顧客維持率を高めるおすすめのクライアントポータルソフトウェア2024

卓越したカスタマーサービスだけで顧客がファンになることは、どれくらいあるでしょうか。

実は、それほど多くありません。顧客を喜ばせる最良の方法は、問題を解決するための手間を減らすことです。要望を先回りして、直感的で素早い体験にシンプルに整える。そこで役立つのがクライアントポータルです。

SuperOfficeの2023年カスタマーサービスベンチマークレポートによると、カスタマーサービスの問い合わせに対応する平均応答時間は12時間10分です。このクライアントポータル完全ガイドでは、なんと（ネタバレです）世界平均の応答時間が9分というクライアントポータルのソリューションを紹介します。

顧客維持率を高めて、業務の効率も上げたいと思いませんか。最適なカスタマーポータルを選ぶための専門家のヒントを、このクライアントポータル完全ガイドでご確認ください。 

2024年に質の高いカスタマーサポートを実現するおすすめのクライアントポータル

カスタマーポータルとも呼ばれるクライアントポータルは、クラウド上にある一元化された安全な環境です。クライアントはここで、よくある質問の答えを手間なく見つけたり、依頼を送信したり、ドキュメントをアップロードしたり、チームと共同作業したりできます。クライアントポータルを使えば、顧客からの質問への対応にかける労働時間を減らしながら、優れた体験を届けられます。

詳しく知りたいですか。人気のクライアントポータルソフトウェアをご覧ください。顧客に成果を届けるための使い方もご紹介します。

1. Hive

Hiveが優れたカスタマーポータルソフトウェアである理由は、その柔軟性にあります。もともとプロジェクト管理ソリューションとして作られたこのツールには、タスク管理、チームのコミュニケーション、ファイル共有、ワークフローの自動化の機能があります。金融会社、マーケティング代理店、スタートアップ、コンサルティング会社が、クライアントに快適なウェブとモバイルの体験を提供するためにHiveを使っています。 

Hiveは、誰もが使いやすいように作られていて、技術に詳しくない人にも使いやすいことで知られています。Digital Divisionのオペレーションマネージャー、Javina Barbenitz氏は次のように語っています。「私たちのチームには、左脳タイプの人も右脳タイプの人もいます。全員を同じ枠の中で考えさせるのは難しいことです。そこで、オペレーションマネージャーとしての私の仕事は、全員の考え方やスタイル、プロセスに合うソリューションを見つけることでした。Hiveはそれを満たしていました。結局のところ、迷う余地のない選択でした」  

Digital Division（DD）は、デジタルマーケティングサービスを専門とするクリエイティブ代理店で、Hiveを使って数百社のクライアントのプロジェクトを管理しています。DDは、取引のある各クライアントや代理店ごとにHiveのプロジェクトを作っています。DDのクライアント代理店の中には、複数のブランドを扱うところもあります。そのため、代理店を親プロジェクトとして設定し、その代理店のブランドを子プロジェクトとして追加しています。DDは、ネイティブのチャットとメール、Hiveのフォーム、ステータスビュー、クライアントへの請求のためのタイムトラッキング、プロジェクトのテンプレートといった他の機能も活用しています。 

このプラットフォームには、「The Swarm」というクローズドなコミュニティフォーラムがあり、Hiveのユーザーがヒントを交換し、一緒に問題を解決しています。このエコシステムは、補完的な業界の人々の交流やパートナーシップを生む有益な場にもなりました。 

Hiveのカスタマーサクセスチームは、世界平均9分という素晴らしい応答時間も実現しています。24時間以内に対応するだけのチケット方式ではなく、即時のチャットによるサポートを続けています。  Hiveには、HiveMindというAIアシスタントがあり、記事の作成、メールへの返信、戦略的な取り組みの計画の支援、さらにはプロジェクトの管理まで行えます。HiveMindは、質問への回答を支援し、クライアントが必要な情報をより早く得られるように手助けすることもできます。 

