自動化で、頑張らずに賢く働く

自動化とは、人の手をなるべく介さずに、テクノロジーで時間を節約する方法です。洗濯機、サーモスタット、自動支払いなど、普段は意識していなくても、日常には自動化されているものがたくさんあります。余計な作業を減らし、プロセスを磨き、業務全体を効率化する方法です。さらに、多くの場合、まとまった時間を取り戻せます。複雑なプロセスやタスクを自動化できれば、「未来の自分」の数時間を節約できます。手洗いではなく、自動で洗濯できるなら、誰でもそうしたいはずです。テクノロジーやリモートワークのツールがかつてない速さで進化する今、Hiveには、アプリ内でタスクやアクションを自動化する方法がいくつもあります。Hiveの自動化機能を使い始めるには、右側のドロップダウンメニューを開いて「自動化」を選ぶだけです。「自動化」を選ぶと、自動化ハブが表示されます。ここで自動化ワークフローの管理、有効化、削除ができます。次に、ワークフローをプロジェクトに割り当て、ボタンを追加していきます。このワークフローを適用したプロジェクトでは、各カードの下部にボタンが表示されます。ここでは、数回のクリックでHiveの作業を自動化し、シンプルにする方法をいくつか紹介します。

チームリーダーにタスクを割り当てて委任する

ほとんどのタスクを、個々のチームメンバーに割り当てる前に、まずチームリーダーに割り当てる必要があるプロジェクトでは、「タスクを割り当て」ボタンを追加すると時間を節約できます。たとえば、物件の掲載と仲介を行う不動産会社で、私がチームリーダーだとします。新しいカードはまず私に割り当てられ、その後ほかのエージェントに割り当てます。上のカードで、どのように表示されるかが分かります。ボタンを押すと、選んでおいた担当者にカードが自動で割り当てられます。

カードにラベルを追加する

ラベルを使うと、複数のプロジェクトにまたがるタスクを、数回のクリックで追跡できます。押すとカードにラベルが自動で付くボタンを作れば、ラベルでチーム全体のタスクを見ているチームにとても便利です。先ほどの不動産仲介の例で言えば、ラベルビューを使って、「Miami」や「New York」のラベルが付いたカードをすべて、整ったグループとして簡単に表示できます。特定の地域の物件に特定のチームメンバーを割り当てたい場合は、各ボタンに操作を追加できます。つまり、1つのボタンで2つのこと、たとえば担当者（Michaela）の追加と、ラベル（New York）の追加を同時に行えます。 

カードのステータスを更新する

ステータスボタンを追加すれば、カードのステータスを簡単に更新できます。ボタンは、1回のクリックでカードを「未着手」「待機中」「進行中」「完了」に移動するよう設定できます（ワークスペースにカスタムステータスを追加していれば、選択肢はさらに増えます）。自動化をレベルアップするために、条件を追加することもできます。条件とは、ボタンが表示されるために満たす必要があるルールのことです。不動産チームの例では、ラベルが「Miami」のときだけボタンを表示するように設定できます。こうすると、そのラベルが付いたカードにだけボタンが表示されます。  

プロジェクトを変更する

自動化のホームに「プロジェクトを変更」ボタンを追加すると、アクションカードをあるプロジェクトから別のプロジェクトへ、簡単かつ素早く移せます。たとえば、不動産チームが社内業務やマーケティングのToDoにほぼ専用で使っているプロジェクト「A Project」があるのに、間違って別のプロジェクトにアクションを作ってしまうことが多いとします。このボタンがあれば、アクションカードを、最もよく使うプロジェクトに1回のクリックで自動的に移動できます。

サブアクションを追加する

すべてのカードに追加する基本のアクションがあるなら、このボタンで簡単に追加できます。たとえば、不動産物件の掲載のたびにオープンハウスの資料を作る必要があるなら、それを各カードに追加するサブアクションボタンを設定するだけです。ワンクリックで追加できます。

アクションテンプレートを適用する

カードにアクションテンプレートをすばやく適用できるのは、Hiveの強力な機能です。アクションテンプレートを使えば、サブアクションを一つずつ入力しなくても、カード全体を繰り返し作成できます。それ自体がすでに自動化です。このボタンを使えば、任意のアクションテンプレートをカードにワンクリックで適用できます。サブアクションの自動化をレベルアップさせたようなものです。ボタンは1つずつ使えるだけでなく、重ねて追加して、自動化によるワークフロー全体を作ることもできます。たとえば、「カードのステータスを更新」「タスクを割り当て」「アクションテンプレートを適用」を同じボタンに重ねれば、クリックしたときにカードのステータス更新、担当者の割り当て、テンプレートの適用が一度に行われます。さらに一歩進めるなら、条件を重ねましょう。条件とは、ボタンに組み込める判定ルールのことです。たとえば、プロジェクトのステータスが「未着手」のときだけボタンを表示する、といった条件を設定できます。ボタンが不要なときにアクションカードが混み合うのを防げます。Hiveで自動化してほしいことはほかにありますか。あるいは、自動化でうまく活用していることはありますか。ぜひ下のコメントで教えてください。