ワークフロー管理に役立つGoogle Drive連携ベスト5（2024年）

大規模なチームで成果物やアクションアイテムを把握しておくことは、グループや大きな組織で働くうえでの成功の鍵です。特に重要なのが、主要なファイル、メモ、デザインの依頼書、その他の資料を共通の場所で共有し、チームの誰もが簡単にアクセスできるようにすることです。これはワークフロー管理に役立つだけではありません。全員が同じ資料と情報にアクセスできるため、チーム全体の士気が高まることもあります。組織が文書の保存と共有に使う、最も広く普及したシンプルなツールの一つがGoogle Driveです。昨年、ユーザー数が10億人に達したのも、そのためです。Google Driveはすぐに使い始められる一方で、チームが手間なくファイルを共同管理できるツールが驚くほど豊富にそろっています。  ファイルの保存だけに使っている場合でも、数回のクリックでアクセス権を指定し、共有フォルダを作成できます。誰がどのファイルを見られるか、見られないかを細かく管理できるので、チームは目の前の資料とタスクに集中できます。また、Driveには、MS Officeと完全な互換性があるさまざまな文書作成ツールがそろっていて、ファイルをオンラインで動的に編集できます。さらに、Google Driveの階層化されたアクセス権限により、複数のユーザーが同時に1つのドキュメントやシートで共同作業するのも簡単です。変更を提案したいが確定はしたくない場合は、ドキュメントをハイライトしてコメントを付けることもできます。Google Driveが私たちの働き方に欠かせない存在になったのも当然です。  では、他のお気に入りの生産性アプリを、Google Driveのワークフローに組み込むにはどうすればよいでしょうか。ネイティブで連携できるアプリもあります。また、強力な自動化ツールであるZapierやHive Automateを使えば、数回のクリックでさらに多くのGoogle Drive連携を実現できます。 ここからは、生産性、コミュニケーション、効率を高めてくれる、おすすめのGoogle Drive連携を紹介します。

1. Hive

Hiveは、連携のしやすさと使いやすさを重視して作られた、業界をリードするプロジェクト管理ツールです。HiveはGoogle Driveと、手早く効率的に、さまざまな便利な方法で連携できます。  HiveとGoogle Driveを組み合わせると、新しいファイルが届いたことをきっかけに、ワークフローを開始してアクションを立ち上げられます。デザインの依頼書、請求書、新しい提案書、デザインの提案など、どんなファイルでも同じです。HiveとGoogle Driveが連携して作業のきっかけを作るので、チームは事前の説明なしですぐに引き継いで進められます。時間とコストの節約につながります。ワークフローができあがれば、必要な詳細はあとから肉付けするだけです。Google Driveをもっと身近な仕事の中心に据えたいなら、サードパーティ連携を軸に作られたプロジェクト管理プラットフォームの導入を検討してください。他のプラットフォームで起こりがちな不便や手間を避けられます。HiveとGoogle Driveの連携を有効にするには、HiveのHive Appsページを開き、Google Driveをクリックして、Googleアカウントのログイン情報を入力します。スライダーが右側にあれば、Google DriveはすでにあなたのHiveアカウントに連携されています。入手方法：Hiveアプリ内で利用できます。14日間の無料トライアルで今すぐHiveを使い始めましょう。

2. Slack

そう、Slackです。世界中に知れ渡った職場のコミュニケーションツールで、ファンも多い人気者です。わずかな設定で、Google DriveとSlackを同期できます。指定した共有フォルダ内のファイルが変更されるたびに、自由にカスタマイズできるメッセージを特定のSlackグループに投稿できます。ファイルの変更履歴がチャットでリアルタイムに報告され、Slackですでに設定している更新設定もそのまま使えるので便利です。また、お知らせとして投稿したり、状況をより細かく把握したい場合は、自分宛てのプライベートメッセージとして届けたりすることもできます。さらに設定を進めると、SlackからGoogle Driveのファイルを直接検索し、指定したファイルへの直接リンクを自動メッセージで投稿できます。Slackを閉じて、Google Driveを手動で開かなくても、探しているファイルを見つけて開けます。入手方法：SlackにGoogle Driveアプリをインストールします

3. Trello

より具体的なチームのプロジェクトという視点では、TrelloのようなアプリとのGoogle Drive連携も検討してみてください。簡単に使える連携の一つが、特定のフォルダに保存したファイルから、Trelloのカードを自動で作成する機能です。ファイルを素早く移動し、すぐに実行可能なリストを作れます。Trelloを中心に使い、Driveを主にデータのバックアップに使っているなら、逆の連携もできます。新しいTrelloのカードやボードを作成するたびに、Google Driveにフォルダが作成されるように設定できます。Trelloでチームを整理しているなら、2つを連携させることで、資料の収集と管理がはっきりと楽になります。入手方法：TrelloのダッシュボードにGoogle Drive Power Upを追加します

4. HelloSign

HelloSignは、オンラインで書類に署名してもらう簡単な方法です。署名した書類は法的拘束力を持ち、数分で完了できます。HelloSignは、機密情報や秘密保持契約を扱う、顧客対応の多い仕事をしている人に特に便利です。HelloSignとGoogle Driveは簡単に連携できます。ファイルをGoogle Driveにアップロードし、そのファイルを選んで、HelloSignで署名、日付、チェックマークを追加するだけです。PDF、Word、Excelなど、複数の形式のファイルに署名できます。また、別の電子署名プラットフォームであるCocoSignは、使いやすい電子署名サービスで、署名する人がスマートフォン、パソコン、Macなど、あらゆる電子機器からオンラインで書類に署名できます。入手方法：HelloSignとGoogle Driveの連携

5. Evernote Business

Evernote Businessは、デジタルのホワイトボードのように機能し、チーム全体に共有するタスクやプロジェクトの情報を保存します。Evernote Businessを使っているなら、プロジェクト管理に役立つ優れた連携がいくつかあり、その一つがGoogle Drive連携です。数ステップで、Google DriveのフォルダをEvernote Businessのフォルダに指定できます。関連する情報がEvernoteのスペースに自動で反映されるので、すでに入力した内容を繰り返す時間はまったくかかりません。 バックアップの観点では、逆の設定もできます。DriveにEvernoteのフォルダを指定するだけで、メモを作成するたびに、自動的にGoogle Driveに投稿され、保存されます。おそらく最も便利なのは、添付ファイルにも同じ設定を適用できることです。Evernote Businessで作業する時間が長く、重要な添付ファイルを多く扱うなら、自動でバックアップできます。安心感が違います。  入手方法：Evernote向けGoogle Drive連携をダウンロードします

生産性やプロジェクト管理に役立つ、他のGoogle Drive連携でお気に入りのものはありますか。ぜひ下のコメントで教えてください。