Hiveワークスペースを整理する方法

邪魔が入ったあと、元の作業に再び集中するまでには、平均で23分15秒かかるといわれています。働く人の50%が、仕事中にスマートフォンで気が散ると認めています。モバイル端末でこなせる仕事は多いので、これは残念なことです。ただ、デジタルでもそれ以外でも、ワークスペースを整理している人は、すばやく作業に戻れます。ロスタイムがなくなり、生産性の意味が変わります。Hiveは、生産性を高めるために作られたデジタルワークスペースです。シンプルなワークフロー、プロジェクトのアクションテンプレート、ドキュメントや動画の校正など、多くの機能が、仕事を1か所にまとめることを後押しします。勤務中にプラットフォームの外へ出る機会が減るほど、限られた勤務時間でより多くのことをこなせます。

では、Hiveで力を発揮するには、どう準備すればよいでしょうか。Hiveを長く使っている方も、以前の勤務先で使っていて新しいバージョンに戻ってきた方も、初めて使う方も、仕事をスムーズに進め、最高のパフォーマンスを発揮するための整理のコツをご紹介します。

1. プロフィールを作成する

初めての方は、まずここからです。チームで共同利用するワークスペースでも、無料のHive Soloプランでも、ログインしたら、ダッシュボードの上部バーの右から2番目にある吹き出しアイコンをクリックします。ドロップダウンの2番目の項目「プロフィールを編集」を選びます。名前とメールアドレスが正しく入力されているか確認してください。チームで使う場合は、連絡先も入力しておきます。基本設定と、通知の受け取り方を選びます。アバターを追加すると、タスクの中でも自分だとすぐにわかってもらえます。

2. ワークスペース設定を更新する

先ほどプロフィールを編集したのと同じドロップダウンで（今は顔写真や楽しい写真が表示されているかもしれません）、「ワークスペース設定」の下にある「設定」をクリックします。ここでは、ワークスペースの目的が正しくわかるように詳細を設定できます。勤務時間や祝日を追加したり、週末にアクションを割り当てるかどうかを決めたりして、仕事の線引きをしましょう。非公開のアクションやプロジェクトを公開にするかどうかも、ここで選べます（個別のタスクを進めながら、それぞれ非公開か公開かを選ぶこともできます）。

3. アプリを選んで整理しやすくする

Hiveはスマートなワークスペースです。アプリを追加して、仕事環境を自分好みにカスタマイズできます。ワークスペース設定（上記の手順で開けます）で「アプリを管理」を選ぶか、左のツールバーにある4つの四角のアイコンと「アプリ」の文字をクリックしてください。これらの選択肢で、自分のエネルギーの流れや、情報の学び方・処理の仕方に最も合うワークスペースにできます。おすすめのアプリを以下にご紹介します。

無料のアプリ

• チームで働いているなら、ニュースアプリを有効にするとよいでしょう。メンバーが近況やお祝いを同僚と共有できます。

• マネージャーや経営幹部は、細かなタスクや単調な作業を、詳細すぎない粗い粒度で見守りたいかもしれません。ポートフォリオビューはそのような場合にぴったりです。詳細を省いて、プロジェクトの状況を高い視点で表示し、複数のプロジェクトを1つの画面で見渡せます。

• Hive Notesは、仕事に関するあらゆることを1か所にまとめておくのに最適です。メモは特定のプロジェクトに添付でき、チームに公開するか、非公開にするかを選べます。メモアプリなら、すべてのメモを1か所で簡単に探せます。「すべて」「自分のメモ」「共有されたメモ」「プロジェクト」「アーカイブ」というタブがあります。メモをアーカイブすると、付箋のようなメモがなくなってワークスペースがすっきりします。それでも、何かを思い出したいときや過去のアイデアを参照したいときには、あとから検索できます。

• すべてを会議にする必要はありません。会議に疲れ、圧倒されている人が何年も前から多いのは、周知の事実です。メールも同じです。今日のようにメッセージが押し寄せると、受信トレイをゼロにするのはほぼ不可能に感じられます。メッセージは、Hiveの中で同僚とのコミュニケーションの質を高め、見逃したメッセージや受信トレイの通知を減らせる便利な機能です。

