マインドスイープとは？

生産性コンサルタントのDavid Allenさんは、時間管理の手法を生み出しました。その名も「Getting Things Done」です。同名の著書では、この手法のさまざまな要素を紹介しています。その1つが「マインドスイープ」という考え方です。

いつも手いっぱいだと感じているなら、マインドスイープはあなたの生活を変えるかもしれません。主導権を取り戻し、秩序と心の落ち着きを取り戻せます。

GTD手法とは？

Getting Things Done（GTD）は、現在最も人気のある生産性向上の仕組みの1つです。効率的な仕組みで、頭の中のあらゆる入力情報を整理し、本当に大切なことだけに集中できます。その結果、より多くの仕事をこなせます。しかも、できるだけ効率よく進められます。

David Allenさんが著書で特に強調している原則の1つは、脳は得意なことに使うべきだというものです。得意なこととは、考える、分析する、創造することです。情報を覚えて取り出すために脳を使うのをやめれば、多くの精神的なエネルギーを解放できます。そのエネルギーを、見返りが大きく優先度の高い活動に回せます。

GTDは、やるべきことをすべて整理し、信頼できる仕組みに記録します。そうすれば、後で自分のペースで対処できます。これが済むと、脳はようやく休むことができ、本来の働き方ができるようになります。その結果、良いアイデアが生まれます。David Allenさんは、この自然で効率的な状態を「水のような心」と呼んでいます。

「水のような心」とは、心の中がすっきり澄んでいる状態です。生産的でないものに押しつぶされていない状態を想像してみてください。気が散ることなく、目の前のタスクに時間と注意のすべてを注げます。今この瞬間に意識を向けられます。マインドスイープは、この状態を目指すための方法です。

GTDの基本ステップとは？

GTD手法には、5つの基本ステップがあります。次のとおりです。

収集

すばらしいアイデアは、いろいろなタイミングで浮かびます。ところが、書き留めるのを忘れる人は少なくありません。脳はアイデアを生み出すためのもので、保存するためのものではありません。そのため、せっかくの名案も、いつの間にか消えてしまいます。

同じように、1日や1週間でやるべきことはたくさんあります。しかし、計画がないと、すべてが散らかりがちです。最初に目についたタスクに飛びつき、他の大切なタスクをずっと後回しにしてしまいます。

だからこそ、すべてを収集することが大切です。紙のメモでもデジタルのメモでも、好きな方法で構いません。次に何をすべきか分かるように、いつでも見られる状態にしておきましょう。

明確化

すべてを集めたら、それらのアイデアが本当に自分のアイデア帳に入れるべきものか確認します。明確化をしないと、アイデアが積み重なり、処理が大変に感じられます。

アイデアが「実行可能」でない場合は、削除する、参考資料として保存する、「保留にする」のいずれかを決めます。

整理

GTD手法では、整理が欠かせません。買ってきたフォルダに、いろいろなラベルを貼って分類しますよね。この段階は、まさにそれと同じです。

集めて重要だと判断したものを見て、どのカテゴリーに入るかを考えます。重要なもの、少し後でできるもの、あるいは注意を向ける必要がまったくないものに分けられます。

振り返り

GTD手法が誰にでも合うわけではない理由の1つは、振り返りと見直しをしない人が多いことです。リストを作り続けるだけで、見返して完了したことや残っていることを確認しなければ、うまくいきません。

リストを整理し、更新しましょう。継続的に見直し、必要な調整を続けます。そうすれば、タスクや生活全般をある程度コントロールできます。

実行

最も生産的な人は、その日の残りに何をするかをすでに分かっています。この最後のステップは、その状態に関わるものです。特に、前のステップを実践して状況を把握できていれば、とても簡単に実行できます。

リストを見て、タスクに取りかかるだけです。リストが明確で、すべての活動が適切な入れ物に整理されていれば、難しくありません。

マインドスイープのやり方

マインドスイープの考え方は、注意を向ける必要があるものをすべて洗い出すことです。生活の他の部分に入り込み、影響を及ぼしかねないものも含まれます。集中を奪うもの、仕事を思うように進めさせないものなどです。

それらを洗い出すと、頭の中に、何も手をつけていないことがあると気づきます。多くの場合、何かを終わらせていないことや、先延ばしが関係しています。物事が積み重なり続ける限り、片づくはずがありません。でも、心配はいりません。マインドスイープで、これらのアクションを少しずつ進められます。

始め方は次のとおりです。

• 適した場所を見つける：マインドスイープをするには、まず理想的な場所を見つけます。静かで、考えごとができ、気が散らない場所や部屋を選びましょう。

• 書き出す：リストを作ると不安になることもありますが、頭をすっきりさせる良い方法でもあります。白紙を1枚用意し、タイマーを10分に設定します。そして、今、不安にさせている未完了のタスクをすべて書き出しましょう。最も遅れているプロジェクトから始めます。気が重くなること、手が止まること、考え込むことを、小さなことまですべて走り書きします。これらは、頭の中の問題の原因になっているものです。外に出す必要があります。1つの考えごとに1枚の紙を使い、頭の中をすべて書き出す方法もあります。手書きが苦手な場合は、デジタル機器で自分の声を録音しても構いません。

• すべてをインボックスに入れる：インボックスは、集めたり作ったりしたリストやその他の資料を置く場所です。物理的なトレイやフォルダでも、Hiveのデジタルなプロジェクトでも構いません。インボックスの最大の利点は、実行する準備ができるまで、そのタスクについて考えなくてよいことです。また、やるべきことが明確に分かるので、忘れる心配もありません。

インボックスに集めたら、いくつかの重要なステップで、各項目をどう行動に移すかを決められます。実行可能でない項目は、「ごみ箱」に移します。2分以内に終わるタスクは、すぐに始めるのが最適です。それより長いものは、進め方の目安になる別のカテゴリーに分けられます。これはすべて、Hiveで簡単にできます。アプリ内で「マインドスイープ」というプロジェクトを作成します。かんばんビューを使って、タスクを「インボックス」「実行可能」「ごみ箱」「完了」に分けましょう。どのタスクが本当にやるべきことで、どれが無関係かが分かります。完了したものも追跡できます。こちらはHamberg.noの分かりやすい図です。GTD手法とマインドスイープのワークフロー、そしてインボックスに入れた後の流れを示しています。

画像提供：Hamberg.no[/caption]

まとめ

仕事にはストレスがつきものです。仕事、学校、家庭の問題などが原因で、不安、ストレス、パニック、抑うつなど、心の健康に関わる問題を抱える人が多い理由は、数えきれないほどあります。

そうした場面で、マインドスイープは大きな助けになります。目的と視点がはっきりし、物事を新しい角度から見られるようになります。あまり重要でないことで、自分を追い込んでしまうことはよくあります。マインドスイープは、それに気づかせてくれます。

行き詰まり、整理が必要な混乱の中にいるなら、マインドスイープは検討する価値のある方法です。注意を向ける必要があることをすべて書き出し、どれから取りかかって終わらせるべきかを見極めましょう。少しずつタスクを片づけている自分に気づくはずです。そして、たまっていたストレスも、やがて消え始めます。