リーンプロジェクト管理とは？

プロジェクト管理は事業運営に欠かせません。顧客向けでも社内向けでも、効果的な管理システムがなければ、タスク、メンバー、やり取りを適切に把握できません。利用できるシステムや管理方法にはさまざまな種類があり、それぞれ独自の利点があります。

リーンプロジェクト管理という言葉は、数十年前に正式に生まれました。Toyotaが製造分野に導入した後、広く使われる管理方法となりました。やがて他社も、この手法の原則をさまざまなプロジェクトの管理に使い始めました。

本記事では、リーンプロジェクト管理の意味と利点を紹介し、この戦略をどう活用し始めるかを考えます。

リーンプロジェクト管理とは？

まず、その正確な意味と仕組みを確認しましょう。自社のどこで使えるか、考える手がかりになります。

リーンプロジェクト管理は、各工程やタスクで発生する無駄を最小限に抑えて管理する仕組みです。完了に必要な分だけの労力、リソース、作業を使います。チーム、プロジェクト、顧客、社内業務をより無駄なく管理する方法であることから、「リーン」という言葉が使われています。

なぜ開発されたのでしょうか？

リーンプロジェクト管理が初めて開発されたのは1950年です。当時、Toyotaはリーンの手法を活用していました。原則は1950年代に生まれましたが、その時点では正式な名称はありませんでした。

1970年代、Toyotaの製造拠点周辺は石油危機に見舞われました。1973年の初めには、原油価格は1バレル当たり$11.65でした。わずか1年で400%を超える値上がりとなり、危機が生じ、同社は難しい立場に置かれました。

リーンの5つの柱

このときToyotaは、1950年に開発した戦略を適用することにしました。Project Management Instituteによると、リーンの5つの核となる価値観は次のとおりです。

1. 価値を明確にする：顧客の視点で、商品やサービスにどのような価値があるかを理解します。

2. 製品ごとの価値の流れを特定する：価値の流れとは、定めた価値で商品をつくり、顧客に届ける工程です。これを特定すると、商品がない状態から最終成果までの道筋が分かります。

3. 無駄をなくして価値を流す：不要な時間、リソース、労力を使わず、工程を確実に完了できるようにします。

4. 顧客に流れを引き出してもらう：「押し出す方式」ではなく、顧客の需要に応じて生産方法と時期を決めます。常に「適切な」量を生産し、無理な拡大を防げます。

5. 完璧を目指して改善し続ける：言葉どおり、繰り返し見直し、時間とリソースを減らせる箇所を探します。

10年後、この仕組みは「リーンプロジェクト管理」と名づけられました。恩恵を受け続けたのはToyotaだけではありません。現在は多くの企業が導入し、リソースの無駄を抑え、各プロジェクトから得る価値を高めています。

リーンプロジェクト管理の長所と短所

導入には多くの利点があります。それらを知ると、自社の事業モデルに当てはまるものを見極められます。また、適切な戦略を採用した場合に期待できる結果も分かります。

利用企業が報告する利点を見てみましょう。

• 在庫に必要なスペースが減り、保管費用も抑えられます。

• サービスや納品する商品の品質が、一般に向上します。

• リードタイムと、プロジェクトのタスク完了までの時間が短くなります。

• 多くの企業で顧客満足度が改善します。通常、リーンによる生産性の向上が理由です。社内業務全体の効率も高まります。

• より広い視点では、プロジェクトやその他の業務に関する総費用の削減が見られる傾向があります。

リーンプロジェクト管理は、企業が取り組むすべてのタスクから、より高い価値を得るために生まれました。専門家が開発し、高い効果が実証されています。そのため、短所に不満を述べる企業はかなりまれです。ただし、この仕組みは指針を提供するものです。活用する戦略をつくるのは、自社と管理チームの役割です。

リーンプロジェクト管理を始める

自社の事業モデルに導入する前に、適した方法かを検討しましょう。新しいプロジェクトで、すべての企業がこの戦略から十分な効果を得られるわけではありません。

管理システムの基本と目的を考えることが、最終判断の助けになります。

また、チーム管理にリーンを取り入れた場合の変化を、取締役や関係する社員と話し合うことも重要です。導入前に全員が合意する必要があります。一部のメンバーが納得していないと、効率が下がったり、後で問題が起きたりする可能性があります。

この段階では、リーンプロジェクト管理の基本を検討することが重要です。

まず、プロジェクトが提供できる価値を明確にします。特に、顧客の視点で得られる価値を考えます。計画から最終的な商品制作やサービス提供までを示す、視覚的な指針を作成しましょう。

これにより、工程を分析し、リソースや資材を使いすぎている箇所を見つけられます。その部分を調整し、労力や時間を減らせるか確認します。スペースを節約できれば、追加の作業や、より生産的な職場環境を実現する余地が生まれます。

Hiveがリーンに適している理由

リーンの手法を導入する際、工程を速め、管理するツールが非常に役立ちます。Hiveのような、ガントチャートとかんばんを備えたツールがおすすめです。ガントチャートでは、施策やプロジェクトの完了に必要な各タスクを図にし、関与すべき人を正確に把握できます。

[caption id="attachment_5189" align="aligncenter" width="779"] かんばんの使用例。[/caption]

かんばんは、昔からToyotaで使われてきた、タスクを特定の段階へ移動させる仕組みです。リーンチームで非常に人気が高く、73%がかんばんボードを使うとも推定されています。次の段階に進める時点を判断でき、特定の工程へのタスク集中や停滞を抑えるため、リーンの管理に適しています。Hiveのタイムシートとリソース管理機能も有益です。各人が特定のプロジェクトに使う時間を正確に把握し、燃え尽きやリソースへの過剰な負荷を防げます。さらに、Hive Analyticsでは全体的な視点から、チーム、プロジェクト、ワークスペースごとの完了タスクを確認し、より深い洞察を得られます。

まとめ

リーンでの管理は、状況を把握し、利益と生産性を高める調整を行う効果的な方法です。取り組む各プロジェクトから得られる価値を、さらに高めます。導入には多少の労力が必要でも、長期的には確かな成果につながります。