• プロジェクトのベースラインは、ゼロから事業を立ち上げる人には欠かせません。起業家、スタートアップ、フランチャイジーのいずれも、プロセスをつくって実行するのにどれだけ時間がかかるかを学んでいます。新しいチームは、お互いの仕事の習慣を知り、革新の余地を残した流れをつくろうとしています。このアプリでは、プロジェクトに見込んだ時間と、実際にかかった時間を比べて確認できます。

• チームでGSuiteを使って共同作業をしているなら、Google drive（MicrosoftユーザーならOneDrive）との連携を強くおすすめします。重要なファイルの共有にDropboxを使っている会社も多くあります。

• 集中モードは、大切な仕事の最中に気が散るのを防ぐ鍵です。ダッシュボードに追加して、遅れを取り戻す始業後の1時間と、1日を締めくくる終業前の1時間ほどに使ってみましょう。

有料のアプリ

ここで紹介するアプリの一部は、Hive Solo（無料）ではなく、Hiveの有料プランでのみ利用できます。新しいワークスペースを開いたら、私たちがすぐに連携するアプリを選んでご紹介します。

• タイムトラッキングは、プロジェクトごとに時間、お金、リソースがどこで最も有効に使われているかを追跡するのに最適です。リモートワークやハイブリッドワークで、会社が求める働き方の範囲に収めたい人にとっても、ほぼ完璧なツールです。

• 言うまでもなく、Zoomはアプリ内で使えると便利なツールです。メッセージでカスタマイズしたリンクを簡単に送れ、ビデオ通話アプリがデスクトップで占める場所も減らせます。Salesforceプラットフォームを使っている会社なら、Hiveをアップグレードしてアカウントを連携することに興味を持たれるでしょう。そうすれば、Salesforceから集めたい情報が、簡単な連携とワークフローの設定ですぐに使えるようになります。

• Hiveでは、プロジェクトの途中にメモなどでフィードバックを伝えることももちろんできます。校正と承認は、プロジェクトやタスクにゴーサインが出たかどうかをどこで確認できるかを、わかりやすくまとめるのに便利なアプリです。承認レポートを使えば、CSuiteのメンバーや投資家が、承認の流れを高い視点で確認できます。

• Analyticsは、あらゆるビジネスの中核にあるものです。数字を突き詰めたい方にとって、このアドオンアプリは、会社の戦略の立て方を左右する鍵になるかもしれません。ワークスペース、アクションの期限、従業員、プロジェクトなどの切り口で数字を確認でき、わかりやすいグラフですぐに見られます。

4. ビューを選ぶ

アプリを追加して使い方がわかったら、仕事に関わるタスク、プロジェクト、その他の情報をどのように表示するかを選びましょう。左メニューの「プロジェクト」をクリックします。「プロジェクトナビゲーター」の下に4つの選択肢が表示されます。3番目の「サマリービュー」をクリックしてください。

人気の高い3つの例が表示されているはずです。「カレンダー」は、その名のとおり、全メンバーが閲覧・編集できるカレンダーです。「マイチーム」では、チームの担当者ごとにすべてのタスクとプロジェクトが表示されます。同僚のビューを切り替えながら、その時点で誰が何を抱えているかを確認できます。「ステータス」ビューでは、どのプロジェクトがどの段階にあるかがわかります。たとえば、まだ着手していないタスクは1つの列にまとまり、進行中のタスクや確認中のタスクなども、それぞれ1つの場所にまとまります。

青い「サマリービューを作成」をクリックすると、ほかの種類のビューも選べます。スプレッドシートや表が好きな方には、「テーブルビュー」が定番になるかもしれません。「ラベルビュー」と「ガントビュー」も、仕事を視覚的に確認できる方法です。どのビューでも、カードや見出しの文言を自由に調整できます。テンプレートを作成すれば、ワークフローの自動化にも役立ちます。