校正と承認が必要なチームにおすすめのプロジェクト管理ソフトウェア

プロジェクト管理ツール上では順調に見えるキャンペーンでも、制作物が誰かの受信トレイで止まっていることがあります。

デザイナーはフィードバックを待ち、マーケティング責任者は古い版にコメントを付けています。最終成果物を承認すべき関係者は、まだ見ていません。その間も公開日は近づいてきます。

マーケティングチームがプロジェクト管理ソフトウェアを選ぶ際には、制作物のレビューの進み方を詳しく確認する必要があります。担当と期限は重要です。同じように、ファイルの版、明確なフィードバック、公開可能かを確実に判断する方法も重要です。

Hive、Asana、Wrike、Teamwork.comは、いずれもプロジェクト管理と制作物のレビューを結び付ける機能を提供します。適した製品は、承認プロセス、参加者、制作するものによって異なります。

ワークフローを基準にツールを比較

チームのプロセスで、最も頻繁に支障となる点から考えましょう。

比較には、各社の製品ドキュメントと料金情報を参照しています。Hiveの校正 · Asanaの料金 · Wrikeのファイル共同作業 · Teamwork.comの校正

1. Hive

制作とレビューが日々のプロジェクトワークフローに含まれるチームには、Hiveを検討する価値があります。

アクションカードに校正対象を追加し、承認ラウンドと段階を設定して、社内メンバーや社外の関係者にフィードバックを依頼できます。外部承認者には、コンテンツをレビューするリンクが届きます。承認の判断後にアクションのステータスが変わるよう設定することもできます。

この連携により、キャンペーン会議での実務的な疑問に答えやすくなります。どの成果物の準備が整い、どれがまだ誰かの判断を待っているのでしょうか？

例えば、イベントのキャンペーンを制作するマーケティングチームは、公開に向けて作業を進めながら、デザインの担当、期限、校正対象、承認プロセスをまとめて管理できます。Hiveの校正と承認を見る。

大学のマーケティングチームによるHiveの活用例

Point Loma Nazarene Universityでマーケティングを一括して担うチームは、学部と大学院の入学者募集、卒業生対応、寄付募集の業務を支援しています。

導入事例では、1,000件を超えるプロジェクトをHiveに集約したことを紹介しています。テンプレートでプロジェクトの日程を作成し、プロジェクトに関するやり取りをアクションカードに残し、校正と承認を使ってマーケティング資料の最終レビューを進めています。

組織内の複数の部門を支援するチームにとって、参考になる事例です。繰り返し使えるプロジェクトの設定手順と共通のレビュープロセスにより、関係者が業務に参加する方法を明確にできます。Point Lomaの導入事例を読む。

トライアル期間中は、実際の制作依頼を、割り当て、修正、外部承認まで進めてください。必要な校正機能のパッケージを確認し、よく使うファイル形式を試しましょう。Hiveの現在のプランを見る。

2. Asana

既存のプロジェクト構造の中でキャンペーン計画と制作物へのフィードバックを行いたいチームには、Asanaを検討する価値があります。

Advancedプランには承認と校正が含まれ、デザインやPDFに注釈を付けられます。検討時には、これらの機能が成果物や承認者に適しているか確認してください。

トライアル期間中は、複数の関係者からフィードバックを必要とする制作物を試してください。レビュアーがコメントを残す方法、担当者の修正対応、チームが最終承認を確認する方法を見てみましょう。Asanaの現在のプランを見る。

3. Wrike

複数の関係者がファイルレビューに参加し、明確な承認期限がある場合は、Wrikeを検討する価値があります。

ドキュメントでは、画像、動画、PDF、Microsoft Officeファイルへの注釈が説明されています。ファイル承認では、レビュアーが承認や変更依頼を行えます。ゲストレビューでは、Wrikeアカウントのない顧客も参加できます。

トライアル期間中は、実際のレビューの流れを再現してください。社内レビュアーとゲストがファイルをどう扱うか、判断がどう記録されるか、プロジェクト責任者がまだ届いていないフィードバックをどう催促するかを調べましょう。現在利用できる機能も提供元に確認してください。Wrikeのファイル共同作業機能を見る。

4. Teamwork.com

顧客向け成果物が承認までに何度も修正を重ねる場合は、Teamwork.comを検討する価値があります。

校正ツールは、版、レビュアー、承認者、フィードバック履歴を管理できます。Teamworkサイト外の人にも、サイトに追加せず校正対象へのアクセスを付与できます。

トライアル期間中は、毎月同時に扱う校正対象の数を見積もってください。機能の上限は契約によって異なるため、通常の月間制作量でワークフローを試しましょう。Teamwork.comの校正を見る。

選ぶ前に試すこと

実際の成果物を1つ使い、候補の各ツールを評価しましょう。キャンペーンのランディングページのデザイン、イベントのパンフレット、広告素材なら、サンプルのタスク一覧よりもワークフローをよく把握できます。

プロジェクト責任者、制作者、レビュアーとともに、次の手順を試してください。

1. 依頼を提出します。責任者は概要、成果物、期限、必要な関係者を明確に記録できますか？

2. 業務を割り当てます。誰が制作を担当し、初稿がいつまでに必要か、全員が確認できますか？

3. 最初の版をレビューします。レビュアーは適切な箇所にフィードバックを残し、どの版を見ているか理解できますか？

4. 修正します。制作者はフィードバックを見つけ、レビュアーに次の版を明確に示せますか？

5. 成果物を承認します。チームはコメント、変更依頼、最終承認を区別できますか？

6. プロジェクトの進捗を確認します。マーケティング責任者は、公開できるものと、まだ対応が必要なものを把握できますか？

顧客、パートナー、その他必要なときにだけ参加する関係者がいる場合は、外部レビュアーにも試してもらいましょう。その使い勝手は、プロジェクト責任者の使い勝手と同じくらい重要です。

チームが届ける成果物を基準に選ぶ

最も役立つ比較は、実際の承認プロセスから始まります。

PDFの販促資料を作るチームと動画を作るチームでは、レビューの要件が異なります。顧客のフィードバックを集める代理店と、ブランド部門、法務、部門長に確認を回す社内チームでも、必要な設定が違う場合があります。

Hiveを検討するマーケティングチームは、明確な期限と複数の制作物があるキャンペーンから始めましょう。担当業務、ファイル、レビュアーをワークフローに入れ、最終承認まで追跡してください。

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