カスタマーサービスへのこうした投資は実を結んでいます。SaaSmorthyは、Hiveを2024年に最も急成長したプロジェクト管理ソフトウェアに選びました。

クライアントポータルとしてのHiveのおすすめ機能 

• 簡単なセットアップと操作

• カスタマイズできるダッシュボード

• 6種類のビュー（ステータス、カレンダー、ラベル、チームの各ビュー、ガントチャート、かんばんボード）

• Hive Mind（AIアシスタントがプロジェクトの管理、メールへの返信、新製品の発売手順の整理を支援）

• タイムトラッキング

• カスタムフィールドとフォーム

• Hiveのチャットとネイティブのメール

• Dropbox、Google Drive、OneDriveなどのサードパーティアプリとの連携

• モバイルでの利用

• 権限とセキュリティ

• ファイル共有

• 校正と承認の機能

• 自動化など、さらに多数

料金：市場で最も手頃なカスタマーポータルであるHiveには、無料の永久プランからカスタマイズ可能なEnterpriseソリューションまで、あらゆるチームに合ったプランがあります。14日間の無料トライアルで今すぐ始められます。Starterプランは1ユーザーあたり月額$5で、AIアシスタントが含まれ、最大10件のプロジェクトを作成できます。Teamsプランは1ユーザーあたり月額$12で、ワークスペースのメンバーが無制限になり、カスタムフィールド、ラベル、ステータスも使えます。Hiveのエンタープライズパッケージは、柔軟性、サポート、セキュリティがさらに充実していて、会社のニーズに合わせてカスタマイズできます。 

Hiveでクライアントポータルを作る方法

1. プロジェクトを作成します。これがクライアントポータルになります

• プロジェクトナビゲーターをクリックします。

• 「+新規プロジェクト」ボタンをクリックします。

• プロジェクト名と主な詳細を入力します。

• チームメンバーを追加します。

• 編集とプロジェクトの公開範囲の設定を選びます。

• プロジェクトのレイアウトを選びます（後で変更できます）

• 作成をクリックして、新しいプロジェクトにアクションを追加し始めましょう。

1. クライアントに関する重要なドキュメントや資料を追加します

• ファイルをプロジェクトにアップロードします。確認や署名が必要な特定のドキュメントに対して、アクションカードを作成できます。 

• プロジェクト概要ページでファイルを添付するには、「添付ファイル」セクションに移動して「+添付ファイルを追加」をクリックします。チャットメッセージにファイルをアップロードするには、メッセージの入力中にチャットバーの左側にある+のアイコンをクリックします。

• Hiveとファイルストレージを連携できます。Box、Dropbox、Google Drive、OneDriveのファイルやドキュメントに、Hiveから直接簡単にアクセスできます。

1. 進めながら更新します 

• プロジェクトをクライアントや部門ごとにまとめておくと、見つけやすくなります。手順はプロジェクトの入れ子と整理をご覧ください。 

• 承認レポートで、未完了の承認の状況を追跡できます。

Hiveが御社に最適なカスタマーポータルのソリューションか、迷っていますか。

オンデマンドデモ：あなたとチーム向けに、Hiveのライブデモをリクエストできます

ヘルプデスク：製品の専門家に、どんな質問でもお尋ねください

Hive University：Hiveの詳しいチュートリアルを、自分のペースで視聴できます

ウェビナー：Hiveの毎週の製品ウェビナーで、専門家から学べます

2. Zendesk

Zendesk は、あらゆる規模のチームに向けたポータルソフトウェアです。顧客は、重要なドキュメントなど必要なものを簡単に見つけたり、サポートをリクエストしたり、コミュニティフォーラムで質問したりできます。  Zendeskには、クライアントの疑問に役立つ記事を提案するAIアシスタントもあり、カスタマーサポートへの問い合わせを減らせます。レポート機能があるので、傾向の把握や業務の改善も簡単です。 

