GTDの生みの親が計画を好まない理由

「7 Hours With」では、それぞれの分野を牽引するプロフェッショナルの日課を取り上げ、いつ、なぜ、どこで、どのように働いているのかを探ります。各回の日記では、1日の中の7つの時間帯で、彼らが何をしているのかを見ていきます。 Hiveは、Starbucks、Google、Comcast、Anheuser-Busch、Toyota、EA Sportsなどで、スピード感のあるチームを支えるプロジェクト管理ツールです。Hiveがチームにどう役立つか、詳しく知りたいですか？営業チームへのお問い合わせはこちら、または無料トライアルはこちら（クレジットカードは不要です）。 David Allenは、生産性コンサルタントで、GTD（Getting Things Done）メソッドの考案者です。GTDの基本原則には、「水のような心」という考え方があります。脳はアイデアを生み出す場所であって、抱え込む場所ではない、という発想です。彼は著書も多く、ベストセラーのGetting Things Done: The Art of Stress-Free Productivityもその1つです。ここでは、彼の7 Hoursの過ごし方を紹介します。

午前7時：体と脳に燃料を補給する

朝は7時から8時の間に起きて、レモン水を1杯飲みます。コーヒーとレモン水は、私か妻のどちらかが用意します。どちらかが用意している間、もう1人は犬を連れて朝の散歩に出ます（うちにはキャバリア・キング・チャールズ・スパニエルがいます）。1日の始まりには、ソイプロテインのドリンクと、Bodumのフレンチプレスで淹れたコーヒーも飲みます。それから天気を確認します。私はアムステルダムに住んでいて、ここは天気がよく変わるからです。iPadでThe New York Timesの1面だけは読むようにしています。そのあと、脳を目覚めさせるためにWords With Friendsを遊びます。10〜15ゲームほど同時に進めています。

午前8時：整理された状態で1日を始める 

朝の少しあとに、たいていメールを確認します。緊急の用件がないか、すぐ片づけられる楽しい用件がないかを、さっと見る程度です。メールの確認が、その日の計画の終わりのようなものです。残りの1日は、出てきたことに対応し、したいことを中心にこなします。流れに任せられないのは、犬が4、5時間おきに外へ出る必要があることくらいです。おかげで、家の近くにあるすてきな公園に出かけられます。私は昔からきちんと整理するほうですが、完璧主義だからではありません。ただの面倒くさがりなのです。やり直しが何より嫌いなんです。だから、やりたい仕事ができるだけの空間を、いつも確保しておきたいのです。キャリアの初めのころは、瞑想やスピリチュアルな探求、武道を通じて、心に空間があることに強く惹かれていました。その後、いろいろな仕事を経て、自分のコンサルティング会社、David Allen Companyを立ち上げました。プロジェクトごとに仕事をするのがいいと考えたからです。このころ、生活が複雑になるにつれて、「どうすれば空間を保てるだろう」と考えている自分に気づきました。これがGTDの開発につながりました。忙しくなると、心の空間は簡単に乱れてしまいます。それを守る方法がほしかったのです。GTDの原点は、コンサルティングの仕事で出会った師との出会いです。彼は、経営者の頭を整理するための手法をいくつも考え出していました。私は彼から、頭の中にある情報を外に出し、すべてについて次のアクションを決める方法を教わりました。やがて、頭の中のものを外に出して行動に移すこの手法が、私のクライアント全員に大きな変化をもたらすとわかりました。頭を空にして次のアクションを決めるだけで、悩みの90%が解決したのです。みなさん、信頼できる仕組みがあることを喜んでくれました。そして気がつくと、思いがけず企業研修の世界に引き込まれていました。20年間、紹介だけで何十万人もの研修を行いました。ただ、当時はGTDとは呼んでいませんでした。GTDと呼ぶようになったのは、『Getting Things Done』という本を書いてからです。それまでは、ただの略称でした。それが私たちの手を離れて、ブランドとして広まりました。それでも、自分が見つけたものを理解するまでに20年かかりました。それは独自のもので、ほかの誰も見つけていないように思えました。揺るぎない手法でした。これがGTDの始まりです。

