締め切りは仕事の効率を高めるのか

締め切りは、幼いころ「宿題」という恐ろしいものを知ったときから、ほとんどの人の生活の一部でした。私は幼稚園で、特定の数字や文字を書く練習用のワークシートをもらい、翌朝までに提出するよう言われたのを覚えています。今思えば、従来の意味での宿題が出るには少し早い年齢です。しかし実際、 幼稚園児の宿題は1晩あたり平均25分程度と推定されています。1、2年生になると28〜29分に増えます。なぜでしょうか。幼いうちは、締め切りが大切だからです。「物事を終わらせる」ための基準が、ほかにありません。時間という概念もまったく別物で、一直線に進むものとは感じられません。校庭で過ごす1時間と、昼食前に教室で過ごす1時間が、どうして同じ長さでしょうか。こうした理解の不足を補い、努力とエネルギーを導く仕組みが必要になります。そこで登場するのが宿題です。

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成長するにつれ、締め切りは良くも悪くも、教育や学びの中心的な要素として定着していきます。締め切りや宿題には、確かに 良い効果があります。幼いうちから時間管理を身につけられることや、自尊心が育つこと、学業成績が上がることなどです。しかし、悪い面は深刻です。スタンフォード大学の研究によると、高校生では1晩あたり平均約3時間にもなる宿題には、悪影響がありました。強いストレス、睡眠不足、全般的な健康の低下、そして「社会からの疎外感」です。この 2013年のスタンフォード大学の調査では、生徒の70%が「宿題について、たいてい、または常にストレスを感じている」と答えました。また、80%の生徒が、このストレスが原因で、頭痛、体重減少、睡眠不足、胃腸の不調といった健康上の症状を少なくとも1つ経験したと答えています。

大学に進んだり、社会に出たりすると、締め切りとそれに伴うストレスは増すばかりです。責任が重くなり、親元を離れて独り立ちすると、自分のスケジュールをすべて自分で管理することになります。これは大きな変化です。たとえば、提出前夜に大学の長いレポートに取りかかり、図書館で夜通し、そして朝まで仕上げた人は、どれだけいるでしょうか。実はとても多いのです。大学生の60%が徹夜をしたことがあると推定されています。ただ、多くの場合、初めて時間や勉強、人づきあいを自分で管理することになる大学生にとって、締め切りは必要悪でもあります。締め切りがなければ、プロジェクトの完了に何週間も何か月もかかるでしょう。締め切りは、脳にスケジュールやワークフローの組み立て方を覚えさせる、訓練の仕組みのようなものです。時間をうまく管理できなければ、徹夜で仕上げるか、課題や試験の出来が悪くなるという「罰」を受けます。反対に、うまく管理できれば、良い成績と称賛という「ごほうび」が得られます。この仕組みは高校にもありましたが、程度はずっと小さなものでした。大学を出ると、向き合う締め切りの数はさらに増え続けます。家賃や請求書の支払いといった分かりやすいものに加え、人生で最も多くの時間を占める仕事の締め切りがあります。興味深いことに、ヤーキーズ・ドットソンの法則によると、締め切りが少しあるほうが、実はパフォーマンスの向上につながります。この法則は、締め切りによるストレス（「覚醒水準」と呼ばれます）が、やる気を高め、成果を向上させると説明しています。ただし、効果が頭打ちになる点があります。強すぎるストレスは、集中を妨げ、仕事を最後までやり遂げるのを難しくします。微妙なバランスが求められます。

締め切りについて、もう1つ興味深い点があります。締め切りが遠いほど、人はその仕事を実際より難しいと思い込みやすくなります。期限が先だと、必要以上のリソースを投入しようとします。Journal of Consumer Researchの研究によれば、それが「先延ばしの増加や、途中で投げ出す可能性の高まりにつながる」ことがあります。 

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とはいえ、締め切りは今も、高校のAP米国史の授業のときと同じストレスや不安を、職場でも引き起こすことが分かっています。ハーバード・ビジネス・スクールが発表した研究では、締め切りによって人の創造性がむしろ下がることも指摘されました。従業員にそのような働き方をしてほしい会社はないでしょう。締め切りは「トンネル視」のような状態も招きます。目の前の締め切りだけに意識が向き、ほかの大切なタスクをおろそかにしてしまうのです。これも望ましくありません。では、解決策は何でしょうか。ヤーキーズ・ドットソンの法則や、ごく基本的な人間の観察から、最高のパフォーマンスと実行力を引き出すには締め切りが実際に重要だと分かります。しかし、厳しい締め切りが強い不安やストレス、不要な健康問題を引き起こさないようにするには、どうすればよいでしょうか。1つの案は、自分で決める締め切りという考え方です。マネージャーが仕事に適当な期限を押しつけるのではなく、本人がマネージャーと相談して、各項目の期限を決められるようにします。これにより、期待値が現実的になり、お互いのコミュニケーションが増え、 最終的には仕事の質も高まります。 ミニ締め切りも役に立ちます。大きなプロジェクトの中に、場合によっては柔軟な小さな締め切りを設けると、トンネル視を防ぎ、ストレスを減らせます。プロジェクトの途中で、マネージャーや同僚と進捗を確認し合うことも効果的です。進捗が評価され、責任感も高まります。Hiveのようなプロジェクト管理ツールを使えば、マネージャーやチームがいつでも確認できる形で、プロジェクトのマイルストーンと締め切りを設定できます。 結局のところ、締め切りは長年、私たちの教育と成長の中心にあり、もともと私たちが働く動機づけとなってきたものです。たとえ余分なストレスを生むとしても、締め切りをすべてなくすのは現実的ではありません。代わりに、プロジェクト内の小さな締め切りや、自分で決める締め切りを取り入れましょう。仕事を軌道に乗せながら、長期的なストレスや不安を減らせます。 

締め切りやプロジェクト管理について、コツやアイデアはありますか。ぜひ下のコメントで教えてください。