カスタマーポータルとしてのZendeskのおすすめ機能： 

• テーマのカスタマイズ

• 顧客分析とレポート 

• チャットボット

• シングルサインオンの選択肢と記事の閲覧権限 

料金：Zen deskには無料プランはありませんが、14日間の無料トライアルがあります。ベーシックプランは1ユーザーあたり月額$55から、プロフェッショナルプランは1ユーザーあたり月額$115です。Enterpriseパッケージもありますが、詳細は営業チームへのお問い合わせが必要です。

3. Copilot 

Copilotは、企業向けのカスタマーポータルとして、クライアントとのコミュニケーション、支払い、ファイル共有、契約、フォーム、ヘルプデスクなど多くの機能を備えています。このプラットフォームは操作もセットアップも簡単です。色やフォントの変更にとどまらない、優れたパーソナライズ機能があります。Copilotのユーザーは、クライアントのユーザー体験を最適化しながら、自動化で自分たちのワークフローも効率化できます。最大の欠点は、中小企業にとって料金が高いことです。 

カスタマーポータルとしてのCopilotのおすすめ機能：

• Calendy、Loom、YouTubeなどのサードパーティツールとの連携。

• ドキュメントの一元管理ハブ 

• 整理機能 

• 自動化

• セキュリティ 

• カスタマイズできるダッシュボードとビュー

料金：無料プランはなく、14日間の無料トライアルのみです。Starterプランは1ユーザーあたり月額$29、上位パッケージは1ユーザーあたり月額$119です。Enterpriseプランは、営業チームとの相談が必要です。 

クライアントポータルの種類 

1. 代理店向けクライアントポータル

代理店向けのカスタマーポータルソフトウェアは、代理店が管理するすべてのブランドとクライアントの一元的なハブとして機能します。こうしたポータルがあれば、代理店のチームは進捗を追跡し、ドキュメントを管理できます。画像、音声、テキストの資料を一つの環境で扱えるので、承認やレビューの手続きも簡単に進みます。 

1. 大学向けクライアントポータル 

大学は、マーケティングチームや財務チームなどの内部チームを管理するためにカスタマーポータルを使います。学生にログイン権限を与え、特定の学業記録の閲覧や、アドバイザーや教授とのやり取りにも使えます。 

1. 会計士向けクライアントポータル 

財務書類は機密性が非常に高いファイルで、カスタマーポータルが得意とする分野です。そのため、ほとんどの会計事務所が、これらの重要で機密性の高いドキュメントに顧客が安全にアクセスできるよう、クライアントポータルソフトウェアを使っています。

1. Wordpress向けクライアントポータル

クライアントにウェブサイト管理を提供する企業は、カスタマーポータルでコンテンツの管理やアクセス解析の追跡を行います。ウェブサイトに関するサポートリクエストのチケット対応にも使います。 

1. 遠隔医療向けクライアントポータル 

医療保険会社や医療機関の多くは、患者向けにクライアントポータルを提供しています。患者は、予約の取得、診療記録の閲覧、処方薬の再処方の依頼、医療提供者との安全なやり取りができます。 

顧客とチームにクライアントポータルを提供するメリット

1. クライアント体験の向上：ドキュメント管理、共同作業、問題の解決が速くなり、カスタマーサービスに連絡する必要がなくなります。
   
   

2. カスタマーサービスのコスト削減：直感的なクライアントポータルがあれば、クライアントが自分で問題を解決できます。コストを抑えられ、社内チームがカスタマーサービスに費やす時間も節約できます。 

1. ワークフローの効率化：進捗報告、レビューと承認、ドキュメント管理が楽になり、プロセスが速くなって、会社の業務が最適化されます。 

1. 競合との差別化：専用ポータルで顧客のニーズに先回りして応えれば、顧客との関係が深まります。競合には真似できない絆も築けます。

1. セキュリティとコンプライアンスの強化：カスタマーポータルソフトウェアは、クライアントのアカウントに関する重要なドキュメントがすべて収まる砦です。権限のある担当者だけがアクセスできるデジタル環境で重要なドキュメントを管理すれば、顧客に安心を届けられます。 