午前11時：昼食の休憩

午前中は、出てきたことに対応して仕事を進めます。妻と私は一緒に仕事をしていますが、彼女には彼女のスケジュールがあるので、昼食はそれぞれでとります。たいてい早めに昼食をとり、1日にメリハリをつけます。このころ、犬がまた外に出たがるので、私か妻が、もう一度短く公園を散歩させます。

午後12時：David Allen Companyの資料を確認する 

昼食後は、仕事に戻ります。妻から、David Allen Company用の研修資料が届き、最終的な編集をすることがよくあります。こうした仕事は、決まった時間ではなく、そのつど入ってきますが、ほぼ毎日あります。1日に1、2回は、確認する資料があります。David Allen Companyは、世界中の人にGTDをコーチングしている私の組織です。正式な代表は90か国にいて、地域全体を担当するライセンシーも何社かあります。マスタートレーナーも約30人いて、マスタートレーナーとして認定すると、その人は自分の言語や地域のトレーナーを認定できます。この2、3年の私の仕事は、その支援が中心でした。始めたいと考えている新しいライセンシーを支え、それぞれの地域で信頼を築いてもらうのです。3月にパンデミックが始まるまでは、よく出張していました。出張の多くは、世界各地の新しいライセンシーと過ごすためでした。取材、プロモーション、基調講演もたくさんこなしました。今はもちろんそうではありませんが、仕事の大きな部分でした。

午後3時：昼寝で充電する

私は昼寝、そして睡眠全般が大好きです。午後には、たいてい25分ほど昼寝をします。25分が、おすすめの昼寝の長さです。できるなら、コーヒー1杯よりも効きますよ。 睡眠の回復力について詳しく知りたい方には、ベルギーの親友、Theo Compernolle博士が書いた本『BrainChains』があります。博士は、睡眠がどれほど大切かを示す研究をたくさん行っています。脳には、記録を整理する機能があります。これを働かせるには、認知的な集中をいったん止める必要があります。目の前で起きているすべてを理解するにも、集中した注意を十分に止めなければなりません。そのために、脳には時間が必要です。その多くは、睡眠中に行われます。「一晩寝て考える」ことが実際に効くのは、そのためです。そして、私が昼寝をする理由でもあります。

午後7時：夜はゆっくり過ごす

このころ、夕食の時間になると、妻と私はくつろぎます。Netflixで良い映画を見たり、良い本を読んだりします。5時か6時を過ぎたら、外部との会議やインタビューが必要なことはしないようにしているので、私の1日はほぼそこで終わります。このころに、2人で夕食を作ることも好きです。歩いて行けるオーガニック市場があり、おいしい食材をいつも買いそろえています。

午後9時：翌日の計画を立てる 

Netflixを見て夕食を作ったあと、実は翌日の計画を立て始めます。寝る前にまずすることは、カレンダーで翌日、あるいは翌々日や3日先までの予定を見ることです。スケジュールを確認し、「ハードランドスケープ」を見極めます。ハードランドスケープとは、このインタビューのように、私が出席する必要のある外部との約束のことです。その日の「やらなければならないこと」も含みます。金曜日のどこかでFedExを送る必要があれば、それもカレンダーに入れます。たとえるなら、ハードランドスケープは庭の構造物です。ソフトランドスケープは、動かせる植物にあたります。ハードランドスケープが大切なのは、どれだけ長く眠れるかがわかるからです。私は睡眠が大好きなので、できるだけ長く眠りたいのです。これで、自分が動く枠組みがわかります。全体として、私は計画をできるだけ少なくしているからです。翌日のアクションの確認が終わったら、私の1日は正式に終わりです。