avez pas besoin. Ne faites de la place que pour les documents, le papier et les notes essentiels. Vous pouvez toujours ajouter un élément de décoration sur votre bureau, mais veillez à ce qu’il ne crée pas de fouillis supplémentaire.

Vous vous demandez de quels articles d’organisation physique vous pourriez avoir besoin pour votre espace? Voici quelques idées :

1. Classeur de bureau - Cela rejoint bien notre premier conseil ci-dessus : ayez toujours un système de classement ou de rangement. Dans ce type de classeur, vous pouvez avoir quelques chemises différentes pour le courrier, les notes ou les autres documents imprimés, ainsi qu’une section pour les documents « non lus » qui demandent votre attention.

2. Bac à papier et porte-stylos - C’est une excellente option tout-en-un pour ranger le papier, les dossiers et les stylos. Placez les feuilles blanches dans la partie centrale, les dossiers à droite, et les stylos et crayons à gauche.

3. Classeur à tiroirs - Vous avez besoin de plus d’espace et de durabilité? Essayez ce système de classeur pour ranger les notes, les cahiers et les papiers archivés. Il peut aussi être verrouillé de l’extérieur, ce qui le rend idéal pour conserver des renseignements sensibles.

Conclusion

L’organisation de l’espace de bureau à la maison est plus cruciale qu’on pourrait le croire. Quand votre bureau n’est pas organisé, vous constaterez peut-être un effet négatif sur votre productivité. Plusieurs méthodes peuvent vous aider à améliorer vos stratégies d’organisation du bureau : commencez par mettre de l’ordre dans votre espace numérique, puis passez aussi à un système d’organisation physique. La combinaison facilite votre travail et vous donne plus de contrôle.