最適なカスタマーポータルを選ぶためのヒント

1. メンテナンスのしやすさ 

クライアントポータルは、クライアントの拠点です。チームも顧客も操作しやすい、直感的なダッシュボードが必要です。カスタマーポータルには新しいデータが定期的に届くため、ドキュメントのアップロードや承認リクエストの送信の際に、ユーザーが簡単に管理できることが重要です。 

1. 技術スタックとの連携

クライアントのポータルでは多くの共同作業が行われるため、技術スタックと確実に連携できることが欠かせません。Google Docsのファイルを共有したり、PDFをすぐに開いたり、Zoom通話を手間なく始めたりしたいものです。 

1. タスクとプロジェクトの管理

タスクリストとプロジェクトの追跡が組み込まれていると、カスタマーポータルソフトウェアとして便利です。特に新しいクライアントのオンボーディングで役立ちます。例えば、プロジェクトを完了するために、視聴する動画、署名するドキュメント、完了するアクションを、顧客にステップごとに簡単に案内できます。

1. 安全な認証

クライアントの司令塔として、カスタマーポータルには、共有される機密データや個人情報がすべて安全に保管されることが求められます。クライアントのログイン時の二要素認証は、クライアントポータルが備えるべき最も重要な機能の一つです。 

1. メールとアプリ内の通知

カスタマーポータルソフトウェアがチームとクライアントの共同作業を円滑にする方法は、一つしかありません。プロジェクトを進めるために自分が取るべきアクションを、全員が把握していることです。カスタマーポータルにメールとアプリ内の通知があれば、コミュニケーションの行き詰まりを解消できます。

1. ファイルへの一元的なアクセス

ファイル共有は、最高のクライアントポータルの中心です。この一元化されたエコシステムで、情報の階層構造とアクセスも管理できることが大切です。クライアントポータルでは、重要なドキュメントに対して権限と複数のアクセスレベルを付与できる必要があります。 

1. コミュニケーションの選択肢

社内チームや社外の関係者と共同作業するには、メールとアプリ内の通知だけでは足りません。クライアントと細かい点を素早く確認したい場合もあるので、ネイティブのチャットと音声の機能があるクライアントポータルを選びましょう。短い音声の打ち合わせが、生産性を大きく高めることもあります。

1. セルフサービスのポータル機能

クライアントポータルソフトウェアでは、顧客がサポートに連絡せずに、次のことをすばやく行える必要があります。アカウントの管理、連絡先、設定、サブスクリプションの更新、パスワードの再設定、チケットの送信、プロジェクトのステータスの確認、ファイルのアップロードとダウンロードです。

1. 自動化 

カスタマーポータルでのクライアントの行動をきっかけに、自動化を実行して体験を高めることができます。例えば、オンボーディング時に、ポータルの使い方を教えるウェルカムメールのシリーズを送れます。未完了のタスクのリマインダーメールを送るルールを作れば、ドキュメントの承認を催促する手間も省けます。

1. レポート機能

レポート機能を備えた優れたクライアントポータルなら、クライアントに関係のあるパフォーマンス指標のインサイトと分析を共有できます。

まとめ 

AIの力で、個別に合わせた答えが数秒で得られる今、顧客ロイヤルティは、企業がニーズに関する基本的で網羅的な情報をどれだけ提供できるかと、ますます結びついています。使いやすいクライアントポータルをクライアントに提供することは、維持率を高め、解約を減らし、クライアントとの関係を強め、競合と差別化し、カスタマーサービスのコストを減らす、最も簡単な方法です。

もっと知りたいですか。マーケティング代理店などの企業が、Hiveをクライアントポータルとしてどう使っているかをご覧ください。 

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