Hiveでハイブリッドチームの進捗を把握する確実な4つの方法

仕事の全体を把握し続けるのは難しいものです。紙の手帳、壁掛けや卓上のカレンダー、デジタル通知など、予定管理の道具をいくつそろえても、何かが抜け落ちそうに感じます。

一般的なカレンダーやタスク一覧に加え、目標を設定して達成までの手順を追跡することは、事業と業務の改善につながります。進捗を把握すると目標を意識し続けられ、設定も追跡もしない企業に比べ、最大30%速い成長を助けるといわれています。

一部の担当者、プロジェクトマネージャー、ときどき状況を確認する上位の責任者など、案件を把握する必要がある働く人にとって、デジタル時代は何もかも混乱して感じられるかもしれません。生産性や進捗の追跡に、本当に最適な方法は何でしょうか？

チームの進捗把握をもっと簡単に

1. 進捗を追う既定のビューを選ぶ

プロジェクトを作成するには、ダッシュボードにログインし、左のツールバーの「プロジェクト」タブをクリックします。名前、期限、関わる同僚、レイアウトを順に設定します。最初にすべて整理して、成功の可能性を高めましょう。

マネージャーや担当責任者は、Hiveの既定のレイアウトを設定できます。6種類があり、それぞれに利点があります。

ステータスビュー

見出しカードが左から右に並び、それぞれがプロジェクト内のステータスを表します。例えば、執筆者の編集ワークフローでは、「未着手」「下書き中」「確認待ち」「確認中」「修正が必要」「公開待ち」「完了」などがあります。これらやその他のアクションから選び、理想的な進行の一覧をつくれます。

見出しを整えたら、進行に合わせて各タスクをその下に移動します。進捗を見る際、停滞している場所が分かりやすくなります。「確認中」にカードが多いなら、担当者に支援が必要か、近く対応する予定を把握しているかを聞いてみましょう。

チームビュー

ステータスビューとよく似ていますが、見出しカードが各メンバーを表します。担当する順番になったら、その人の列にタスクカードを移動します。終わったら次の担当者の列へ移動し、場合によってはアーカイブや完了の設定を行えます。

ラベルビュー

視覚的に捉えるのが得意な人向けで、前の2つと同じ形式です。違いは、プロジェクト別に整理することが多い点です。例えば、見出しを「Webサイト」にすれば、サイト更新の全タスクをその下に置きます。「ブログ」や「報道機関への働きかけ」も同様です。

マーケティング施策、製品発売、サイト公開などでよく使われます。

カレンダービュー

名前どおり、格子状のカレンダーで、全員が閲覧・編集できます。ワークフローのリズムを可視化し、自分やチームの仕事を追加したり、タスク量を調整したりするのに適した日が分かります。期限のある仕事をする人も、曜日を確認し、完了までの残り時間を具体的に把握できます。

ガントチャート

タスクと日程を大きな視点で示します。タスク同士の関係が一目で分かり、視覚的に理解する人に適しています。実際、プロジェクト途中のリソース計画や方針転換に最適です。不整合に気づいた際に、より管理しやすいタスクへ整理する助けにもなります。

テーブルビュー

表計算や表が好きなら、テーブルビューがなじむでしょう。各アクションやタスクが表計算のように並び、時間の制約が最も厳しいものが上に表示されます。もちろん、表の中で表示方法を調整し、絞り込みや並べ替えもできます。

どの形式でも、カードや見出しの文言は自由に調整し、ワークフローの自動化に役立つテンプレートを作成できます。

2. ビューを切り替える

Hiveでは6種類の表示で追跡できます。設定時には既定のビューが必要ですが、自分の表示は数分ごとに変えても構いません。左のツールバーの「プロジェクト」から名前をクリックし、2段目の見出しメニューの薄い灰色の「レイアウトを変更」を選びます。（表示の右側にあります。）新しい設定を選び、今後の判断に必要な詳細を集めましょう。

マネージャーなら、アクションの詳細を見るため、前述の最初の3種類のいずれかを選ぶとよいでしょう。担当者に状況を聞き、可能な範囲で助言や支援ができます。CEOなら、部門会議や担当顧客と話す内容を把握するため、大枠が分かるガントビューを使いたいかもしれません。

3. 進捗を定期的に確認する

自分の案件でもチームの担当案件でも、状況を定期的に確認することは会社の目標達成の鍵になります。確認するほど、進み具合、依存関係の問題、その他の重要な情報を詳しく覚えたり記録したりできます。チームの働き方が分かり、全員にとってより円滑なワークフローをつくれます。

4. 過度な進捗確認を避ける

確認に執着しすぎないようにしましょう。頻繁すぎると、進行が極端に遅く感じることがあります。長期のプロジェクトなら、仕組み上の確認は多くても週1回程度で十分です。率直に対話するチームでは、特にそうです。気軽に話しかけたり質問したりできると感じれば、不満や恐れで先延ばしするより、前向きに仕事に取り組みやすくなります。