プロジェクト管理におけるかんばんボードとは

これまでにプロジェクト管理の手法を調べたことがあれば、「かんばんボード」という言葉を目にしたことがあるでしょう。では、かんばんボードとは何か、どのように生まれ、どう使えるのでしょうか？

かんばんの歴史

1940年代初頭、日本の実業家で生産技術者のTaiichi Ohnoは、Toyotaが在庫を管理し、生産の各段階で作業の流れを制御できるよう、シンプルな計画の仕組みを作りました。当時のToyotaは、米国の競合自動車メーカーより生産性と効率で大きく遅れ、巻き返す方法を切実に求めていました。Ohnoの製造原則を導入することで、Toyotaはジャストインタイムの生産管理方式を生み出し、費用のかかる仕掛品、完成品、原材料の在庫を大幅に削減しました。またOhnoは、運搬、過剰加工や付加価値のない活動への時間投入、不適切な在庫管理、価値を加えない長い待ち時間、製造不良による「無駄」を見つけて減らす、7つの実行可能な方法も提案しました。これらの考え方は、1つの総称で表されました。「かんばん」です。2004年には、David J. Andersonがかんばんの基本理論をIT・ソフトウェア業界に応用し、待ち行列システムやプル理論などを導入しました。その後、DevOps、マーケティング、人員配置、調達、営業、 採用など、ほかの分野にも広がりました。かんばんでは、「ボード」を使って大きなタスクから細かなタスクまで追跡し、ワークフローを可視化する管理システムを構築できます。

かんばんボードとは

かんばんボードは、チーム全体の仕事を可視化し、ワークフローを標準化し、障害や依存関係を特定して迅速な解決につなげます。「物理的なボード」は、ホワイトボードに付箋を貼るだけでも作れます。一方、「仮想ボード」は、ドラッグ＆ドロップで作成できるオンラインボードです。基本的なかんばんボードは、「未着手」「進行中」「完了」の3段階で構成されます。ただし、チームの構成や規模、タスクの目的に合わせて、必要なワークフローを設定できます。オンラインのボードなら、複数の場所からさまざまなプロジェクトで簡単に協力でき、リアルタイムのやり取りと、仕事の完全な透明性を保てます。

かんばんボードの仕組み

日本語の「かんばん」は、直訳すると「視覚的な合図」です。ボード上で作業を「カード」で表すため、ぴったりの名前です。カードには各作業の詳しい情報を記載し、具体的な内容、担当者、想定所要時間などをチーム全員が明確に理解できるようにします。仮想ボードでは、スクリーンショットなどのデジタルファイルや、作業するメンバーに役立つ重要な技術情報も追加できます。

簡単な例で、かんばんボードの細部を理解しましょう。製造工場のプロジェクトマネージャーだと想像してください。従来の製造ソフトウェアに加え、開発とテスト、計画と展開など、チームの作業工程を表す複数の列を作って、かんばんボードを用意できます。各列に色分けしたカードを配置し、特定のタスクの状態や、優先度・緊急度を示せます。カードの横には、メンバーのアバターやアイコンなどの視覚的な印を置き、担当者、サービス区分、依頼元、その他の重要な情報を表示できます。

出典： Leankit.com 

かんばんボードを使う理由

実際、世界のほぼすべての仕事には、あらかじめ決まった工程があります。包装食品は供給元から倉庫、棚へ移り、部品は工場で金属原料から完成品へ変わります。ソフトウェアの不具合は、機能の要望からコードを経て、製品への追加として完成します。業界を問わず、かんばんボードは次のように役立ちます。

作業の停滞を減らす

大きなチームでは、仕事を均等に配分するのが難しいことがあります。1人がいくつものタスクを抱え、別の人が手持ち無沙汰になる状況は避けたいものです。かんばんボードは、仕掛かり作業（WIP）の量を大きく制限し、リソース、生産性、スキルの不足による滞留や停滞を見つけるのに役立ちます。

例えば、一般的なソフトウェア会社のボードには、「未着手」「進行中」「コードレビュー」「完了」の4段階があります。コードレビューのWIP上限を2にする、と簡単に決められます。なぜでしょうか？上限が低ければ、チームはレビューでよく起こる問題に注意を向け、自分のレビューを依頼する前に、他人の作業を丁寧に確認しやすくなります。やがて、作業がボード上で未着手から完了まで進む、全工程の時間を大幅に短縮できます。

柔軟性

チームが進行中の仕事に集中していれば、それを終えたあと、簡単に新しいタスクへ進めます。プロダクトオーナーやプロジェクトマネージャーは、各メンバーへの仕事の委任と監視に費やしていた時間を大きく減らせます。進行中の作業以外への変更はチームに影響しないため、流れを妨げずに待機中の仕事の優先順位を変更できます。さらに、Scrumと違い、かんばんには固定長の反復期間が不要です。最も緊急で重要なタスクを待機リストの上位に置けば、チームは会社に最大の価値を届けられます。Scrumと違い、かんばんには固定長の反復期間が不要です。

視覚的な指標

かんばんボードは継続的な改善の文化を促します。チームは、リードタイム、仕事の品質、処理量、停滞の数を測り、工程を修正し、ワークフローを最適化して、日々の業務の無駄をなくせます。

また、未着手、進行中、完了のどの段階で問題が起こりやすいかを絞り込み、将来の統合時の問題や、不良製品の市場投入を防げます。

かんばんソフトウェアの選び方

かんばんボードを作るためのプロジェクト管理ツールを選ぶときは、カスタマイズ可能なカード、拡張性、連携するモバイルアプリ、使いやすい共同作業機能、ワークフロー分析用のレポート・分析機能を備えたものが理想的です。人気のかんばんソフトウェアには、Hive、Trello、Asana、Smartsheetがあります。かんばんのニーズに合わせた使い方を、Hiveで見てみましょう。

Hiveのかんばんビュー

Hiveは、さまざまな方法でプロジェクトを表示できる独自の管理ツールです。Hiveのかんばんビューは、ワークフローの可視化に役立ちます。最初は「未着手」「進行中」「完了」の3つの標準ステータスがあります。上の画像のように、名称を変えたり段階を追加したりして、具体的なニーズに合わせて調整できます。作業が進むにつれ、カードを各ステータス列にドラッグ＆ドロップするだけで更新できます。この方法は、視覚的に考える人に特に役立ちます。では、タスクを視覚的に整理するのが好みでない場合はどうでしょうか？Hiveは、人によって働き方が異なることを理解しています。そのため、6つの柔軟なプロジェクトレイアウトを提供しています。数回クリックするだけで、かんばんビューからカレンダー、テーブル、ガント、チーム、ラベルのビューへ切り替えられます。自由に使い分けられるのは便利ですね。

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